Excel, WhatsApp, Telefon: So werden in vielen Schweizer Betrieben Einsätze geplant. Es funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Die versteckten Kosten stehen in keiner Erfolgsrechnung. Ein Rechenbeispiel zeigt, wie viel Geld in der Disposition liegt.
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Das Problem: Disposition ist unsichtbare Arbeit
Wer in einer Eventagentur, einem Cateringbetrieb, einem Sicherheitsdienst oder bei einem Personalverleiher für die Einsatzplanung zuständig ist, kennt den Ablauf:
Anfrage kommt rein, Verfügbarkeiten werden per Chat abgefragt, drei Leute sagen zu, einer sagt am Vorabend ab, zwei Anrufe später ist die Schicht besetzt. Danach werden die Stunden aus Fotos von Stundenzetteln in eine Tabelle übertragen und Ende Monat an die Lohnbuchhaltung gemailt.
Das Problem daran: Diese Arbeit taucht in keiner Kostenstelle auf. Sie verteilt sich auf Disponentinnen, Projektleitung, die Geschäftsführung und das Backoffice – in Fünf-Minuten-Häppchen, den ganzen Tag lang. Deshalb wird sie unterschätzt.
Die fünf versteckten Kostenblöcke
- Suchzeit:
Verfügbarkeiten einzeln abfragen, nachfassen, bestätigen. - Rückfragen:
«Wo muss ich hin?», «Was soll ich anziehen?», «Wann bin ich fertig?» – jede Frage ein Chat, ein Anruf. - Doppelerfassung:
Stunden werden erst am Einsatz notiert, dann in Excel, dann ins Lohnprogramm übertragen. - Fehlerkorrekturen:
Falsche Zuschläge, vergessene Spesen, Nachzahlungen – und die Diskussionen dazu. - Ausfälle:
Kurzfristige Absagen ohne sofortige Übersicht, wer einspringen könnte.
Ein Rechenbeispiel: Betrieb mit 150 Personen im Pool
Nehmen wir einen typischen Schweizer Betrieb aus Event, Gastronomie oder Sicherheit: 150 flexible Mitarbeitende im Pool, rund 400 Einsätze pro Monat. Der Aufwand verteilt sich auf drei Prozessbereiche, die Annahmen sind bewusst konservativ:
- Rekrutierung:
8 neue Poolmitglieder pro Monat, je rund 3 Stunden für Sichten, Kontakt, Onboarding und Dokumente – 24 Stunden. - Disposition:
400 Einsätze, je rund 15 Minuten für Anfrage, Bestätigung und Rückfragen – 100 Stunden. - Abrechnung:
Stunden kontrollieren, übertragen, Zuschläge prüfen, an die Lohnbuchhaltung übergeben – 30 Stunden. - Total:
rund 154 Stunden pro Monat oder rund 1850 Stunden pro Jahr. - Bei Vollkosten von CHF 65 pro Stunde entspricht das rund CHF 120'000 pro Jahr – allein für die manuelle Koordination.
Noch nicht eingerechnet sind Fehlerkosten in der Lohnabrechnung, verlorene Aufträge, weil kurzfristig nicht genug Personal bestätigt war, und die Fluktuation im Pool, wenn Mitarbeitende von der Kommunikation genervt sind.
Werden diese Schritte digitalisiert – Online-Bewerbung direkt in den Pool, Verfügbarkeitsabfrage und Selbstbuchung per App, Zeiterfassung am Einsatzort, direkte Übergabe an Abacus oder ein anderes Lohnsystem – sinkt der Aufwand in allen drei Bereichen erfahrungsgemäss um rund 40 Prozent. Im Beispiel sind das rund 740 Stunden pro Jahr, knapp eine halbe Vollzeitstelle oder rund CHF 48'000 – Zeit, die stattdessen in Kunden und Qualität fliesst.
Was sich konkret verändert
Der grösste Effekt ist nicht die gesparte Stunde, sondern die Übersicht: Wer heute Morgen um acht Uhr sieht, welche Einsätze der Woche noch offen sind und wer verfügbar wäre, plant proaktiv statt reaktiv. Mitarbeitende sehen ihre Einsätze, Einsatzorte und Ansprechpersonen in der App und fragen nicht mehr nach. Die Stunden sind am Abend erfasst, nicht Ende Monat. Und die Lohnbuchhaltung erhält Daten, keine Fotos.
Beispiele aus der Schweiz
Das Hallenstadion Zürich hat mit einem eigenen Personalpool und durchgängig digitalen Prozessen die Abhängigkeit von externen Personaldienstleistern beendet. Die Eventagentur youngcom koordiniert damit Grossveranstaltungen wie die Street Parade, FASTDRINKS besetzt Festivalbars mit Gastro- und Eventpersonal. Gemeinsam ist allen: Viele flexible Mitarbeitende, stark schwankender Bedarf – und ein Büro, das vorher die Lücken von Hand geschlossen hat.
Rechnen Sie es für Ihren Betrieb durch
Wie viel Zeit Ihre eigene Rekrutierung und Disposition heute bindet, zeigt der kostenlose Zeitersparnisrechner von Teamhero in wenigen Minuten und ohne Anmeldung.
Wenn Sie das Ergebnis mit uns durchsprechen möchten: Wir bieten ein unverbindliches Kennenlerntelefonat mit einer kurzen Prozessanalyse an.
Der Autor
Martin Winiker ist CEO Teamhero Schweiz GmbH. Er begleitet seit vielen Jahren Schweizer KMU bei Softwareauswahl und Digitalisierung von Personalprozessen. www.teamhero.de · LinkedIn
Teamhero Schweiz GmbH | 8002 Zürich | www.teamhero.ch
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