Neuausrichtung im Mittelstand: Mit der KI-Lösung ALBERT | AI digitalisiert die Otto Lehmann GmbH Auftragsabwicklung, Kundenkommunikation sowie Workflows und gewinnt Zeit fürs Wesentliche.
Produktionshalle der Otto Lehmann GmbH (Bild zVg von Novista)
Die Otto Lehmann GmbH, Spezialistin für Dachkomponenten mit Sitz in Bayern, ist ein mittelständisches Unternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden. Im Zuge eines Generationenwechsels sollen der digitale Wandel beschleunigt und die Arbeitsprozesse grundlegend modernisiert werden. Ziel ist es, mit Künstlicher Intelligenz (KI) alltägliche Aufgaben und Abläufe zu automatisieren.
Das Projekt brachte schnelle Ergebnisse: In wenigen Monaten gelang es, durch den Einsatz von ALBERT | AI, der KI-Software von agorum, die Effizienz zu steigern. «Wir sparen uns damit die komplette Auftragserfassung, die Bestellung geht automatisch ins ERP-System sowie die Produktion. Ein echter Game Changer», meint Sebastian Engelskirchen, Geschäftsführer der Otto Lehmann GmbH.
Ausgangslage: Heterogene Prozesse und Digitalisierungsdruck
Die Otto Lehmann GmbH bietet mehr als 1800 Dachprodukte an und ist an mehreren Standorten aktiv. Wie viele mittelständische Unternehmen sah sie sich nach Jahren selektiver Digitalisierung mit gewachsenen Prozessen konfrontiert, teils digital, teils noch analog:
- Dokumente auf Netzlaufwerken und Desktops
- Manuelle Auftragsbearbeitung per E-Mail
- Insellösungen ohne zentrale Übersicht
- Zeitaufwendige Kundenkommunikation und Reklamationsbearbeitung
Es wurde klar: Die Digitalisierung muss auf ein neues Niveau gebracht werden.
Lösungsweg: KI-basiert und Schritt für Schritt zum digitalen Mittelstand
Zum Einsatz kommt ALBERT | AI, die KI-Plattform für den Mittelstand von agorum. Der Entscheid fiel leicht: Die Otto Lehmann GmbH arbeitete bereits mit agorum core als DMS-Basis – somit bestand eine solide Datenstruktur, in die sich ALBERT nahtlos integrieren konnte. Zentral waren folgende Meilensteine:
- Zentrale Dokumentenablage:
Alle relevanten Mails, Angebote & Prozesse werden in agorum zentralisiert, als Basis für Datensicherheit und transparente Abläufe. - Automatisierte Auftragsabwicklung:
E-Mail-Bestellungen erkennt ALBERT und legt sie automatisch im ERP-System an. Nach einem letzten Plausibilitätscheck erfolgen Produktion und Versand ohne manuelle Zwischenschritte. - Reklamationsbearbeitung & Kundenservice:
Kommen Nachfragen oder Reklamationen, erkennt ALBERT diese, stösst Workflows an und verteilt Aufgaben automatisch an die passenden Teams. - ERP-Integration & Chatbot:
Durch Schnittstellen zu ERP/Shopfloor und den ALBERT-Chat können interne Nutzer und Kunden Anfragen live stellen, z. B. zu Lagerständen oder Terminen. - Schulungen & Akzeptanz:
Key-User und Teams werden kontinuierlich geschult, damit die Einführung von KI betriebsnah, offen und zügig gelingt.
Individuelle Anpassung:
Neben Standardfunktionen werden spezielle Workflows, wie etwa für die Liefer- und Rechnungsabgleiche, angepasst und mit den internen Prozessen der Otto Lehmann GmbH verknüpft.
Fazit und Ausblick: Nachhaltiger Digitalisierungsvorsprung für den Mittelstand
Die Otto Lehmann GmbH hat mit ALBERT Prozesse optimiert und das Fundament für dauerhafte IT-Agilität sowie Innovationskultur gelegt. Ob automatisierte Compliance-Checks, smarte E-Mail-Antworten oder individuelle Workflows: Sukzessive werden weitere KI-gestützte Anwendungen integriert.
So folgen die automatische Verknüpfung von Lieferscheinen und Rechnungen, eine KI-gestützte Priorisierung eingehender E-Mails sowie die Integration von Shopfloor-Daten und Bildanalyse.
Sebastian Engelskirchens Tipp für andere KMU: «Wir raten dazu, den Mut zu haben und sich offen für die neue Technik zu zeigen. Die ersten spürbaren Vorteile kommen schneller, als viele denken.»
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von NOVISTA GmbH. Der zertifizierte agorum®-PRO Partner mit Sitz in Biel/Bienne ist seit 1997 erfolgreich im Schweizer Markt tätig. www.novista.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 25-4
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