Während die funktionale Tiefe von ERP-Systemen wächst, stösst die klassische Bedienung an Grenzen. Der nächste Sprung in der User Experience (UX) entsteht durch die Verbindung bewährter Web-Standards mit Künstlicher Intelligenz. Was mit Assistenten auf Basis von Large Language Models (LLMs) begann, führt nun zur Entwicklung echter KI-Agenten. So wandelt sich das ERP vom passiven Werkzeug zum proaktiven System mit dialogfähigen «KI-Kollegen».
Schon heute hilft KI spürbar bei der täglichen Arbeit. Bald wird sie die User Experience von ERP-Systemen tiefgreifend verändern. (Bild Comarch AG)
ERP-Bedienung auf den Kopf gestellt
In der heutigen IT-Landschaft bilden ERP-Systeme hochkomplexe Unternehmensstrukturen ab. Sie vereinen Kernprozesse aus Beschaffung, Vertrieb, Produktion und Logistik in einer zentralen Instanz. Diese Komplexität war lange Zeit ein zweischneidiges Schwert: Einerseits ermöglicht sie maximale Kontrolle über alle Geschäftsbereiche, andererseits erfordert die konventionelle Nutzung oft eine zeitintensive Einarbeitung und Expertenwissen.
Wir stehen heute jedoch an einem Wendepunkt. Der Einzug dialogfähiger KI auf Basis grosser Sprachmodelle revolutioniert die User Experience grundlegend. ERP-Systeme transformieren sich durch intelligente Chatbots und KI-Agenten, weg von starren Eingabemasken hin zu Assistenten-gestützten Systemen, die den Anwender aktiv bei seinen Aufgaben begleiten.
Die Basis klassischer UX und ihre Grenzen
Um die Basis von moderner User Experience zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf das technologische Fundament. Eine moderne UX beginnt heute bei der Flexibilität der Oberfläche. Zeitgemässe ERP-Lösungen setzen auf webbasierte Schnittstellen, die über den Browser zugänglich sind und sich ohne Programmieraufwand an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei das Empowerment durch Self-Service-Funktionen. Anwender können heute per Drag & Drop eigene Dashboards für Business Intelligence erstellen oder mittels Design-Assistenten und Responsive Webdesign eigene Webshops gestalten, ohne die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.
Hinzu kommt die Relevanz der Geräteunabhängigkeit. In einer mobilen Arbeitswelt ist die nahtlose Darstellung auf PC, Tablet und Smartphone sowie die Unterstützung zahlreicher Sprachen für internationale Teams eine Grundvoraussetzung. Trotz dieser Fortschritte bleibt ein Wermutstropfen: Aufgrund der immensen Funktionsvielfalt kann selbst das beste Interface-Design nicht verhindern, dass spezialisierte Funktionen in tiefen Menüstrukturen verborgen bleiben. Hier stösst das klassische User Interface (UI) an seine Grenzen, da die manuelle Navigation ab einer gewissen Komplexität zwangsläufig aufwendig bleibt.
Conversational UX als neue Interaktionsweise
Hier setzt die KI an und schlägt die Brücke zwischen funktionaler Komplexität und intuitiver Bedienung. Die Interaktion in natürlicher Sprache dient als Schlüssel: Anstatt sich durch Menüpfade zu klicken, interagieren Nutzer im Dialog mit dem System – schriftlich oder per Spracheingabe. Moderne KI-Assistenten verstehen dabei nicht nur isolierte Befehle, sondern erfassen den Kontext und berücksichtigen den bisherigen Gesprächsverlauf.
Idealerweise nutzen die Anwender in Zukunft situativ die jeweils beste Methode: Komplexe Datenpflege erfolgt weiterhin per Maus und Tastatur, während schnelle Abfragen oder Navigationsbefehle per Sprache oder Text getätigt werden. Ein Befehl wie «Öffne Artikel 10010» führt ohne Umwege ans Ziel und umgeht langwierige Klickstrecken. Sogar das Anlegen von Aufträgen kann direkt über den Chat erfolgen, was typische manuelle Fehlerquellen wie Zahlendreher minimiert. Zudem fungiert der KI-Assistent als persönlicher Coach, der die Softwarelogik im Detail kennt und bei Fragen schrittweise Anleitungen liefert. Dies verkürzt die Lernkurve beim Onboarding und entlastet den internen IT-Support.
Die Transformation der gesamten Software-Umgebung
Die neue Bedienung erstreckt sich über das ERP hinaus auf das gesamte Software-Ökosystem. Im Bereich Business Intelligence etwa wandelt sich die Datenauswertung radikal. Anstatt Dashboards manuell zu konfigurieren, fragen Nutzer Geschäftsdaten – wie etwa die umsatzstärksten Artikel aus dem letzten Geschäftsjahr – ab, woraufhin die KI das Ergebnis als Diagramm im Chat-Fenster visualisiert.
Ähnliche Effekte zeigen sich im Prozessmanagement und der Dokumentenverwaltung. Hier automatisieren KI-gestützte Erkennungsverfahren die Datenerfassung von Belegen im Hintergrund, sodass sich die manuelle Interaktion für den Nutzer auf ein Minimum reduziert. Beispielsweise im Retail-Sektor verlagert sich die UX auf mobile Endgeräte, was Inventuren direkt auf der Verkaufsfläche ermöglicht. Gleichzeitig erlauben intelligente Web-Kassensysteme intuitive Self-Service-Modi für Kunden. Im E-Commerce schliesslich sorgt die KI für personalisierte Kaufempfehlungen, während Händler durch zentrale Administrations-Tools eine vereinfachte Oberfläche zur Steuerung diverser Marktplätze erhalten.
KI-Agenten als nächste Evolutionsstufe
Die Entwicklung bleibt jedoch nicht beim assistierenden Chatbot stehen. Der nächste grosse Meilenstein ist der Übergang zu eigenständig agierenden KI-Agenten. Während heutige Systeme primär navigieren und Fragen beantworten, erlauben neue Frameworks wie das Model Context Protocol (MCP) die Entwicklung von Agenten, die als virtuelle Mitarbeiter agieren. Diese können auf Systemwerkzeuge zugreifen, um spezifische Aktionen im ERP-System autonom auszuführen.
Die UX der Zukunft endet zudem nicht an Systemgrenzen. Durch die Integration in verbreitete Büroanwendungen und Ökosysteme wie Microsoft 365 wird eine nahtlose Kommunikation zwischen ERP und Desktop-Applikationen sichergestellt. Intelligente Agenten koordinieren dabei den Informationsfluss über verschiedene Plattformen hinweg, was einen fliessenden Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsschritten ermöglicht. Dieser Ansatz lässt sich auch nutzen, um ganze ERP-Systeme miteinander zu vernetzen.
Fazit und strategische Empfehlungen
Die Unternehmen benötigen keine Glaskugel, um drei wesentliche Entwicklungen vorauszusehen. Erstens: ERP-Systeme bleiben als Single-Point-of-Truth. Zweitens: Die Verschmelzung von flexiblen Oberflächen mit KI-Assistenten und -Agenten wird die Bedienung der Systeme vollständig und nachhaltig verändern. Drittens: Die Mitarbeitenden gewinnen durch die resultierende Automatisierung von Routineaufgaben wertvolle Zeit für wertschöpfende Kernaufgaben.
IT-Entscheider müssen dafür heute die Weichen stellen. Grundvoraussetzung ist der Einsatz von ERP-Systemen mit «KI-Readiness», die offen für neue Protokolle und Technologien sind. Ebenso kritisch ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität, da die Leistungsfähigkeit jeder KI unmittelbar von ihrer Datengrundlage abhängt.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Comarch AG – Hersteller des ERP-Systems des Jahres 2025 in der Kategorie Cross-Industry. Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen in Fertigung und Handel. www.comarch.de/erp
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-1
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