Bei der Wilhelm & Dousse AG kommt niemand so schnell ins Schleudern, wenn es um Reifen geht. Das Handelsunternehmen mit Sitz in Reichenburg SZ hat sich seit über 20 Jahren als Generalimporteur der Marken Hankook und Toyo einen Namen gemacht und beliefert landesweit ca. 4000 Garagenbetriebe und Reifenhändler.
In der Schweizer Reifenbranche steht die Firma Wilhelm & Dousse für schnellen und flexiblen Lieferservice und höchste Verfügbarkeit. Dies auch während saisonaler Spitzen, wenn von Sommer- auf Winterreifen gewechselt wird und umgekehrt. Fachwissen und Erfahrungen, aber auch reibungslose Geschäftsprozesse und zuverlässige Informationen sind die Grundlage für den Erfolg der Wilhelm & Dousse AG. Die gemeinsame Plattform für alle Mitarbeitenden bildet die zentrale Unternehmenslösung «büro+ / ERPcomplete» von microtech. Diese wurde vom Systempartner Bögli Netzwerk sorgfältig auf die Anforderungen von Wilhelm & Dousse abgestimmt und gezielt erweitert. Im Sinne einer durchgängigen Lösungskette kümmerte sich Bögli auch um die passende IT-Infrastruktur und den Webauftritt inklusive Webshop.

Ausgangslage

Das alte ERP-System war bereits in die Jahre gekommen und in manchen Bereichen den steigenden Anforderungen der dynamischen Reifenbranche nicht mehr gewachsen wie zum Beispiel beim Ablauf der Lieferantenbestellungen. Pro Saison wird bei den Lieferanten eine Gesamtbestellung getätigt. Die Reifen werden nach Bestellung produziert, in vielen Containern verschiff und über die Saison verteilt angeliefert. Von der Auftragsbestätigung bis zum Eintreffen der Ware ändern in der Regel die Liefertermine und der Inhalt der einzelnen Container mehrmals. Manchmal steht sogar erst nach der Wareneingangskontrolle fest,  welche Reifen und Stückzahlen tatsächlich in der Teillieferung enthalten sind. Die aktuellsten Informationen zur Verfügbarkeit einzelner Artikel für die Kunden bereit zu halten, war bisher nur umständlich und mit grossem Zeitaufwand zu bewerkstelligen. Erst nach der Wareneingangskontrolle konnte die Lieferung im System erfasst werden, so dass die Informationen erst ab diesem Zeitpunkt im ERP-System für die Auftragsbearbeitung zur Verfügung standen.

Zielsetzung

Eines der Ziele bei der Einführung eines neuen ERP-Systems bei Wilhelm & Dousse war deshalb, die aktuellsten Lieferinformationen mit wenig Aufwand zu erfassen, einfach zu verwalten und sofort jedem Mitarbeiter über das ERP-System zur Verfügung zu stellen. Ebenso wichtige Anforderungen waren ein individualisierter Speditionsablauf mit elektronischer Übermittlung der Daten an den Spediteur, korrektes Handling mehrerer produktionsland-abhängiger EAN-Codes für einen Artikel und eine intelligente Chargenverwaltung mit verfallsdatumgesteuerten Lagerbewegungen. Auch die Handhabung von bargeldloser WIR-Verrechnung sowie die Finanzbuchhaltung gehörten zum Anforderungsprofil. Nicht zuletzt sollte ein neuer Webauftritt mit nahtlos ins ERP-System integriertem Webshop realisiert werden und die IT-Infrastruktur  Server / Client / Peripherie) erneuert werden.

Vorgehen

Am Anfang jedes erfolgreichen ERP-Projektes steht die Analyse. Nur durch genaue Kenntnis der bestehenden Betriebsprozesse und durch das Erkennen des Optimierungs-potenzials können nutzenbringende Lösungen realisiert werden. Da bei Wilhelm & Dousse kein Pflichtenheft vorhanden war, hat der IT-Partner Bögli Netzwerk zusammen mit dem Kunden im Rahmen einer Analyse die Anforderungen definiert und dokumentiert. Dabei wurde primär auf Besonderheiten in den Prozessen von Wilhelm & Dousse eingegangen und weniger auf Standardabläufe, welche in der Regel durch die meisten ERP-Systemen abgedeckt sind. Da Bögli Netzwerk seit Jahren ERP-Projekte auf der Basis der Lösung «büro+ / ERP-complete» von microtech realisiert, war es naheliegend, die Verwendung des bewährten Produktes auch bei Wilhelm & Dousse zu prüfen.

Das Anforderungsprofil des Kunden wurde mit der Lösung verglichen und unter anderem folgende Fragen beantwortet: Kann büro+ / ERP-complete als Basis für dieses Projekt verwendet werden? Welche Prozesse können mit dem vorhandenen Funktionsumfang abgebildet werden, und wo muss durch eine gezielte Erweiterung eine spezielle Anforderung abgedeckt werden? Wie können die bestehenden Prozesse optimiert werden? Wie hoch sind schlussendlich die Kosten?

Lösungskonzept

Analyse und Strategie ergaben, dass in Ergänzung zum Standard zwei kundenspezifische Erweiterungen programmiert werden mussten. Auf der einen Seite war dies im Bereich Einkauf eine Containerverwaltung, um den Bestellablauf wesentlich einfacher und effzienter zu gestalten, auf der anderen Seite im Bereich Spedition eine Erweiterung, um den bestehenden Versandprozess optimiert zu integrieren. Alle weiteren Prozesse konnten mit dem vorhandenen Funktionsumfang abgebildet  werden. Während der Umsetzung wurden einige neu entstandene Anforderungs-wünsche geprüft und nach Möglichkeit direkt ins Projekt integriert.

Da das «Going Live» gleich auf Anfang Jahr geplant war, mussten bis im Dezember sämtliche Arbeiten und Tests abgeschlossen und die Mitarbeiter geschult werden. Im Oktober wurden das bereits im Vorfeld angepasste ERP-System und die Erweiterungen auf der neuen Hardware installiert und die ersten Schulungsblöcke durchgeführt. Das komplette System konnte anschliessend pünktlich und erfolgreich in Betrieb genommen werden. Da im Vorfeld wegen dem in der Reifenbranche sehr hektischen Jahresendgeschäft die Schulungen nicht im geplanten Umfang durchgeführt werden konnten, entschied sich Bögli Netzwerk gemeinsam mit dem Kunden für eine intensive Begleitung der produktiven Startphase und stellte die nötige Kapazität zur Verfügung. So erhielt Wilhelm & Dousse bei Fragen und Unsicherheiten jederzeit sofortige Unterstützung. Wo nötig, wurden Online-
Individualschulungsblöcke durchgeführt. Aus der Anwendungspraxis heraus entstandene Wünsche nach Anpassungen und Erweiterungen wurden in kürzester Zeit umgesetzt. Anfangs März gingen auch der ins ERP-System integrierte Webshop und die neue Webseite erfolgreich online.

Fazit

Mit der Einführung von büro+ / ERP-complete als integrierte Gesamtlösung sind die Arbeitsabläufe einfacher und effzienter geworden. Ganz besonders wichtig für die Reifenprofis ist, dass die Informationen zu Rückständen und Lieferterminen jetzt immer aktuell und  sofort abrufbar sind. Zudem können bei Bedarf alle Daten exportiert und ausserhalb vom ERP-System weiterbearbeitet oder ausgewertet werden. Ein besonderes Highlight ist die auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Containerverwaltung, welche den Wareneinkauf
stark vereinfacht. Monica Petito, Geschäftsführerin von Wilhelm&DousseAG, hebt aber auch die Zusammenarbeit mit dem Systempartner besonders hervor: «Die Flexibilität der Firma Bögli Netzwerk hat uns sehr geholfen. Egal zu welcher Zeit, die Projektbetreuer waren immer zur Stelle, sei es persönlich vor Ort oder virtuell über Fernwartung. Mit Bögli Netzwerk haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner, welcher uns bei Fragen, Problemen und Wünschen schnell und unkompliziert unterstützt.»

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