Lange Zeit wurde Künstliche Intelligenz in Personalabteilungen primär reaktiv eingesetzt: Ein Nutzer stellte eine Anfrage, das System lieferte die Antwort. Ein Anwender gab einen Prompt ein, die KI erstellte den Entwurf. Doch dieses Paradigma verschiebt sich aktuell grundlegend. Die nächste Innovationswelle, die sogenannte Agentische KI, hält Einzug in das Personalwesen und agiert zunehmend autonom.
Symbolbild topsoft
Wenn KI-Agenten das Handeln übernehmen
Im Gegensatz zur traditionellen Automatisierung, die starren Regeln folgt, ist Agentische KI in der Lage, Kontexte zu interpretieren und eigenständig Folgeschritte einzuleiten. Wo bisher manuelle Anstösse nötig waren, erkennt ein KI-Agent heute beispielsweise eine Neueinstellung und stösst den entsprechenden Onboarding-Workflow an. Ein anderer überwacht Vertragslaufzeiten, bereitet Verlängerungen vor und leitet diese zur Genehmigung weiter, noch bevor ein Prozessbeteiligter intervenieren muss.
Besonders in Bereichen mit hohem Dokumentenaufkommen entfaltet diese Technologie ihr volles Potenzial: Bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen, in Freigabeprozessen, bei der Vollständigkeitsprüfung von Personalakten oder bei der Zuordnung eingehender Dokumente. Sie adressiert genau jene Liste an repetitiven Aufgaben, die Personalverantwortliche bisher trotz Digitalisierung oft noch manuell begleiten mussten.
Prozessreife entscheidet über den Nutzen
Trotz der technologischen Begeisterung bleibt eine fundamentale Hürde bestehen: KI-Agenten reparieren keine fehlerhaften Prozesse. Sie beschleunigen sie lediglich. Unklare Verantwortlichkeiten, inkonsistente Datenstrukturen oder implizites Wissen, das nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter existiert, werden durch den Einsatz von KI-Agenten nicht gelöst, sondern potenziert.
Für Unternehmen stellt sich daher eine zentrale Frage der Prozessreife: Liesse sich ein geschäftskritischer HR-Prozess ad hoc so präzise dokumentieren, dass man ihn bedenkenlos einem autonomen System übergeben könnte? Nur wer diese Frage mit Ja beantworten kann, verfügt über die notwendige Basis für weitergehende Automatisierung. Andernfalls müssen zunächst alle Prozessschritte, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten verbindlich geklärt werden.
Das Fundament für nachhaltige Effizienzgewinne
Der Erfolg von agentischer KI entscheidet sich nicht allein über die Qualität der Software-Tools. Die grössten Effizienzgewinne erzielen Organisationen, die ihre Prozesse zuvor systemfähig gemacht haben. Erst auf dieser Grundlage kann KI im Personalwesen vom reaktiven Werkzeug zum wirksamen Akteur werden.
Die Autorin
Hinada Neiron ist Head of Global Marketing and Alliances bei aconso
Über aconso
aconso unterstützt weltweit mehr als 600 HR-Teams dabei, ihre wertvollste Ressource – die Mitarbeitenden – in den Fokus zu rücken. Gleichzeitig werden jährlich über eine Milliarde HR-Dokumente für mehr als sechs Millionen Mitarbeitende erstellt und verwaltet. www.aconso.com