Auch in der digitalen Arbeitswelt fallen zahlreiche geschäftliche Unterlagen an. In vielen Unternehmen werden diese aber noch immer ausgedruckt, gelocht und in Ordnern oder Schachteln im Archiv versenkt. Wenn man dann einmal tatsächlich eine Information braucht, geht die grosse Suche los. Mit einem geschickten DMS oder ECM-System werden Sie nicht nur die Papierberge los – Informationen sind sofort und von überall abrufbar. Effizientes Arbeiten geht so beinahe wie von selbst.
Symbolbild: Viktor Talashuk via Unsplash
Die Entwicklung bei den Business-Software-Lösungen in den letzten Jahren ist eindrücklich. Doch es ist verrückt: Gerade, weil auch die neuen DMS/ECM-Systeme so ausgefeilt und teilweise «intelligent» sind, sind diese vielen Unternehmerinnen und Unternehmern etwas suspekt. Klappt das mit dem Scannen der Inhalte wirklich? Wie stelle ich sicher, dass alles abgelegt ist? Und finde ich auch wirklich alle benötigten Informationen? Was machen wir, wenn das System mal nicht verfügbar ist? Wie steht es um den Datenschutz, die Sicherheit und die Beweiskraft von digitalen Dokumenten?
Der Zweifel gibt es viele. Und so greifen manche noch immer zu den Bundesordnern sowie Registern und legen die Unterlagen auf Papier ausgedruckt hübsch alphabetisch und je nach System nach Monat, Abteilung, Geschäftsbereich oder Mitarbeitenden in einem Raum im Keller ab.
Denn sicher ist ja bekanntlich sicher und man weiss ja nie…
Effiziensteigerung und mehr Gewinn
Doch Hand aufs Herz, diese Arbeit können Sie sich und Ihren Mitarbeitenden ersparen. Die dafür aufzuwendende Zeit kann bestimmt gewinnbringender eingesetzt werden. Zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte oder die Betreuung der wertvollen Kundschaft.
Dass die Archivierung nicht nur mühsame Pflicht ist, sondern dank DMS/ECM sogar zur Effizienzsteigerung und damit Kostenreduzierung beitragen kann, ist vielen Verantwortlichen gar nicht bewusst. Denn mit einem modernen DMS können Sie alle strukturierten und mit einem ECM auch viele der unstrukturierten Daten clever verarbeiten, archivieren und die Informationen bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen. Diese Daten stehen dann den diversen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung, sei es dem Einkauf, dem Marketing oder der Verkaufsabteilung.
Zudem helfen Ihnen moderne DMS/ECM-Systeme bei der täglichen Arbeit, automatisieren dank individueller Workflows immergleiche Arbeitsschritte und entlasten auf diese Weise die Mitarbeitenden. Viele eher monotone Arbeiten bei der Erstellung der diversen Dokumente übernimmt das System vollautomatisch, es wird wertvolle (und teure) Arbeitskraft frei für wichtigere Aufgaben – und auch die Fehlerquote sinkt.
Hardware und Software gehen Hand in Hand
Die Software ist dabei nicht allein, die Hardware spielt ihr seit einigen Jahren immer intelligenter in die Hände. So zum Beispiel die modernen Drucker bzw. Multifunktionsgeräte, welche eben viel mehr können als kopieren, scannen und ausdrucken.
Sie können zum Beispiel eingehende Post scannen, den Inhalt analysieren und das Dokument automatisch direkt den zuständigen Personen per Mail zustellen. Keine Mäppchen werden mehr in die Abteilungen weitergereicht, kein Papier liegt mehr unnötig auf den Schreibtischen rum. Den Platz können Ihre Mitarbeitenden bestimmt auch sinnvoller nutzen.
Die Hardware, das DMS/ECM-System und das ERP sind eng verbunden, Daten werden ohne Hindernisse ausgetauscht und sind jederzeit für alle verfügbar, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Die Sicherheit dieser Systeme ist gewährleistet, dem Datenschutz wird selbstverständlich ebenfalls Rechnung getragen und rechtlich ist ebenfalls alles im grünen Bereich. Die revisionssichere Ablage ist auch digital problemlos möglich, es bedarf in den meisten Fällen keiner ausgedruckten Papiere mehr.
Wagen auch Sie den Schritt
Was es aber braucht, ist den Mut, diesen Schritt in die Digitalisierung zu wagen. Denn wer Briefe einscannt und als PDF ablegt, hat noch nicht digitalisiert. Erst wenn die Inhalte der Schriftstücke zentral gespeichert, von allen Berechtigten schnell gefunden und die Informationen gewinnbringend genutzt werden können, kann von «Dokumentenmanagement» gesprochen werden.
Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECM-Systemen und dazu passender Hardware wie Druckern oder Scannern bzw. Multifunktionsgeräten. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen.
Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem Dokumenten-Management, das diesen Namen auch verdient.
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Der Autor
Alain Zanolari ist Redaktor beim topsoft Fachmagazin
Information Governance 2021 – Ein Special von topsoft und publisher
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