Der Treuhänder unico thun ag ist für KMU in Thun und im Berner Oberland seit über 20 Jahren eine feste Grösse. Für ihre Mandate bieten die Wirtschaftsprüfer, Steuerexperten und Buchhalter einen digitalen Posteingang an, der mit seinen Funktionalitäten die Weiterverarbeitung der Kreditoren- und Debitorenrechnungen übernimmt. Eine Schnittstelle zu ONE 50 INFONIQA (ehemals Sage50 extra) bietet die nahtlose Anbindung zur Finanzbuchhaltung. Wie die professionelle Lösung im Detail aussieht, lesen Sie in diesem Beitrag.
Jürg Rolli ist Dipl. Wirtschaftsprüfer und Mitglied der Unternehmensleitung bei unico thun ag.
Das Konzept
Für Jürg Rolli, Mitglied der Unternehmensleitung bei unico thun ag, war das Ziel klar: “Papierbasierte Prozesse abbauen und unseren Kunden noch mehr Service bieten.” Konkreter: Den Belegaustausch zwischen Mandat und Treuhänder so abzubilden, dass die Wege kurz sind. Das Ergebnis vorneweg: Heute können unico thun-Kunden ihre Buchhaltung “einfach” in einem Datenraum einstellen, und die Steuerberater und Wirtschaftsprüfer übernehmen von der Erfassung bis zur finalen Buchung alles. Um die Belegarchivierung müssen sich Kunden auch nicht mehr kümmern. Alle Dokumente werden im Archiv sicher verwahrt und können jederzeit eingesehen werden.
Dieser Posteingang-Workflow entstand in enger Zusammenarbeit zwischen Jürg Rolli (unico thun) und Hans-Ulrich Stämpfli, Senior IT-Consultant bei Novista.
Rundumservice für die Kundschaft
Belege scannen und direkt im Datenraum ablegen
Kunden von unico thun können ihre Belege wie Lieferanten- und Kundenrechnungen einscannen, und diese werden dann direkt dem Mandat zugeordneten Datenraum zugeführt. Belege, die per E-Mail eingehen, können einfach dorthin weitergeleitet werden. Dieser ist technologisch mit einem Berechtigungssystem geschützt und kann nur mit entsprechenden Rechten geöffnet werden. Die Weiterverarbeitung der Rechnungen übernimmt dann das Dokumentenmanagement-System agorum core.
Belege erfassen, Buchungssatz erstellen und an Finanzbuchhaltung übergeben
Das Dokumentenmanagement agorum core liest alle relevanten Informationen aus der Rechnung aus, sowohl von Kreditorenrechnungen als auch von den Debitoren. Danach werden die Rechnungen dem Buchhalter zur Kontrolle und Freigabe vorgelegt.
- Die offenen Posten mit den dazugehörigen Buchungen werden automatisch angelegt.
- Wenn ein Kreditoren- oder ein Debitorenkonto in der Buchhaltung noch nicht besteht, wird dieses ebenso automatisch in der Finanzbuchhaltung ONE 50 INFONIQA angelegt. Bei Kreditoren, wo noch keine Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese ebenfalls erfasst.
Grosser Vorteil für die Mandate: Der papierbasierte Austausch zwischen Treuhänder und Kunde entfällt. Ebenso wie die physische Archivierung der Belege. Im digitalen Archiv sind alle Belege strukturiert abgelegt und schnell auffindbar.
Der sichere Aufbewahrungsort für Belege: das Archiv
Im Grunde ist das Archiv ein ausgelagertes Archiv des Kunden. Dort sind alle Belege strukturiert abgelegt, und berechtigte Personen haben jederzeit Zugriff darauf. Der Personenkreis wird im Vorfeld vom Unternehmen definiert und in einer Benutzergruppe angelegt. Die Suche nach einem Beleg wird unterstützt durch Filterfunktionen, sodass Anwender das Suchergebnis sekundenschnell finden.
Der Digitale Posteingang von unico thun
REST-API-Schnittstelle als Bindeglied
Technologisch sind die Systeme durch eine REST-API-Schnittstelle verbunden. Diese arbeitet bidirektional und tauscht Daten in beide Richtungen aus. Informationen wie Zahlungseingangsdatum einer Kreditorenrechnung mit Belegnummer oder Eingangsdatum einer Debitorenzahlung werden aus ONE 50 zurück an agorum core übermittelt. Dadurch hat der Kunde einen Überblick über den Status seiner Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen, ohne dass er Zugriff auf die Finanzbuchhaltung hat.
Die REST-API-Schnittstelle ist vom Hersteller albatross und wird über die A+M Informatik vertrieben.
Die Ablösung von papierbasierten Prozessen ist aus unserer Sicht eine der wichtigsten Aufgaben in der Digitalisierung im Treuhandwesen. Daraus resultiert eine effiziente Zusammenarbeit und beidseits hohe Flexibilität hinsichtlich zeitlicher und örtlicher (z. B. Homeoffice) Unabhängigkeit für die Be- und Verarbeitung der Informationen.
Stefan Baumann | unico thun ag
agorum® by NOVISTA GmbH | 2502 Biel/Bienne | www.agorum.com
Weitere Informationen und Beiträge zu agorum in der topsoft Marktübersicht