Viele Unternehmen kennen das Problem: Es sind digitale Lösungen gefordert, die Digitalisierung im eigenen Betrieb ist jedoch noch nicht so weit. Anstatt einfach auf gut Glück verschiedene Ansätze auszuprobieren, sollten Firmen die eigene Digitalisierung richtig planen. Erfahren Sie, welche Punkte es bei der Planung zu beachten gibt.
Nur durch eine durchdachte und professionelle Planung und Umsetzung können die gewünschten Ziele sicher erreicht werden. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um eine Digitalstrategie erfolgreich umzusetzen.
(Symbolbild: mnirat / Adobe Stock)
1. Gibt es bereits eine Digitalstrategie in Ihrem Unternehmen?
Eine fehlende Digitalisierung sorgt unter anderem für langsamere Abläufe, für weniger fundierte Entscheidungen und somit für wirtschaftliche Probleme. Viele Unternehmen versuchen aus diesen Gründen die Digitalisierung voranzutreiben, scheitern aber häufig bei der Umsetzung. Denn diese muss zum Betrieb, zu den Abläufen und häufig auch zur Branche passen. Ohne eine Digitalstrategie, welche auch die zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigt, ist der Erfolg von Digitalisierungsmassnahmen fraglich. Daher ist es wichtig sich die passende Hilfe ins Haus zu holen, welche unterstützt, eine Strategie zu entwickeln und welche die Umsetzung richtig planen kann.
2. Gibt es einen Plan für die Umsetzung Ihrer Digitalstrategie?
Eine Digitalstrategie richtig zu planen bedarf Erfahrung und Fachwissen. Es gilt sich zunächst einmal einen Überblick über den aktuellen Ist-Zustand zu verschaffen, um die Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens und im Austausch mit Geschäftspartnern und Zulieferern zu verstehen. Eine Digitalstrategie muss schliesslich nicht nur bei den internen Abläufen funktionieren, sondern sollte nach Möglichkeit auch den Austausch mit Externen bedenken. Oder anders gesagt: Was bringt es zum Beispiel eine Software zu wählen, welche zwar alle internen Anforderungen abdeckt, welche aber keine Schnittstellen-Kompatibilität zu den Zulieferern bietet und somit diese Abläufe nicht verbessert?
3. Sind Ihre Dokumente noch in Aktenordnern oder bereits digital abgelegt?
Wer eine Digitalstrategie richtig umsetzen möchte, sollte zunächst einmal an der zentralen Stelle beginnen. Und diese betrifft das Dokumentenmanagement. Denn besonders im Bereich der Dokumentation und Verwaltung lässt sich mit dem richtigen Werkzeug ein enormes Verbesserungspotenzial erzielen. Ein modernes Dokumentenmanagement verhindert zudem die Entstehung und den Aufbau von Wissens-Silos einzelner Abteilungen.
4. Ist ein gezielter Zugang zu allen relevanten Dokumenten möglich?
Doch warum ist das Dokumentenmanagement so wichtig? Weil Entscheidungen in der heutigen Geschäftswelt oftmals schnell getroffen werden müssen. Das bedeutet, dass alle wichtigen Informationen schnell verfügbar sein müssen. Sich durch Ordner und Aktenberge zu kämpfen ist weder zielführend noch schnell. Auch die eigenen Mitarbeitenden mit der Suche nach den Informationen zu beauftragen ist suboptimal, da diese ihrer Kernarbeit in diesem Zeitraum nicht nachkommen können.
Basiert die Digitalstrategie zunächst einmal auf einem guten Dokumentenmanagement können E-Mails, Akten, Memos und alle anderen relevanten Daten einfach gefunden werden. Denn diese lassen sich nach Tags, nach Daten, Namen oder nach anderen Inhalten einfach durchsuchen und somit optimal nutzen.
5. Setzen Sie Ihre Digitalstrategie bereits optimal um?
Von der Planung zur Umsetzung ist es häufig ein weiter Weg. Vor allem, wenn ein Unternehmen sich bisher nur wenig mit der Digitalisierung und den zugehörigen Möglichkeiten beschäftigt hat.
Eine Digitalstrategie richtig umsetzen zu können, muss ebenfalls gelernt sein. Denn es genügt nicht nur die entsprechenden Software-Lösungen zu installieren, sondern die Mitarbeitenden müssen geschult und die Abläufe und Prozesse angepasst werden. In den meisten Fällen ist es ratsam, sich nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Umsetzung professionelle Hilfe von aussen zu holen.
Durch eine gute Planung und eine begleitete Umsetzung lassen sich die neuen Lösungen einfacher und schneller richtig umsetzen und in den Alltag implementieren. Und je besser die Umsetzung von Anfang an gelingt, umso grösser sind die direkten wirtschaftlichen Vorteile.
Wollen auch Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Erfahren Sie mehr und kontaktieren Sie uns.
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