Ob staatliche Behörden oder Schweizer Finanzplatz: Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet mit grossen Schritten voran. Dies ermöglicht auch Schweizer KMU, ihre Prozesse in der Buchhaltung mit einer modernen Finanzlösung schrittweise zu automatisieren. Die Business Software PROFFIX bietet eine ausgereifte und modular aufgebaute Finanzsoftware, die sich als Teil der betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung einsetzen oder an Branchen- und Drittlösungen anbinden lässt.
Nachdem immer mehr Ordner aus den Regalen der KMU verschwinden und Kunden- und Finanzdaten digital abgelegt werden, stellt sich nun zunehmend die Frage nach der Automatisierung der Prozesse. Das heisst, statt durch die gesteuerte Eingabe, ist die Software in der Lage, definierte Abläufe selbstständig zu erledigen. Aufgrund der standardisierten Prozesse im Finanzwesen birgt die Buchhaltung ein grosses Potenzial, um Abläufe ohne Medienbrüche und automatisiert durchzuführen.
Die Grundlage dafür bilden ausgereifte Finanzlösungen wie diejenige von PROFFIX, die Schweizer KMU den Weg zu einer effizienten Buchhaltung ebnen und helfen, Zeit und Geld zu sparen. Doch welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?
(Bild: Anatoliy Babiy / Proffix)
Vollständige Integration der Finanzbuchhaltung
Je nach Grösse und Branche unterscheiden sich die Anforderungen von KMU an die Software. Dank eines modulartigen Aufbaus lassen sich die Geschäftsprozesse schrittweise digitalisieren. Die Finanzbuchhaltung bildet dabei meist das Herzstück. Ist diese vollständig in die Business Software integriert, werden finanzrelevante Mutationen in anderen Modulen oder einer angebundenen, branchenspezifischen Software automatisch als Buchung in die Finanzbuchhaltung übernommen. Dadurch reduzieren sich Aufwand und Buchungsfehler.
Durchgängiger Workflow im Zahlungswesen
Mit der Einführung der QR-Rechnung (30.6.2020) erfolgt ein weiterer wichtiger Schritt zur automatisierten Buchhaltung. Von der Rechnungsstellung bis zur Verbuchung des Debitors bzw. von der Bezahlung bis zur Verbuchung des Kreditors kann das Zahlungswesen dank der im QR-Code und in der QR-Rechnung enthaltenen Informationen automatisiert werden. Diverse digitale Kreditorenrechnungen (QR, ZUGFeRD, E-Rechnungen oder eingescannte Rechnungen) können eingelesen, die Rechnung verbucht und mithilfe einer DMS-Anbindung (Dokumenten-Management-System) digital abgelegt werden. Postale Rechnungen werden via Scanner App, wie sie von PROFFIX kostenlos angeboten wird, direkt in die Kreditorenbuchhaltung eingelesen und verarbeitet. Die Erstellung, Verarbeitung und Zahlungseingänge von Debitorenrechnungen lassen sich dank E-Banking-Schnittstelle ebenfalls durchgängig elektronisch und automatisiert realisieren.
Elektronischer Daten- und Informationsaustausch mit den Behörden
Der Daten- und Informationsaustausch mit Steuerämtern und Sozialversicherungen läuft heute mehrheitlich automatisiert. Wird die Finanzbuchhaltung digital geführt, erstellt diese automatisch die Mehrwertsteuerabrechnung, bereitet sie elektronisch auf und übermittelt sie online an das Steueramt. Auch das einheitliche Lohnmeldeverfahren mit den Sozialversicherungen verkürzt und digitalisiert die Prozesse. Ist die Lohnbuchhaltung swissdec-zertifiziert, können Lohndaten, wie zum Beispiel die Quellensteuerabrechnung, in elektronischer Form direkt aus der Software an die gewünschten Stellen gesendet werden.
Gesetzeskonforme Finanzabschlüsse
Eine moderne Finanzlösung ermöglicht Schweizer KMU, ihre Finanzabschlüsse gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht in einem weitestgehend automatisierten Prozess aufzubereiten. Bilanz und Erfolgsrechnung werden auf Knopfdruck erstellt und Abgrenzungen und Schlussbuchungen lassen sich systemgesteuert durchführen. Wichtiger denn je sind in einer digitalisierten Geschäftswelt die Übersicht über Kosten und Liquidität, die schnell und einfach abgerufen werden müssen.
DIE VORTEILE DER PROFFIX FINANZLÖSUNG
- Modular aufgebaute Finanzlösung (Fibu, Kreditoren, Debitoren und Lohn)
- Standardisierte Lösung, die sich als Teil der PROFFIX Business Software einsetzen oder an Branchen- und
Drittlösungen anbinden lässt - QR-Rechnung durchgängig von der Erstellung über die Verbuchung bis hin zur digitalen Verarbeitung und elektronischen
- Ablage von Kreditoren- und Debitorenrechnungen integriert
- Grosse Anzahl an Schnittstellen zu Banken und Ämtern
- Einfachster Daten- und Informationsaustausch mit den Behörden
- Ermöglicht selbstständige Buchführung bzw. erlaubt mithilfe des Treuhandmoduls eine einfache
Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
Die Autorin
Eveline Kalberer, Leiterin Produkt Management bei PROFFIX Software AG
Weitere Informationen und Beiträge von PROFFIX Software AG auch auf der topsoft Marktübersicht
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