Im Webinar-Replay von topsoft und der Schweizerischen Post erfahren Sie, wie bei Posteingang, Versand und Archivierung digitale und physische Prozesse sauber zusammenspielen. Seit der Digitale Brief per 1. April 2026 Teil der postalischen Grundversorgung wurde, steht dafür ein neuer verbindlicher Kanal zur Verfügung. Das Webinar zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele aus ERP, HR und Finance, wo heute Medienbrüche entstehen, wie sich manuelle Schritte reduzieren lassen und wie KMU ihre Versand- und Kommunikationsprozesse näher an bestehende Systeme bringen können, ohne ihre IT-Landschaft komplett neu aufzubauen. Lesen Sie hier eine Zusammenfassung und schauen Sie sich das ganze Replay kostenlos an.
Der 1. April 2026 markierte einen wichtigen Schritt: Der Digitale Brief ist offiziell Teil der postalischen Grundversorgung. Die Infrastruktur steht also. Viele KMU kämpfen jedoch weiterhin mit analogen Altlasten. Die Frage drängt sich auf: Warum kleben wir eigentlich immer noch lieber Briefmarken, während Teams längst dezentral arbeiten? Die Antwort liegt oft in unnötigen Medienbrüchen.
Einführung: Der Briefkasten wird auch digital
Die Schweizerische Post hat die Zeichen der Zeit erkannt und die postalische Grundversorgung ins digitale Zeitalter überführt. Für Anwender moderner Business Software ist das weit mehr als eine Formalität. Es ist eine strategische Weichenstellung. In einer Arbeitswelt mit Homeoffice, dezentralen Teams und mehreren Standorten wird physische Briefpost schnell zum Bremsklotz.
Analyse der Ausgangslage
In vielen KMU sind die Prozesse rund um die Geschäftspost noch erstaunlich fragmentiert. Dokumente werden gedruckt, kuvertiert und zur Post gebracht, ein Aufwand, der Zeit und Ressourcen bindet. Dazu kommt ein Klassiker aus dem Büroalltag: Drucker scheinen kurz vor wichtigen Deadlines ein Eigenleben zu entwickeln und verabschieden sich gerne mit Papierstau. Während Dokumente dann liegen bleiben und Mitarbeitende nicht vor Ort sind, leidet die Effizienz im ganzen Prozess.
Der «So What?»-Faktor
Diese Medienbrüche sind nicht nur ineffizient, sondern auch ein Risiko. Gerade bei sensiblen Dokumenten wie Lohnabrechnungen oder Verträgen ist der Versand per Standard-E-Mail problematisch. Der hybride Postversand entschärft dieses Dilemma. Er verbindet digitale und physische Zustellung intelligent. Wie diese neue Wahlfreiheit funktioniert, zeigte Donato Serra, Experte für digitale Kommunikationslösungen, in seiner Präsentation im Webinar.
Donato Serra: Die neue Freiheit der Zustellung
Donato Serra machte klar: Die Modernisierung der Kommunikation ist kein Selbstzweck. Es geht darum, starre Logistikketten aufzubrechen. Im Zentrum steht ein System, das sich konsequent am Empfänger orientiert und gleichzeitig hohe Schweizer Sicherheitsstandards erfüllt.
Kernkonzept «Wahlfreiheit»
Der entscheidende Unterschied beim Digitalen Brief: Versand und Empfangskanal werden entkoppelt. Als KMU liefern Sie Ihre Dokumente zentral ein, der Empfänger entscheidet selbst, ob er diese klassisch im Briefkasten oder digital in der e-Post App erhalten möchte. Mit bereits 2 Millionen verifizierten Adressen und 1,2 Millionen aktiven App-Nutzern erreicht das System heute schon einen beachtlichen Teil der Schweizer Bevölkerung.
Sicherheit «Made in Switzerland»
Für Schweizer KMU ist die Datenhaltung ein zentrales Thema. Serra: “Sämtliche Daten werden in der Google Cloud in Zürich gehostet. Die Daten bleiben damit in der Schweiz. Dank Verschlüsselung und Zeitstempel geniesst der Digitale Brief denselben Schutz wie das physische Briefgeheimnis, nur ohne das Risiko einer ungeschützten E-Mail.”
Die wichtigsten Takeaways:
- Rechtliche Sicherheit: Seit April 2026 ist der Digitale Brief Teil des Service Public.
- Drei Zustellstufen: Standard, Plus und Einschreiben (Registered) bieten je nach Anwendungsfall den passenden Nachweis.
- Maximale Reichweite: Über 2 Millionen verifizierte Empfänger sind digital erreichbar.
Silvestre Michoud: Mit SmartSend zum One-Click-Versand
Theorie ist gut, ein funktionierendes Tool im Alltag besser. Silvestre Michoud zeigte, dass der Einstieg keine komplexen IT-Projekte erfordert. Mit der Weblösung SmartSend gelingt der Umstieg in wenigen Minuten.
Effizienzgewinne bewerten
Die wirtschaftliche Logik ist klar: Eine digitale Zustellung kostet 40 Rappen. Verglichen mit Porto, Papier, Toner und manueller Arbeitszeit wird schnell sichtbar, wo Einsparpotenzial liegt.
Der Live-Einblick: Einfachheit als Prinzip
Der Prozess ist bewusst einfach gehalten: PDF hochladen, Adressprüfung abwarten, fertig. Das System erkennt automatisch, ob ein Empfänger digital erreichbar ist. Falls nicht, übernimmt die Post den gesamten physischen Versand inklusive Druck, Frankierung und Kuvertierung. Besonders interessant für exportorientierte KMU: SmartSend erkennt internationale Adressen automatisch und erstellt die passenden Barcodes für Sendungen nach Deutschland, Frankreich oder Übersee.
Die wichtigsten Takeaways:
- Null Installation: Browserbasierter Zugriff, ideal für dezentrale Teams.
- Schweizer Präzision: Die Firmenverifizierung erfolgt per physischem Code per Post, um Missbrauch zu verhindern.
- Volle Transparenz: Tracking für A-Post Plus oder Einschreiben ist direkt im Dashboard verfügbar.
Digitaler Posteingang: Das Ende der Papierberge
Wer den Ausgang digitalisiert, sollte auch den Eingang neu denken. Ein digitaler Posteingang sorgt dafür, dass Informationen direkt dort landen, wo sie verarbeitet werden.
Prozess-Transformation
Physische Post wird an ein Scan-Center umgeleitet. Dort werden Briefe geöffnet, digitalisiert und per OCR durchsuchbar gemacht. Anschliessend landet das Dokument als durchsuchbares PDF im digitalen Posteingang. Falls ein Original physisch benötigt wird, bleibt es während einer Übergangsfrist archiviert.
Sicherheitsaspekt im Scan-Center
Datenschutz ist hier kein Marketingbegriff, sondern eine gelebte Praxis. Mitarbeitende arbeiten an isolierten Arbeitsplätzen und unterstehen strengem Briefgeheimnis. Um Risiken zu minimieren, gilt Smartphone-Verbot am Arbeitsplatz. Physische Sendungen wie Kreditkarten oder Wahlunterlagen werden manuell erkannt und ungeöffnet weitergeleitet.
Fazit: Der richtige Zeitpunkt für den digitalen Ruck
Abwarten bringt aktuell wenig. Die technologische Infrastruktur ist vorhanden, die rechtlichen Grundlagen sind geschaffen und die Skalierung funktioniert für kleine wie grosse Unternehmen.
Strategische Empfehlung
Setzen Sie auf einen Digital-First-Ansatz. Die hybride Zustellung nimmt Ihnen die Kanalfrage weitgehend ab. Das System wählt automatisch den effizientesten Zustellweg.
Praktische Tipps für KMU:
- Pilotprojekt starten: Beginnen Sie mit einem stabilen Prozess wie Lohnabrechnungen oder Rechnungsversand.
- Einfacher Einstieg: Die Registrierung auf Nutzerbasis ermöglicht erste Tests ohne grössere IT-Investitionen.
- Skalierung: Prüfen Sie bei Erfolg die API-Anbindung, um den Versand direkt aus ERP-Systemen wie Abacus Research AG oder Bexio zu automatisieren.
Take Action: So geht es weiter
Befreien Sie Ihr Team vom Kuvertieren und optimieren Sie gleichzeitig Ihre Versandkosten. Der Weg zur Postlogistik 4.0 ist kürzer, als viele denken.
Jetzt aktivieren:
Registrieren Sie Ihr Unternehmen auf ePost.ch, fordern Sie den Verifizierungscode an und testen Sie SmartSend beim nächsten Versand.
Wissen vertiefen:
Schauen Sie sich die Live-Demo in der Webinar-Aufzeichnung an und prüfen Sie, wo in Ihrem Unternehmen die grössten Medienbrüche heute noch bestehen.
