Die Planung und Durchführung von Service Einsätzen ist eine komplexe Sache, bei der zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden müssen. Dass der Servicetechniker mit einem vollen Werkzeugkasten zum Kunden reist, ist selbstverständlich. Für einen optimalen Einsatz vor Ort und eine effiziente Verrechnung an den Kunden leisten jedoch digitale Werkzeuge in Form von Software und Informationen genauso wertvolle Dienste.
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Ein Defekt an einer Maschine tritt auf, es braucht einen sofortigen Serviceeinsatz. Das passende Werkzeug in den Wagen zu verladen, ist einfach und schnell gemacht. Die optimale Planung der Serviceeinsätze dagegen ist bereits etwas herausfordernder.
Die Einsatzplanung mehrerer Serviceleute ist abhängig vom Einsatzort, der Priorität des Serviceeinsatzes sowie den Erfahrungen des jeweiligen Servicetechnikers – und damit ziemlich komplex und zeitaufwendig. Die Planung und Disposition von Serviceeinsätzen werden mit der Unterstützung von geeigneten ERP-Lösungen wesentlich vereinfacht. Die Grundlagen dazu bilden verfügbare Stammdaten zu Kunden, den jeweiligen Maschinen und den spezifischen Qualifikationen der verfügbaren Servicetechniker.
Mit den richtigen Werkzeugen (Informationen) zum Kunden
Als Vorbereitung für den Serviceeinsatz ist die Servicetechnikerin auf die kompletten Daten der betroffenen Anlagen angewiesen. Angaben zum Kunden, seinen Standorten, möglichen Ansprechpartnern und den Tätigkeitsgebieten sind für den im Einsatz stehenden Servicetechniker ebenso wichtige Informationen.
Mit modernen ERP-Lösungen können die notwendigen Angaben zu einer Maschine in geeigneter Form online verfügbar gemacht werden. Mit einer entsprechenden Software kann der Servicetechniker dann per Notebook, Tablet oder Smartphone auf die Zeichnungen und Stücklisten der Maschine zugreifen.
Ist zum Beispiel die Software auf der Maschine nicht mehr aktuell, kann der Techniker dank der Online-Anbindung die aktuelle Version der Software laden und auf der Maschine installieren.
Für die beim Kunden im Einsatz stehenden Servicetechnikerin ist es wertvoll zu wissen, was mit der Maschine in der Vergangenheit passiert ist. Welche Teile wurden wann ersetzt? Welche Störungen hat es auf der Maschine gegeben? Wer hat den letzten Service an der Maschine durchgeführt?
Anstelle eines analogen Servicebuches, welches bei der Maschine verfügbar ist, können dieses Informationen in einer passenden ERP-Lösung digital und zentral abgelegt werden. Damit sind die Angaben jederzeit und überall verfügbar. Dies wiederum gibt dem Servicetechniker die Möglichkeit, sich über die Historie einer Maschine zu informieren, bevor er vor Ort ist. Auf Basis dieser Informationen kann er sich schon ein Bild über die im Einsatz stehende Maschine verschaffen und allenfalls notwendige Ersatzteile bereitstellen und sich besser auf den Einsatz vorbereiten.
Verrechnung von Serviceleistungen
Mit einer geeigneten Softwarelösung erfasst eine Servicetechnikerin die durchgeführten Arbeiten, benötigten Ersatzteile sowie Reisespesen online in einer entsprechenden Applikation. Auf Basis dieser Daten kann in der Administration umgehend die Rechnung für den Einsatz erstellt werden. Das mühselige Entziffern von Handnotizen sowie die nachträgliche manuelle Erfassung fallen weg. Mit einem solchen Verfahren steigt die Prozessqualität und die Kosten für die Verrechnung von Serviceleistungen reduzieren sich.
Fazit
Durch den Einsatz von ERP Lösungen können Serviceeinsätze besser disponiert und einfacher verrechnet werden. Für die Vorbereitung des Serviceeinsatzes stehen dem Servicetechniker die notwendigen Informationen online zur Verfügung. Mit diesen Angaben kann sich die Servicefachperson optimal auf den Einsatz vorbereiten und damit Standzeiten reduzieren sowie die Zufriedenheit des Kunden erhöhen.
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Autor:
Roger Busch ist Senior Consultant topsoft Consulting