Der digitale Posteingang verspricht nicht nur Effizienzsteigerung, er revolutioniert auch die Unternehmensprozesse – insbesondere bei direkter Integration in die Business IT. Trotz der offensichtlichen Vorteile zögern viele Firmen jedoch noch. Im Gespräch mit Linus Rudolph von KLARA Business AG sprechen wir die häufigsten Bedenken an – seine Antworten entkräften gängige Mythen.
Linus Rudolph, Business Owner ePost bei KLARA Business AG
topsoft Fachredaktion: Wie steht es um die Privatsphäre? Viele sagen: «Ich will nicht, dass jemand meine Post öffnet und liest!»
Linus Rudolph: ePost nutzt ein abgesichertes Scanningzentrum. Die Schweizerische Post garantiert das Postgeheimnis nicht nur bei physischen, sondern auch elektronischen Sendungen und steht damit für Vertraulichkeit, Sicherheit und Diskretion ein. Sämtliche von ePost gescannten Dokumente und Daten werden mehrstufig verschlüsselt und in der Schweiz gespeichert. Das Lesen der Dokumente ist nur für die jeweilige Kundin möglich, nicht aber für Mitarbeitende von ePost oder gar Dritte.
Was sagen Sie zu «Datenschutzbedenken» bezüglich sensibler Daten in der Cloud. Wie steht es um die Sicherheit der Daten?
Wie oben erwähnt, werden die Daten mehrfach verschlüsselt und können nur mit einem Personal Key gelesen werden. Aus Sicherheitsgründen erfolgt die redundante Datenspeicherung nicht an einem zentralen Ort, sondern an mehreren unterschiedlichen Orten in der Schweiz. Die ePost-App erfüllt die höchsten IT- und Datensicherheits-Standards der Schweizerischen Post.
Können Sie Zahlen bezüglich Einsparungen nennen, wenn der Posteingang konsequent digitalisiert und automatisch weiterverarbeitet wird?
Allgemeine Aussagen sind etwas schwierig, denn das konkrete Sparpotenzial hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Branche, Organisation und Grösse der Kundinnen und Kunden sowie die bisherigen internen Prozesse. Generelle Effizienzgewinne ergeben sich bezüglich Abholen, Öffnen, Sortieren und Verteilen der physischen Post. Anders gesagt: Das gesamte manuelle Handling entfällt.
Nicht zu unterschätzen sind auch die Vorteile der automatischen Triage durch ePost: Die automatische Erkennung des Adressaten bzw. der Abteilung hilft, dass die Dokumente von Anfang an zu den richtigen Personen gelangen
Ebenso entfällt dank der digitalen Ablage das zeitraubende Suchen von falsch platzierter Korrespondenz.
Gibt es Zahlen, zur Ökobilanz? Wie viel CO2 z.B. eingespart werden kann?
Gemäss einer Studie von SIX aus dem 2023 beträgt der durchschnittliche CO₂-Ausstoss pro Papierrechnung gut 38 Gramm CO₂-Äquivalent. Bei einer digitalen Rechnung liegt dieser Wert nur noch bei etwas über 4 Gramm. Das ökologische Potential ist beträchtlich und ein weiterer wichtiger Grund, diese Prozesse zu digitalisieren.
Haben KMU den Nutzen von konsequent digitalisierten End-to-End Prozessen erkannt? Oder schlummert da noch ein grosses Potenzial?
Wir stehen in einem engen Austausch mit bestehenden, aber auch potenziellen Kundinnen und Kunden. Festzuhalten ist, dass in sehr vielen Betrieben noch grosses Potenzial schlummert. Die Skepsis gegenüber der Digitalisierung ist zuweilen hoch, häufig möchte man den Weg nur in kleinen Schritten gehen. Unser zentraler Ansatzpunkt heisst deshalb «digitale Transformation». Es geht nicht darum, die bestehenden analogen Prozesse nachzubilden. Vielmehr wollen wir unseren Kundinnen und Kunden helfen, im Zug ihrer Transformation neue, optimierte und digital durchgängige Prozesse zu schaffen.
Carte Blanche: Ihre Quote zum Thema?
Die bestehenden Prozesse sind in vielen Firmen suboptiomal, insbesondere weil sie zu Medienbrüchen führen (Dokument wird digital empfangen, dann ausgedruckt und wieder eingescannt / Dokument wird auf Papier empfangen und muss eingescannt werden etc) Digitale Post ist deshalb ein sehr wichtiger «Enabler» für das Optimieren respektive Transformieren von Prozessen. Nach unseren Erfahrungen darf vor allem der interne Nutzen nicht unterschätzt werden: Wenn die gesamte Post digital empfangen und bearbeitet werden kann, erspart dies unzählige Irrläufer, Rückfragen, Suchaktionen und Streitigkeiten.
Vielen Dank für das spannende Gespräch!
Die Antworten von Andrea Elmer von PEAX finden Sie hier
Das gekürzte Interview mit beiden Fachpersonen können Sie hier lesen
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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