Das perfekte Pressebild schlummert irgendwo in den Tiefen eines Explorer-Netzlaufwerks, doch nur ein einziger Mitarbeiter kennt den kryptischen Pfad. Wenn dieser «Gatekeeper» dann im Engadin beim Wandern weilt, herrscht in der Kommunikation Funkstille. Ist Ihre Abteilung noch handlungsfähig, wenn Ihr Wissensträger morgen in die Ferien geht? Ein Webinar-Einblick zeigt, wie die Rhätische Bahn und die ewl diesen digitalen Flaschenhals zerschlagen haben.
Moderne DAM‑Systeme sorgen bei RhB und ewl für Tempo und Ordnung (Bild zVg von aclevion)
Der 19-Minuten-Sprint: Digitale Souveränität bei der Rhätischen Bahn (RhB)
Vor 2019 war die Bildverwaltung bei der RhB ein klassisches «organisatorisches Klumpenrisiko». Simon Rageth, verantwortlich für CI/CD/CL und somit auch für die Bildwelt der Gebirgsbahn, war der menschliche Suchfilter: «Ich wusste zwar, wo alles lag, aber jeder musste mich fragen.» Diese Personenabhängigkeit bremste Prozesse und barg strategische Risiken.
Mit der Einführung von pix.io wurde dieses Silodenken aufgebrochen. Interessant ist Rageths Ansatz zur Qualitätssicherung: Während der Zugriff heute für alle Mitarbeitenden autonom erfolgt, übernimmt er nach wie vor 98 % der Bewirtschaftung, Pflege und Verschlagwortung selbst. Der Flaschenhals hat sich somit vom reinen Zugriff zur strategischen Qualitätskontrolle verschoben – ein bewusster Entscheid für eine konsistente Brand-Language.
Wie operativ schlagkräftig die RhB dadurch wurde, beweist der «Sechseläuten-Case». Beim Event in Zürich wurde das entscheidende Foto um 16:16 Uhr aufgenommen. Nach dem Upload via Link war das Bild bereits um 16:35 Uhr in der Media Gallery für Journalisten weltweit verfügbar. Dieser 19-Minuten-Sprint zwischen Auslöser und Download ist in modernen News-Zyklen kein Luxus, sondern die Bedingung für mediale Präsenz.
Strukturierte Vielfalt: Die ewl-Marathon-Strategie
Während die RhB auf Speed setzt, bändigt die ewl energie wasser luzern eine enorme thematische Komplexität. Remo Widmer verwaltet Assets für 70 verschiedene Berufe und unterschiedliche Geschäftsfelder – von der Trinkwasserversorgung mit über 200 Brunnen in der Stadt Luzern bis zum Hochsicherheits-Rechenzentrum im Stollen-Bunker.
Widmers Strategie: Ein präziser Schlagwortkatalog als «Gehirn» des Systems. Der strategische Clou liegt jedoch in der API-Anbindung an Tools wie Canva. Das eliminierte nicht nur mühsame Zwischenschritte, sondern löste ein massives Sicherheitsproblem: Es geistern keine lokalen Kopien wie «Final_v2_neu.jpg» auf Desktop-Rechnern mehr herum.
Das DAM fungiert als «Single Source of Truth». Wer in Canva ein Design erstellt, greift direkt auf die freigegebenen Originale zu. Diese System-Integration verhindert Medienbrüche und garantiert, dass nur lizenzierte Inhalte publiziert werden.
Intelligente Muskeln: KI und Rechtemanagement
Die im Webinar gezeigten KI-Features sind kein modisches Beigeschmack-Gadget, sondern der «Muskel», der den Katalog füttert. Besonders beeindruckend: Die Gesichtserkennung identifiziert Personen sogar im Profil. Oder: Scheidet ein Mitarbeiter aus, lassen sich dank der Personenerkennung sämtliche Bilder, auf denen er zu sehen ist, in Sekunden identifizieren und sperren. Das kommende Brand Management Modul wird diese Brücke zwischen Markenrichtlinien und operativen Assets weiter schliessen.
Fazit: Der Befreiungsschlag aus dem Archiv-Sumpf
Ein «digitaler Friedhof» auf Laufwerk Z: bindet wertvolle Ressourcen und erschwert die professionelle Kommunikation. Ein DAM-System ist deshalb weniger ein klassisches IT-Projekt als ein Schritt hin zu mehr Übersicht, Effizienz und Verbindlichkeit im Umgang mit digitalen Inhalten.
Die Beispiele der RhB und von ewl zeigen: Der Weg aus dem Explorer-Chaos erfordert kein Informatikstudium, sondern vor allem den Willen zur Struktur. Wenn Bilder, Logos oder Dokumente weiterhin per E-Mail angefordert und verteilt werden, geht im Alltag unnötig viel Zeit verloren. Es lohnt sich daher, den eigenen Status quo kritisch zu prüfen: Sind die benötigten Inhalte in wenigen Minuten verfügbar – oder beginnt die Suche noch immer im Unterordner von 2017?
Strategie-Checklist: Die 7 wichtigsten Takeaways
- Klumpenrisiko minimieren: Wissen muss im System liegen, nicht im Kopf einzelner «Heiris».
- Speed als Währung: Professioneller Media-Service in Echtzeit ist ein Wettbewerbsvorteil.
- Schlanke Einführung: Coaching schlägt Grossprojekt – schnelle Autonomie für das Team.
- KI als Effizienz-Treiber: Automatische Verschlagwortung und Profil-Erkennung sparen Stunden.
- Rechtssicherheit: Systemgestützte Kontrolle über Lizenzen und Model-Releases schützt vor Klagen.
- Single Source of Truth: API-Anbindungen (z.B. Canva) verhindern riskante lokale Kopien.
- Akzeptanz durch Simplizität: Nur intuitive Tools werden im hektischen Alltag wirklich genutzt.
Webinar Replay zum Thema
Das ganze Webinar mit weiteren Praxisbeispielen, Einblicken und Diskussionen zu DAM, KI und digitaler Souveränität können Sie im kostenlosen Webinar von aclevion mit ewl und RhB.
Die gezeigten Beispiele der RhB und von ewl verdeutlichen, wie stark strukturierte Asset-Prozesse den Arbeitsalltag vereinfachen und die Geschwindigkeit in der Kommunikation erhöhen können.
aclevion AG | 6003 Luzern | www.aclevion.com
Weitere Informationen und Beiträge bei aclevion in der topsoft Marktübersicht