Der Mensch steht bei ebi-pharm im Mittelpunkt. Seit 1988 beliefert das Unternehmen Fachhandel sowie Fachpersonen mit hochstehenden komplementärmedizinischen Präparaten.

Weiter gehören zum Portfolio hochwertige Produkte für Gesundheit, Wohlbefinden und Schönheit, wie z. B. Nahrungsergänzungsmittel oder Naturkosmetikprodukte. Die Kompetenz von ebi-pharm liegt in der ganzheitlichen Verknüpfung der verschiedenen Therapierichtungen.

Zwei Tochterunternehmen stellen jeweils die Aromalife Düfte sowie die Goloy Kosmetikprodukte her, auch die Naturkosmetiklinie Biokosma konnte vor kurzem das Portfolio der Eigenmarken vergrössern. Ergänzend vertreibt ebi-pharm in der Schweiz bekannte Marken exklusiv, wie zum Beispiel Burgerstein, Ceres oder Heel. 

Ausgangslage

ebi-pharm ist in den letzten Jahren stark gewachsen, sowohl organisch als auch durch Zukäufe. Zudem war das bisherige ERP-System in die Jahre gekommen. Es galt also eine zukunftsfähige neue Lösung zu finden.

Das Unternehmen verfolgt eine nachhaltige Wachstumsstrategie mit starker Kundenorientierung. Als Handels- und Vertriebsunternehmen gestartet, sind Eigenmarken und produzierende Tochterunternehmen hinzugekommen. Deshalb sollte das neue System auch Intercompany- sowie Produktionslösungen bieten.

Eine weitere Herausforderung ist die Geschäftstätigkeit im regulierten Bereich (GxP) mit entsprechenden Validierungspflichten. Dabei sind Chargenmanagement, Belieferungsindex sowie die Nach- und Rückverfolgbarkeit besonders wichtig. Die ERP-Lösung sollte zudem offline-fähig sein, die Systeme besser vernetzen und Insel-Lösungen ablösen. 

Ziele

Das neue ERP-System soll cloud- und browserbasierte Applikationen bieten und die on-premise ERP-Lösung ablösen.

Der neue Planungs-Prozess sieht einen Forecast für alle Artikel sowie einer bedarfsorientierten Materialplanung vor. Auch sollen die Intercompany-Prozesse zwischen ebi-pharm und den Tochterunternehmen verbessert werden, inkl. Integration der Produktionsprozesse ins ERP-System.

Digitale, workflow-basierte Prüfpläne und Chargenfreigaben sind genauso geplant wie die Umstellung auf MDE-basierte Kommissionierung in einem zweistufigen Prozess, dazu verbesserte CRM-Abläufe und das digitale Tracking von Beanstandungen in einem Log-Buch.

Auch soll eine Kreditorenvorerfassung mit zentralem Rechnungseingang, ein digitaler, workflow-basierter Kontierungs- und Freigabeprozess sowie die Vernetzung diverser Systeme durch Schnittstellen erreicht werden.

Vorgehen

Die Verantwortlichen wandten sich für die Evaluation des neuen ERP-Systems an VOPROS Consulting.

ebi-pharm war es wichtig, dass der zukünftige IT-Partner ein grosses Verständnis für das Geschäftsmodell und die ebi-pharm-Kultur aufbringt. Auch sollte er eine entsprechende Expertise im GxP-Umfeld mitbringen.

Gesucht war eine prozessorientierte, durchgängige Lösung, möglichst aus der Cloud. Dabei sollten auch alle spezifischen Anforderungen wie bspw. Offline-Lösung, Belieferungsindex, Konditionen-Modell und Chargenmanagement abgedeckt werden. Und nicht zuletzt sollte es ein etablierter Partner mit einem zukunftsfähigen Produkt und optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis sein – angestrebt wurde eine langfristige Partnerschaft.

Bei ERP-Evaluationen wendet VOPROS ein Vorgehensmodell an, welches IST- und SOLL-Situation analysiert, mit Fokus auf die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette. Diese Anforderungen werden auf dem Markt mit dem Funktionsumfang der Systeme verschiedener Anbieter validiert, die Top 10 werden auf eine Longlist überführt.

GUS war von Anfang an unter den Top 3. Während der ganzen Evaluationsphase haben dann sowohl das GUS-Produkt OS Suite (inkl. Finance) als auch das GUS-Team mit den Erfahrungen im GxP-Bereich gepunktet.

Lösungskonzept

Das Projekt ist derzeit in der Realisierungs-Phase, geplantes Go-Live am 1. Januar 2025. Projektleiter Michel Bühler ist zuversichtlich. «Ziel ist eine erhöhte Go-Live-Readiness per 1. Oktober 2024 zu erreichen, um vor dem hektischen Weihnachtsgeschäft das Gros der Arbeiten abgeschlossen zu haben.»

Zu Beginn der Initialisierungs-Phase gab es Analyse Workshops, in denen die Anforderungen definiert wurden. Darauf folgte die Erstellung des Lösungskonzepts sowie der Pflichtenhefte.

In der Realisierungs-Phase wird das System konfiguriert und programmiert. Dazu werden Schnittstellen erstellt, KeyUser geschult und Integrationstests durchgeführt. In der Bereitstellungs-Phase erfolgt dann die Vorbereitung des Echtstarts, inkl. Schulungen.

Und bei der Echtstart-Phase geht es dann um die technische Inbetriebnahme, die organisatorischen Vorbereitungen für das Go-Live sowie die Validierungsdokumentation.

So der Plan. Doch Herausforderungen führten zu Verzögerungen, und wichtigen Learnings. So wurde zum Beispiel gleich zu Beginn festgestellt, dass die Lastenhefte zu wenig detailliert aufgesetzt worden waren.

Dazu kam es zu Veränderung der Bedingungen, z. B. durch die Akquisition von Tochterunternehmen. Dies führte zu neuen Anforderungen nach Projektstart. «Hier galt es, Prioritäten zu setzen sowie den Mut haben, mit Unsicherheiten umzugehen und Entscheidungen zu treffen» meint Michel Bühler. Auch wurde die Komplexität der Schnittstellen unterschätzt, was teilweise den veränderten Bedingungen geschuldet war. Dies führte ebenfalls zu Mehraufwand.

Es zeigte sich auch, dass die KeyUser sich zeitweise wegen des Tagesgeschäfts zu wenig auf das IT-Projekt konzentrieren konnten. «Eine optimale Zeit- und Ressourcenplanung sowie das Commitment der KeyUser ist essenziell» rät Michel Bühler.

Alle diese Verzögerungen sorgten schlussendlich für eine Verschiebung des geplanten Go-Live-Datums. Wichtiges Learning: Ein genaueres Monitoring sowie eine enge Begleitung der Projektarbeiten und der KeyUser ist unabdingbar. Auch ist die Prioritätensetzung ein Muss für zukünftige Projekte. 

Fazit

Mit der Einführung des GUS-OS sowie der Vernetzung mit anderen Systemen wird sich für ebi-pharm vieles ändern. Heute noch oft papierlastig und mit Insellösungen unterwegs, werden nun Prozesse angepasst und optimiert.

«Die grösste Herausforderung ist, die KeyUser für das Projekt freizuhalten sowie das Tagesgeschäft zu stemmen.» meint Michel Bühler. «Hier bedarf es der Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Linienführungskräfte. Ansonsten drohen Überlastung, Akzeptanzverlust sowie mögliche Verzögerungen und Qualitätseinbussen.»

Michel Bühler erklärt weiter: «Als wichtig hat sich erwiesen, dass man ins Tun gekommen ist, weg vom Theoretischen und Abstrakten, was vielen KeyUsern etwas Mühe bereitet hatte. Jetzt wo man anpacken und testen kann, kommt auch erst richtig Freude auf!»

Und er ergänzt: «Wir sind zuversichtlich, dass wir diesen Weg gemeinsam mit GUS sowie den anderen Partnern erfolgreich beschreiten werden und schon bald von den Neuerungen profitieren können.»