Barrierefreie Akteneinsicht – Die privatrechtlich organisierte Stiftung Schulungs- und Wohnheime Rossfeld versteht sich als Dienstleister und Kompetenzzentrum zur Förderung der beruflichen und persönlichen Integration für Menschen mit körperlicher Behinderung. Rund 300 Mitarbeitende vertreten die Interessen der Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen, die in der Einrichtung leben und lernen, arbeiten und wohnen. Um eine leichtere Auffindbarkeit und höhere Verfügbarkeit von Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten, hat die Stiftung digitale Personalakten eingeführt. Mit der ECM-/DMS-Lösung «Kendox InfoShare Digitale Personalakte» wurden mehr als 700 Personalakten aktueller und ehemaliger Mitarbeitenden digitalisiert. Die erleichterte Akteneinsicht und Auffindbarkeit von mitarbeiterbezogenen Informationen, schaffen unmittelbare Vorteile für alle Beteiligten.
(Symbolbild: pexels-marcus-aurelius-4064418)
Die Berner Inklusionseinrichtung Stiftung Rossfeld ermöglicht Wohnen, Therapie, Ausbildung und Arbeit an einem Ort und steht seit mehr als sechs Jahrzehnten für eine innovative Gestaltung dieser Wirkungsräume. Um die Digitalisierung in der Stiftung voranzutreiben, wurden die umfangreichen Personal-Dossiers der Mitarbeitenden, die bis dato in Papierform geführt wurden, digitalisiert und barrierefrei über ein digitales Aktenarchiv zugänglich gemacht.
Ziel war es, einen erleichterten Zugriff und eine schnellere Einsicht für die Personal-Verantwortlichen und Mitarbeitenden mit Behinderungen sicherzustellen. Die Dokumentenmanagement-Lösung «Kendox InfoShare», die bereits an das bestehende ERP-System Proffix angebunden war, erwies sich auch für diese Anwendung als bestgeeignete Lösung.
Besondere Bedürfnisse erfordern digitale Lösungen
Die Stiftung Rossfeld kann über eine lange Zeitspanne sowohl Zuhause als auch Wirkungsstätte für die Bewohner sein. Deshalb sammeln sich in den Personalakten im Laufe der Zeit vergleichsweise viele Dokumente an. Da die umfangreichen Papier-Akten in unterschiedlichen Gebäuden auf dem weitläufigen Gelände der Stiftung lagerten, erwies sich das Zurücklegen der langen Wege vor allem für die Beschäftigten im Rollstuhl als umständlich und schwierig.
Auch war es wichtig, dass für leitende Verantwortliche und Therapeuten über Dossiers z. B. jederzeit die Art der Behinderungen der Bewohner eingesehen werden kann, um die richtige Pflege und Behandlung sicherstellen zu können. Pandemiebedingt ergab sich zudem die Anforderung, dass Covid-Zertifikate jederzeit abrufbar sein müssen. Durch eine zentrale und jederzeit einsehbare digitale Ablage der Dossiers mithilfe von «Kendox InfoShare» sollte dies künftig leichter möglich werden.
Digitalisierungsschub im HR-Bereich
Die Zahl «aktiver» Dossiers, also aller Dossiers von Mitarbeitenden, die aktuell in der Stiftung tätig sind, betrug zum Zeitpunkt der Lösungsintegration ca. 300 Stück. Diese wurden in der Projektumsetzung vorrangig behandelt und digitalisiert. Da aber durch gesetzliche Vorschriften auch Akten von ausgeschiedenen Mitarbeitenden noch für längere Zeit aufzubewahren sind, wurden auch diese im Zeitverlauf digital erfasst – insgesamt mussten also rund 700 Personalakten digitalisiert werden.
Bei der Digitalisierung der Dokumente wurde auch festgestellt, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers existierten, die das Handling der Akten für die Mitarbeitenden in der Vergangenheit zusätzlich erschwert hatten. Diese Schattendossiers konnten durch die Digitalisierung eliminiert werden. Durch das zentrale, digitale Archiv ist die Problematik auch für die Zukunft gelöst. Mithilfe der Kendox-Lösung ist es zudem möglich, zeit- und ortsunabhängig auf die digitalen Versionen zuzugreifen. Neu hinzukommende Unterlagen können schnell eingescannt und digital in den entsprechenden Dossiers abgelegt werden.
„Dank Kendox InfoShare ist ein leichteres Auffinden der Dossiers und ein erleichterter Zugriff auf diese für Verantwortliche und Mitarbeitende möglich. Zudem können Fristen in der digitalen Ablage hinterlegt werden, wie zum Beispiel die Erinnerung, dass ein befristeter Arbeitsvertrag abläuft. Von berechtigten Nutzern können sogar Covid-Zertifikate über Kendox InfoShare abgefragt werden“, erläutert Patrick Warrisch, Projektleiter bei Kendox.
Integration mit dem bestehenden ERP-System
Als ERP-System setzt die Stiftung Rossfeld die Softwarelösung Proffix ein, die bereits eine Schnittstelle zu «Kendox InfoShare» vorweisen konnte. Die ERP-Lösung wurde von der Wato-Soft AG eingeführt, die sowohl Partner von Proffix als auch von Kendox ist. „Proffix ist das ‚Herz der Stiftung‘ und führt unter anderem die Beziehungen zu Kunden, Bewohnern und Lieferanten mit allen erforderlichen Personendaten. Zudem wird die Lohnbuchhaltung über Proffix abgewickelt. Dieses Herzstück mit der Kendox-Lösung zu verbinden war einfach die beste Lösung“, schildert Barbara Mani, Leiterin Services bei der Stiftung Rossfeld.
Bei der Anbindung von «Kendox InfoShare» an Proffix konnten sämtliche Stammdaten, wie zum Beispiel Name und Geburtsdatum, aus dem ERP-System übernommen werden. Das in Papierform existierende Stammblatt zu jedem Dossier wurde von Kendox als digitaler Aktendeckel integriert. Für das Projekt galt es, Proffix stimmig zu ergänzen, um die Digitalisierung im Personalbereich und langfristig im gesamten Verwaltungsbereich voranzutreiben. Durch die bereits bestehenden Schnittstellen zu «Kendox InfoShare» konnte die Lösung zügig und ohne Blockaden implementiert werden.
Schnelle Einführung überzeugt
Während der Umsetzung zeigte sich vor allem ein Mitarbeiter des Rossfelds mit geschütztem Arbeitsplatz für das Einscannen der Dokumente verantwortlich und konnte dies fast im Alleingang bewerkstelligen, worüber sich Barbara Mani, Leiterin Services der Stiftung Rossfeld, sehr stolz zeigt. Innerhalb der Umsetzung gab es eine weitere Besonderheit, die den Projektfortschritt beschleunigte. Die Dossierunterlagen wurden in Gruppen wie zum Beispiel Bewerbung, Diverses, Korrespondenz und Lohnabrechnungen unterteilt und diese Gruppen wurden mit Barcodes versehen. Die Barcodes erleichterten das Einscannen erheblich und so konnten in knapp drei Monaten bereits alle aktiven Dossiers digitalisiert werden.
Mobiler Zugriff per Web-Client
Die Vorteile der Digitalisierung war augenblicklich für alle sprichwörtlich greifbar. Mit der Dokumentenmanagement-Lösung von Kendox ist ein schnellerer und einfacherer Zugriff auf die Personaldossiers realisiert worden. Zudem erlaubt «Kendox InfoShare» eine zeit- und ortsunabhängige Anwendung. Die Informationen können von den Mitarbeitenden über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Laptop aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. „Dies ist ein bedeutender Fortschritt, der gemeinsam mit Kendox realisiert wurde und mobiles Arbeiten in der Stiftung ermöglicht.“ erklärt Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG, den zentralen Vorteil.
Alle Tätigkeiten rund um die Dossiers können nun direkt am Arbeitsplatz erledigt werden. Infolgedessen sind keine umständlichen und langen Wege mehr zu Schränken und Schubladen an verschiedenen Orten der Einrichtung nötig, was die Mitarbeitenden mit körperlichen Einschränkungen immer wieder vor grosse und mühsame Herausforderungen stellte. Barbara Mani, Leiterin Services bei der Rossfeld Stiftung, fügt zum Thema Datenschutz an: „Eine detaillierte und verfeinerte Zugangsberechtigung konnte überdies durch das Zugriffsmodul Kendox Standard Security Plugin implementiert werden und funktioniert bestens.“
„Der Mehrwert und Nutzen der Kendox-Lösung stellte sich für alle Beteiligten prompt ein. Es ist eine moderne und zeitgemässe Lösung entstanden, wobei der Aufbau der digitalen Aktenstruktur an die Struktur der Papierakten angelehnt ist“, erklärt Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG. Dadurch konnte auch spezifischen Kundenanforderungen und -bedürfnissen Rechnung getragen werden.
Weitere Projekte für höheren Digitalisierungsgrad
Ein weiteres gemeinsames Vorgehen bei der Digitalisierung der dokumentenbasierten Prozesse in der Stiftung Rossfeld ist bereits in naher Zukunft geplant. Neben dem Aufbau von sogenannten ‚Klientendossiers‘ sollen auch Dokumentenvorlagen, Kontrolle und Terminverwaltung über Kendox ausgeführt werden. „Da unsere Bewohner oft ab Kindesalter in der Stiftung leben, hier ihre Berufsausbildung absolvieren und sich dann als Mitarbeitende an geschützten Arbeitsplätzen in der Stiftung beruflich entfalten, wäre es ein enormer Mehrwert, wenn ein digitaler Überblick über die gesamte Lebenszeit eines jeden Klienten hinweg zur Verfügung stünde.“ erklärt Barbara Mani.
Kendox AG | 9463 Oberriet | www.kendox.com
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