Viele Unternehmen sind momentan mit der digitalen Transformation beschäftigt. Einige Prozesse wurden vielleicht schon automatisiert, es gibt aber immer noch viele manuelle Routineaufgaben. Dieser Mix aus papierbasierten und digitalen Prozessen bringt Herausforderungen mit sich, wie das Beispiel «Digitalisierung von Arbeitsabläufen» zeigt.
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Bei vielen Firmen werden Prozesse mit einer digitalen Lösung in Kombination mit einer physischen Ablage umgesetzt. Dies erfordert zumindest einen gewissen manuellen Aufwand der Mitarbeitenden, um beispielsweise sicherzustellen, dass Informationen korrekt indiziert sind. Mit einer umfassenderen Lösung lassen sich diese manuellen Aufgaben ebenfalls digitalisieren und sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt nach Informationen zu suchen. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ist es wichtig, dass die Daten überall zur Hand sind, egal wo man arbeitet. Wie geht man am aber besten vor, um eine ganzheitliche Digitalisierung zu erreichen? Beachten Sie folgende 10 Punkte:
1. Involvieren Sie alle Beteiligten frühzeitig und ziehen Sie Fachabteilungen hinzu
Die Einführung einer durchgängigen Digitalisierungslösung ist ein komplexes und umfangreiches Projekt. Sorgen Sie frühzeitig für Teamgeist und beziehen Sie alle relevanten Mitarbeiter und Abteilungen ein.
2. Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen IST-Situation durch
Eine detaillierte IST-Analyse bildet die Grundlage für die Projektplanung. Mit welcher Art von Informationen arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen? Wie erfolgen die Verarbeitung, Indizierung und Archivierung von Daten? Dokumentieren Sie alle Punkte genau.
3. Definieren Sie Ziele
Legen Sie fest, welche Informationen Sie digitalisieren und wie Sie den Informationsfluss im Unternehmen damit organisieren wollen. Stellen Sie sich die Frage, welche Abteilungen und Personen im Arbeitsablauf aktiv mitarbeiten und welche lediglich Zugriff auf die Informationen haben sollen.
4. Wählen Sie einen geeigneten Anbieter
Wählen Sie eine Lösung für Ihr Digitalisierungsvorhaben aus, welche Ihren Anforderungen entspricht. Für die meisten Unternehmen empfiehlt es sich, ein Komplettpaket mit umfassenden Services, von der Planung über die Installation bis zum Support zu erwerben.
5. Organisieren Sie Schulungen für Mitarbeitende
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden auf die digitalisierten Abläufe, um sicher zu stellen, dass alle gut mit dem neuen digitalen System vertraut sind und es auch effektiv nutzen können. Bieten Sie auch nach der Einführung kontinuierlich weiterhin Schulungen an.
6. Überführung der Digitalisierungslösung in den Betrieb
Sie haben die vorbereitenden Schritte für die Einführung gemeistert, jetzt kommt der grosse Moment: Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe geht in den Betrieb über. Auch mit vorgängigen Schulungen ist es normal, dass es Fragen und Unsicherheiten geben wird. Es ist daher wichtig, schnellen und unkomplizierten Support zu bieten. Bereiten Sie sich vor dem «GO-LIVE» darauf vor.
7. Begleiten Sie die ersten Monate der Betriebsphase aktiv
Manchmal stellt sich erst in der Praxis heraus, wo zusätzlicher Optimierungsbedarf besteht.
Sammeln Sie systematisch Erfahrungen und lassen Sie diese in Optimierungen oder gar Erweiterungen Ihrer Digitalisierungslösung einfliessen.
8. Führen Sie Bewertungsseminare durch
Ein wertvoller Beitrag zur Projektunterstützung sind Bewertungsseminare, bei denen Sie gezielt die Rückmeldung Ihrer Mitarbeitenden in Zusammenhang mit der eingeführten Digitalisierungslösung einholen.
9. Implementieren Sie weitere digitale Prozesse schrittweise
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Prozesse schrittweise zu digitalisieren. Dies ermöglicht eine fokussierte Umsetzung in Teilschritten und führt zu besseren Ergebnissen.
10. Überprüfen Sie Ihre Digitalisierungsbedürfnisse kontinuierlich
Überprüfen Sie in regelmässigen Abständen, inwieweit Ihr aktueller Digitalisierungsfortschritt den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Die technischen Möglichkeiten können sich ebenso ändern wie individuelle Anforderungen.
Erfahren Sie mehr zu den Digitalisierungslösungen von Ricoh: Business Solutions für den digitalen Arbeitsplatz | Ricoh Schweiz
Ricoh Schweiz AG | 8304 Wallisellen | www.ricoh.ch
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