Mit den Prinzipien von Logistik 4.0 schafft der Würselener Logistikexperte Offergeld für seine Kunden Wettbewerbsvorteile entlang der gesamten Logistik Wertschöpfungskette. Neben Prozesswissen und Logistik-Knowhow spielt dabei vor allem die Digitalisierung eine entscheidende Rolle – sowohl ganz praktisch im Einsatz modernster Hard- und Software, deren Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme oder im direkten Kennzahlen-Reporting in Kundensystemen, als auch bei der Effizienzsteigerung durch automatisierte IT-Prozesse. Seit vielen Jahren kommt dabei Kendox InfoShare als Archiv- und Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Im Rahmen der weiteren Digitalisierung hat Offergeld Logistik das bestehende System nun mit der Kendox InfoShare P2P Lösung auch um digitale Workflows für die Eingangsrechnungsbearbeitung erweitert. Damit erzielt der Logistik-Profi beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und realisiert kurze Reaktionszeiten in der Finanzbuchhaltung.
Symbolbild Marcin Jozwiak via Pexels
Mit rund 1900 Mitarbeitenden an 12 Standorten in Deutschland und anderen europäischen Ländern bietet die Offergeld-Gruppe sogenannte Combined Logistics Services. Das Angebot umfasst ein breites und modulares Dienstleistungsportfolio mit steigendem Vernetzungsgrad bis hin zur vollständigen Übernahme der Betriebsverantwortung für alle logistischen Prozesse – von der Rohstoff-Anlieferung in die Fertigung über das Management der Intra-Logistik bis hin zur Lagerbewirtschaftung und Auslieferung fertiger Produkte an Handels- oder Endkunden. In der Zentralverwaltung fallen dabei jährlich bis zu 40'000 Rechnungen zur Bearbeitung an.
Vor der Einführung einer Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgte die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungsbelegen rein papierbasiert. Alle Eingangsrechnungsbelege und Gutschriften wurden ‚klassisch‘ mittels Papier- und Kontierungsbeleg freigegeben, bearbeitet und gebucht. Die Übermittlung der Belege mittels interner Transporte oder per Post aus den Firmenstandorten in die zentrale Finanzbuchhaltung nach Würselen sorgte für lange Beleglaufzeiten. Im Rahmen der Digitalisierung wurde deshalb die Modernisierung der Prozesse hin zu einer weitgehend papierlosen Abwicklung geplant.
Die Einführung einer unternehmensweiten neuen Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung sollte eine grösstmögliche Transparenz im Bearbeitungsprozess schaffen und die Durchlaufzeiten reduzieren. Weitere Ziele waren Kosteneinsparungen bei Bearbeitung, Zustellung und Druck. Zudem wollte man die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzverordnungen sicherstellen.
Im Zuge der Anbieterauswahl prüfte Offergeld zunächst Lösungen von mehreren Anbietern. Die positiven Erfahrungen mit Kendox InfoShare, das unternehmensweit als Archiv-Lösung eingesetzt wird, sowie die hohe Lösungskompetenz gab den Ausschlag, warum man sich für die P2P-Workflow-Lösung von Kendox entschied.
API-Anbindung der bestehenden FiBU und IT-Systeme
Gemeinsam mit Kendox definierte Offergeld die Rollen und Verantwortlichkeiten der gruppenweit beteiligten Abteilungen und Unternehmensbereiche für den Bearbeitungsprozess. Basierend auf den Anforderungen entwickelte das Kendox Projektteam zunächst eine Testumgebung. Für einen reibungslosen Ablauf des späteren, automatisierten Rechnungsbearbeitungsworkflows mussten zahlreiche Schnittstellen zu anderen IT-Systemen berücksichtigt und geschaffen werden.
Rechnungen, die postalisch in Papierform eingingen, mussten zunächst digitalisiert werden. Beim Abholen der Rechnungsbelege, die per E-Mail eingingen, gab es entsprechende Schnittstellen zu Microsoft ExchangeOnline und SQL-Server zu beachten. Ein Hauptaugenmerk wurde auf die Schnittstelle zur Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltungssoftware gelegt. Dort arbeitet Offergeld mit einer Lösung auf Basis der AS-400 aus dem Hause FiManS, die die buchhaltungsseitige Weiterverarbeitung unterstützt. Für die Anwender richtete Kendox neben dem InfoShare Mobile Web Client eine Browser-Oberfläche ein, mit der sie bequem von ihren Windows-Rechnern aus mit der Anwendung arbeiten können.
Standardisierter Workflow erleichtert die Belegprüfung
Zu den verschiedenen Stufen des Eingangsrechnungsbearbeitungs-Workflows mit der Kendox-P2P-Lösung gehört neben der Belegübernahme via E-Mail oder Scan-Lösung die OCR-Erkennung mittels elektronischer Auslesung und Zuordnung der eingehenden Belege. Im Anschluss an die Belegidentifizierung erfolgt dann die Weiterleitung an den jeweiligen Standort.
Nach entsprechender Zuweisung an die verantwortlichen Fachbereiche erfolgt in der ersten Freigabe-Stufe der Abgleich der Daten aus der Belegübernahme sowie die rechnerische und sachliche Prüfung der Belege. Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail werden Mitarbeitende über anstehende Aufgaben benachrichtigt. Beim Öffnen der Aufgabe werden sie durch spezifische Bearbeitungsoptionen, Freigaberegeln und Rollenzuweisungen unterstützt. Zusätzliche Prüfmuster ermöglichen die Identifizierung von möglichen Fehlerbildern sowie die Erkennung von Dubletten.
Nach der Belegfreigabe gelangen die Belege betragsabhängig gesteuert in eine weitere Freigabestufe, wo sie abschliessend von der jeweiligen Geschäftsführung freigegeben und in Richtung zentraler Finanzbuchhaltung übergeben werden. Am Ende des Workflows erfolgt die Abschlusskontrolle und Kontierung durch die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung mit einer abschliessend automatisierten Übergabe an die SST zur Finanzbuchhaltungssoftware. Auch hier wird auf entsprechende systemische Prüfmuster zurückgegriffen. Standardisierte Teilprozesse, wie z. B. Belegverfolgung und Zahlungsrückmeldung, unterstützen zudem eine nachträgliche Prüfung bezahlter Rechnungen und der Workflowhistorie.
Effizienzgewinn bei Inter-Company-Rechnungen
Bedingt durch einen hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen für Reparaturen erhielt die Schnittstellenanbindung zur eingesetzten Kfz-Software Priorität. Durch den firmeneigenen Fuhrpark gibt es einen relativ hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen, z. B. durch Reparaturen, die in den gruppeneigenen Werkstätten abgewickelt werden.
Durch die Implementierung einer zusätzlichen Schnittstelle wurde erreicht, dass diese Belege im Rahmen des OCR-Verfahrens einen besonderen Stellenwert erhalten und sämtliche Informationen direkt in den Workflow übergeben werden können. „Dadurch haben wir an dieser Stelle manuelles Handling gespart und ‘sauberere’ Prozesse“, schildert Christoph Planker, Projektleiter Qualitäts- und Prozessmanagement bei Offergeld Logistik.
Agile Projekteinführung
Die Implementierung wurde bewusst so geplant, dass alle Mandanten nacheinander ‘an Bord’ geholt werden können. Das Projekt startete im Mai 2021. Der erste Pilotstandort ging mit zwei Mandanten im Februar 2022 live. Dann wurden alle weiteren Standorte in Deutschland sukzessive aufgeschaltet. Insgesamt 38 Mandanten sind so nach und nach hinzugekommen.
Kendox Projektleiter Andreas Siegesmund erläutert: „Durch die sukzessive Vorgehensweise konnten wir sicherstellen, dass die Belegerkennung so gut wie möglich arbeitet und hatten ausreichend Spielraum für den Optimierungsprozess. Die Belegerkennung optimal auszurichten, um manuelle Nachbearbeitungen zu minimieren, ist eine Kernherausforderung in jedem Projekt. Hier die notwendige Zeit zu investieren, war dem Kunden wichtig. Zudem wollte er möglichst früh im Projekt erkennen, wie die Abläufe funktionieren und wie viel Arbeit künftig auf die Buchhaltung zukommt. Spezifische Einzelfälle bei der Erkennung bestimmter Belegarten konnten im Rahmen des Finetunings gemeinsam ‘aufgelöst’ werden.“
„Wir sind sehr zufrieden mit der Umsetzung. Das Kendox-Projektteam konnte auf viele Anforderungen passende Lösungen anbieten. Gemeinsam haben wir auch Alternativen ausgearbeitet, wenn das gewünschte Setup an manchen Stellen nicht übernommen werden konnte. Hier war das Team von Kendox zu jeder Zeit sehr kreativ und hat uns mit Rat und Tat zur Seite gestanden,“ bestätigt Christoph Planker.
Hohe Transparenz und geringe Durchlaufzeiten
Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung erzielt die OZV GmbH & Co. KG heute beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und realisiert damit kurze Reaktionszeiten. Durch vielfältige Such- und Benachrichtigungs-Möglichkeiten haben alle User jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und können wichtige Fristen und Termine wahren. Die zentrale Ablage im Kendox InfoShare Archiv sichert die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutz. Das anwenderfreundliche System sorgt nicht nur bei den Mitarbeitenden für hohe Zufriedenheit:
„Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung war für uns ein wichtiger Hebel. Wir haben vom Eingang der Rechnung bis zum letzten Bearbeitungsschritt und dem Abschluss maximale Transparenz bei Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien,“ erklärt Christoph Planker. „Ein Beleg aus Berlin ist heute innerhalb weniger Sekunden in Würselen zur Bearbeitung.“
„Da unsere Standorte weit auseinandergezogen sind, gehört Transparenz ganz klar zu den Kernpunkten für uns. Jeder kann zu jeder Zeit sehen, welche Belege im Umlauf sind und wo sie sich befinden. Alles ist entsprechend dokumentiert und es gibt keine ‘schwarzen Löcher’ mehr. Sobald der Beleg eintrifft, wissen wir wo er ist, wo man gegebenenfalls nachfassen muss, etc. Wir haben an dieser Stelle heute eine ganz andere Prozess-Sicherheit und eine neue Qualität erreicht,“ ergänzt der Qualitäts- und Prozessmanager.
Offergeld plant bereits die nächste Ausbaustufe der Digitalisierung. Mithilfe der Kendox Lösung sollen im nächsten Schritt auch die internationalen Standorte der Logistik-Gruppe an den digitalen Rechnungs-Workflow angebunden werden.
Kendox AG | 9463 Oberriet | www.kendox.com
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