Die Effizienz von Geschäftsprozessen hängt stark von einer reibungslosen Zusammenarbeit der Mitarbeitenden ab. ERP-Systeme stellen dafür die nötigen Daten und Funktionen bereit. Entscheidend dabei ist, dass diese auch mobil verfügbar sind. Nur so lassen sich dezentrale Aufgaben in Verkauf, Service oder Logistik nahtlos in die gesamten Arbeitsabläufe integrieren. Insellösungen und Medienbrüche entfallen, was wiederum die Qualität und Produktivität von Prozessen steigert. Einsatzmöglichkeiten mobiler ERP-Services gibt es viele, wie die Praxis zeigt.
Die Verbindung ortsgebundener Tätigkeiten mit dezentralen Aufgaben ist in den meisten Unternehmensprozessen gang und gäbe. Klassisches Beispiel ist der Servicebereich, welcher auf ein enges Zusammenspiel von Innen- und Aussendienst angewiesen ist. Doch es gibt noch viele weitere Anwendungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Erfassung von Lagerbewegungen, die Eingabe von Betriebsdaten oder die Auftragserfassung direkt vor Ort bei Kunden.
Nebst technologischen und funktionalen Aspekten ist bei mobilen Anwendungen eine ergonomische Gestaltung der Benutzeroberfläche unverzichtbar (Bild: Opacc).
Mobile Geräte in Form von Smartphones, Tablets, MDE-Handhelds (Mobile Datenerfassung) ermöglichen das Abfragen oder das Eingeben entsprechender Informationen. Bedingt durch die reduzierte Grösse des Gerätes und das (in den meisten Fällen) Fehlen einer Tastatur ist eine optimale Oberflächengestaltung (Usability) für die Anwender besonders wichtig.
Das weiss man auch beim Schweizer Softwarehersteller Opacc. Dessen Angebot an mobilen Lösungen ist zwar komplett in den Gesamtumfang des ERP-Systems integriert, weist aber spezielle Eigenschaften für eine ideale Nutzung auf mobilen Geräten auf. Dazu gehört nicht nur eine flexible Darstellung von Datenfeldern, sondern auch die Möglichkeit einer Offline-Nutzung der mobilen Software. Dass die Datensynchronisation dabei automatisch abläuft, ist selbstverständlich.
Verbesserung der Kundennähe
Mobile Vertriebsanwendungen sind heutzutage im Aussendienst kaum mehr wegzudenken. Vor allem dann, wenn sich Unternehmen Kundennähe zum Ziel gesetzt haben. Bei Besuchen vor Ort stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung. Nebst einer erhöhten Auskunftsbereitschaft gegenüber den Kunden lässt sich dank mobiler Applikationen auch die Prozessdauer verkürzen. Der Aussendienst kann Aufträge direkt, schnell und fehlerfrei – zum Beispiel mittels Barcodes – erfassen.
Alle erfassten Positionen können online plausibilisiert werden. Zusätzlich hat der Vertrieb die Möglichkeit, dem Kunden zusätzliche Informationen zu liefern, wie etwa zu Beständen, Verfügbarkeiten, offenen Bestellungen oder Rechnungen, getätigten Umsätzen und Kundenkonditionen. Bei Bedarf können spezielle Kundenwünsche im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Auftrag an den Innendienst zur Weiterbearbeitung übermittelt werden. Veränderungen bei Kontakt- oder Adressdaten kann der Aussendienst direkt ins zentrale ERP-System einpflegen.
Effiziente Serviceleistungen
Fachmitarbeitende im Kundendienst oder im technischen Service stellen besondere Anforderungen an eine mobile Lösung. Einerseits benötigen sie jederzeit den Überblick über aktuelle Aufträge inklusive Zusatzinformationen, andererseits müssen sie Leistungen, Material und Spesen direkt zu den entsprechenden Aufgaben erfassen können.
Die Integration ins zentrale ERP-System vereinfacht dabei die Einsatzplanung bzw. Koordinationsaufgaben zwischen internem Dispatching und der effektiven Leistungserbringung, denn Arbeitsvorrat und Auftragsfortschritt sind für alle Prozessbeteiligten jederzeit aktuell und transparent einsehbar. Mittels mobiler Anwendung lassen sich Arbeitszeiten, Reisezeiten, Spesen und Material direkt erfassen; die entsprechenden Rapporte und Berichte können die Kunden direkt auf dem Tablet unterzeichnen. Um eine professionelle Auftragserfüllung zu gewährleisten, benötigen die Servicemitarbeitenden detaillierte und aktuelle Informationen zu Kunden, Geräten, Objekten und Projekten inklusive technischen Spezifikationen, Zusatzdokumenten, Historie bisheriger Tätigkeiten, relevante Vereinbarungen usw.
Der aktuelle Arbeitsvorrat und Auftragsfortschritt lässt sich mittels einer mobilen Servicelösung auch unterwegs jederzeit nachverfolgen. Hier am Beispiel von OpaccERP MobileOffice Service (Bild: Opacc).
Optimierung von Logistikprozessen
Immer mehr werden mobile ERP-Anwendungen zur Unterstützung von Logistikprozessen eingesetzt. Sei es bei der Buchung von Warenbewegungen oder bei Inventuren, sobald Daten direkt am Ort des Geschehens erfasst werden können, reduziert sich die Fehlerquote, zum Beispiel von falsch eingelagerte Waren oder von Bestandsdifferenzen, deutlich. Gleichzeitig profitiert der Logistikbereich von einer höheren Transaktions-Kapazität. Häufig werden Rüstbelege und Rüstpositionen direkt am mobilen Gerät über Barcodes bearbeitet.
Dieses Verfahren eignet sich sowohl für belegloses wie auch beleggestütztes Rüsten. Wichtig dabei ist, dass bei der mobilen Erfassung der zu rüstenden Ware verschiedene Vorgabekriterien berücksichtigt werden können wie etwa Chargen, FiFo-Prinzip, minimale Pickwege usw. Gleiches gilt natürlich auch für den Wareneingang. Hier lassen sich Bestellungen und Bestellpositionen nach verschiedenen Verfahren direkt am mobilen Gerät anzeigen. Moderne ERP-Systeme können aufgrund der Bestell- und Produktdaten die Lagerplätze für die Einlagerung automatisch vorgeben. Spezielle Prozesse (beschädigte Ware, falsche Ware, Wiedereinlagerung falsch ausgelagerter Ware usw.) lassen sich direkt am mobilen Gerät bearbeiten.
Dezentrale Erfassung von Betriebsdaten
Die Erfassung von Leistungs- und Betriebsdaten (Arbeitszeit, Pausen, Maschinenzeiten, Stillstände usw.) sowie von Materialdaten (Verbrauch, Produktionsmengen, Ausschuss usw.) erfolgt häufig dezentral. Mussten die entsprechenden Angaben früher auf Auftragspapieren oder Rapporten notiert werden, kann diese Aufgabe heute mittels mobiler Geräte schneller und einfacher erledigt werden. Dank der direkten Anbindung ans ERP-System stehen laufend aktuelle Betriebsdaten für die Produktionsplanung und -steuerung zur Verfügung. Bei Abweichungen kann so schnell und gezielt reagiert werden. Gerade bei schlanken Fertigungsstrategien (Lean Production, Just-in-Time usw.) ist diese Möglichkeit unverzichtbar.
Vorteile einer mobilen Prozessgestaltung
Zentrale ERP-Daten dezentral nutzen zu können, bietet klare Vorteile bei der Gestaltung effizienter, transparenter Unternehmensprozesse. Von der Unterstützung mobil tätiger Mitarbeitenden bis hin zu innovativen Arbeits- und Geschäftsmodellen sind mobile, vernetzte Anwendungen je länger je wichtiger. Durch den Wegfall komplexer Schnittstellen zu Drittsystemen reduzieren sie den IT-Aufwand und bieten den Anwendern auch unterwegs eine komfortable Nutzung des ERP-Systems. Voraussetzungen dafür sind Softwareapplikationen, welche technologisch, funktional und ergonomisch auf die mobilen Bedürfnisse abgestimmt sind und über eine tiefe Integration mit der zentralen Datenbasis verfügen.
Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit Opacc Software AG
Opacc entwickelt eine eigene Enterprise Software Plattform in der Schweiz. Das Kernstück der Plattform bildet OpaccOXAS, welches sämtliche digitalen Unternehmens-Ressourcen wie Daten, Dokumente, Funktionen, Integrationen usw. zentral zur Verfügung stellt. Auf dieser Grundlage stehen homogene, standardisierte Business-Anwendungen zur Verfügung. Dazu zählen auch mobile Lösungen für Verkauf, Service, Logistik und BDE, welche von verschiedenen Kunden in der ganzen Schweiz eingesetzt werden.
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