Aus einer anfänglichen Excel-basierten Arbeitsweise heraus hat Xsensio konsequent den nächsten Schritt gemacht. Mit ZEN ERP – einer innovativen Schweizer ERP‑Lösung – hat das Medtech‑Startup nun eine skalierbare Basis für Produktion, Qualität und Wachstum geschaffen. Darüber haben wir mit Karin Jaymes, Mitgründerin von Xsensio, gesprochen.
Karin Jaymes ist Mitgründerin von Xsensio und verantwortet dort das Finanz- und Rechnungswesen. Sie ist zudem Managerin am EPFL Nanolab, wo sie die finanzielle und administrative Leitung internationaler Forschungsprojekte übernimmt, darunter das europäische FET-Flagship-Pilotprojekt Guardian Angels. (Bild Karin Jaymes)
Zwischen Innovation und wachsender Komplexität
Das Schweizer Medtech-Unternehmen Xsensio steht für Innovation im Bereich tragbarer Biosensoren. Das in Lausanne ansässige Startup wurde vom Time Magazine zur World’s Top HealthTech Company 2025 ernannt und sorgte kürzlich mit der Ankündigung einer strategischen Partnerschaft mit Texas Instruments, einem weltweit führenden Halbleiterunternehmen, für Aufsehen.
Mit dem Wachstum des Unternehmens benötigten jedoch die internen Abläufe, die anfangs durch eine Kombination aus Excel-Tabellen unterstützt wurden, eine robustere und integrierte Backoffice-Infrastruktur.
Mit der Einführung von ZEN ERP hat sich das grundlegend geändert. Wir haben uns mit Karin Jaymes, Projektleiterin der ERP-Initiative, über Herausforderungen, Implementierung und messbare Ergebnisse unterhalten.
Karin Jaymes, können Sie uns Xsensio kurz vorstellen?
Xsensio ist ein innovationsgetriebenes Schweizer Startup. Wir sind im EPFL Innovation Park in Lausanne ansässig und beschäftigen derzeit 11 Mitarbeitende.
Die Vision des Unternehmens ist es, weltweit führend im Bereich tragbarer Biosensoren zu werden und Milliarden von Menschen dabei zu helfen, im Laufe des Tages bessere Entscheidungen zu treffen – dank Daten, die auf einfache und minimalinvasive Weise erhoben werden.
Unsere patentierte Lab-on-Skin©-Technologie ermöglicht die Messung verschiedenster Biomarker direkt auf der Haut mittels eines tragbaren Sensors – gleichzeitig, in Echtzeit und kontinuierlich. Wir bewegen uns in einem hochdynamischen Umfeld, das stark von Forschung und internationaler Zusammenarbeit geprägt ist.
Wie sah Ihre Systemlandschaft vor der Einführung von ZEN ERP aus?
Vor der Einführung von ZEN ERP haben wir hauptsächlich mit Excel-Tabellen gearbeitet. Das betraf nahezu alle Bereiche – von der Finanzplanung über das Projektcontrolling bis hin zur administrativen Verwaltung.
Das mag in einem Unternehmen in der Frühphase funktionieren, wird jedoch schnell zur Einschränkung, sobald mehrere Projekte parallel laufen und die Anzahl an Mitarbeitenden, Lieferanten, Kunden und Partnern steigt.
Wo lagen die grössten Herausforderungen vor der Einführung von ZEN ERP?
Informationen wurden über mehrere Dateien und Systeme hinweg verwaltet, was die operative Komplexität erhöhte. Das Reporting wurde zeitaufwändiger.
Wann haben Sie erkannt, dass ein ERP-System notwendig ist?
Das war eigentlich schon länger klar. Insbesondere benötigten wir dringend eine Lösung, um unsere Produktion und unser Lager zu verwalten und die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Komponenten sicherzustellen. Für Medtech-Unternehmen gelten hier strenge Anforderungen, die nachweisbar erfüllt werden müssen.
In unserem kleinen Team verfügen wir zwar über hervorragend ausgebildete Ingenieure und Wissenschaftler, aber niemand hatte praktische Erfahrung in der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems – und für externe Berater fehlte uns das Budget. Gleichzeitig gab es zahlreiche andere Prioritäten, und niemand hatte die Zeit oder Energie, ein solches Projekt voranzutreiben.
Wir brauchten nicht nur eine Softwarelösung, sondern auch jemanden, der uns zeigt, wie man diese in einem Medtech-Unternehmen implementiert – idealerweise mehr oder weniger kostenlos (lacht).
Warum fiel die Wahl auf ZEN ERP?
Für uns war klar, dass wir als Medtech-Unternehmen eine Lösung benötigen, die validierbar und auditierbar ist. Allein diese Anforderung schränkt die Auswahl bereits erheblich ein. Zudem benötigten wir eine Lösung, die mit minimalen Anfangskosten und ohne technisches Vorwissen implementiert werden kann – also eine SaaS-Lösung (Software as a Service).
Ein weiterer Faktor war, dass ZEN ERP eine native Schweizer SaaS-Lösung ist und unsere Daten ausschliesslich in einem ethischen Rechenzentrum in der Schweiz gehostet werden.
Entscheidend war jedoch auch die Entstehungsgeschichte von ZEN ERP. Die Entwickler haben vor über 20 Jahren selbst ein Medtech-Unternehmen an der EPFL gegründet und standen damals vor ähnlichen Herausforderungen wie wir heute. Aus dieser Situation heraus haben sie ZEN ERP entwickelt.
Inzwischen haben sie ihr Unternehmen an einen global tätigen, börsennotierten Medtech-Konzern verkauft (der ZEN ERP weiterhin nutzt) und bauen nun ein neues Unternehmen rund um ZEN ERP auf. Für uns war sofort klar, dass dies die richtigen Partner sind.
Wie verlief die Implementierung des ERP-Systems?
Die Implementierung erfolgte iterativ gemeinsam mit den Entwicklern von ZEN ERP. Wir erhielten einen Zugang und eine kurze Einführung und konnten dann direkt starten. Zunächst begannen wir mit der Zeiterfassung, danach legten wir schrittweise unsere Artikel an und begannen, Einkauf und Produktion über ZEN ERP zu steuern.
Seit Januar führen wir auch unsere gesamte Buchhaltung in ZEN ERP, und mittlerweile verwalten wir auch unsere Entwicklungsprojekte über das System.
In gewisser Weise ist die Implementierung noch nicht abgeschlossen. Wir entdecken laufend neue Funktionen, die uns helfen, uns besser zu organisieren und noch effizienter zu arbeiten.
Wie haben die Mitarbeitenden auf das neue System reagiert?
Die Einführung verlief schnell und reibungslos – deutlich schneller als erwartet.
Das System ist sehr einfach zu bedienen, und selbst komplexere Funktionen, wie das Erstellen von Stücklisten, lassen sich in wenigen Minuten erklären.
Welche Prozesse wurden am stärksten verbessert?
Die Verbesserungen betreffen nahezu alle Bereiche:
- Finanzmanagement
- Supply Chain Management
- Projektmanagement
- CRM
- Qualitätsmanagement
Alle Mitarbeitenden haben nun transparenten, standortunabhängigen und Echtzeit-Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdaten.
Wir erfassen deutlich mehr Daten in kürzerer Zeit, in höherer Qualität und in einer strukturierten Form. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich und ermöglicht es uns, unsere Zeit und Energie stärker auf die Produktentwicklung zu konzentrieren.
Zudem haben wir festgestellt, dass ZEN ERP uns dabei hilft, stärker in Prozessen zu denken. ZEN ERP gibt uns eine Struktur, die uns hilft, Prozesse zu standardisieren, zu dokumentieren und gezielt zu verbessern, ohne uns einzuschränken.
Welche Lessons Learned würden Sie anderen Unternehmen mitgeben?
Wir hätten viel Zeit und Energie sparen können, wenn wir ZEN ERP früher eingeführt hätten.
Ein ERP-System ist kein «Nice-to-have», sondern das Rückgrat und das Gedächtnis eines Unternehmens. Es spart Zeit und Kosten und organisiert grosse Teile des Unternehmens quasi automatisch.
Ihr Fazit in einem Satz?
Die Einführung von ZEN ERP bei Xsensio zeigt eindrücklich, wie entscheidend ein modernes ERP-System als Grundlage für Innovation und Wachstum ist.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Zenplify AG, dem Schweizer Entwickler von ZEN ERP. www.zen-erp.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-1
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