Vier Trends, die ECM und DMS im Jahr 2020 beeinflussen werden

Eine aktuelle Studie von Bitkom Research bestätigt, dass immer mehr Unternehmen konkrete Investitionen in Enterprise Content Management Software planen – besonders in Bezug auf Erweiterungen und Ersatzlösungen. Bei großen Unternehmen planen 17 Prozent in nächster Zeit ihre bestehende Technologie durch eine neue Lösung zu ersetzen. Im Mittelstand besteht hingegen Nachholbedarf. Bei 23 Prozent der kleineren mittelständischen Unternehmen steht laut Bitkom die Anschaffung der ersten ECM-Lösung noch auf der Agenda.

„Geschäftsprozesse werden deutlich vereinfacht und beschleunigt“, resümiert Manfred Terzer, CEO der Kendox AG.

Der Schweizer Experte Kendox hat vier Trends zusammengefasst, die das Themenfeld ECM und DMS im kommenden Jahr beeinflussen werden und die Unternehmen bei der Anschaffung einer Lösung im Auge behalten sollten:

Der Siegeszug von Cloud-Lösungen in fast alle Geschäftsbereiche ermöglicht neue Strukturen für Anwendungen und Geschäftsprozesse. Statt sich für einen Anbieter oder eine fixe Infrastruktur entscheiden zu müssen, setzen viele Unternehmen auf eine individuelle Auswahl von sogenannten „Best of Breed Services“ (also die jeweils besten Lösungen für jeden individuellen Anwendungsbereich), die auf verschiedene Cloud-Infrastrukturen verteilt sind. Dazu gehören beispielsweise Amazon Web Services (AWS), IBM, Microsoft und Google aber auch lokale Rechenzentren. In der Vergangenheit hatte die Entscheidung für verschiedene Lösungen von Spezialisten auf ihrem jeweiligen Gebiet jedoch häufig den Nachteil, dass Informationen und Dokumente in unterschiedlichen Silos vorgehalten wurden. In Zukunft wird es immer mehr darauf ankommen, Best of Breed Services nahtlos und transparent zu verbinden und in durchgängige Prozesse zu integrieren. Bei der Wahl einer Lösung, sollten Unternehmen daher auf jeden Fall darauf achten, dass diese offen und flexibel gestaltet ist und Schnittstellen für die Integration mit wichtigen Geschäftssystemen bietet, damit sich nahtlose Geschäftsprozesse aufsetzen lassen.

Automatisierung war bereits 2019 ein Trendthema. Hauptaugenmerk bei vielen Unternehmen sind dabei die Entlastung von Fachabteilungen bei Routineaufgaben, Kosteneinsparungen und eine Prozessbeschleunigung. Als Einstieg in dieses Thema wurden daher oftmals besonders zeitaufwändige Einzelprozesse automatisiert. Im Bereich ECM ist der Rechnungseingangsprozess ein solches Beispiel. Bei der Weiterführung dieses Trends werden auch angrenzende Prozesse in den automatisierten Vorgang einbezogen. Zunehmend intelligente Systeme, sowie Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz, ebnen den Weg für eine End-to-End Digitalisierung ganzer Prozessketten. Mit dem „Purchase-to-Pay“ Prozess, also allen Prozessschritten von der Beschaffung bis zur Bezahlung, betrifft das beispielsweise die Einkaufsabteilung. Ein weiteres Beispiel ist die Personalverwaltung, bei der der gesamte Entwicklungszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen in einer digitalen Personalakte abgebildet werden kann.

Um solche Prozesse umzusetzen sind zwei Kriterien besonders wichtig: Zum einen erfordert dies offene Systeme, die Prozessintegrationen auch über die Grenzen einer Cloud ermöglichen – also sowohl die "Cloud-to-Cloud"-Integration als auch die "Cloud-to-OnPremises"-Integration. Zum anderen geht der Trend ganz klar in Richtung neue, interaktionsfähige Software-Systeme, mit denen Unternehmen die Arbeitsflüsse ohne ständigen externen Support durch einfache Konfiguration selbst gestalten und ausführen können – Stichwort: Low Code.

Wie bereits erwähnt, sind offene Systeme die Voraussetzung für die bessere Vernetzung, Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Man spricht hier von „API-Readiness“. Schnittstellen sollten also möglichst offen sein ohne dabei die Sicherheit zu gefährden. Auch eine Standardisierung der Integrationsschnittstellen (APIs) ist dabei ein wichtiges Kriterium. Im Zuge der stärkeren Integration von Systemen ist eine weitere wichtige Entwicklung, dass nicht jede Lösung unbedingt ein eigenes, separates User Interface benötigt. Man spricht dabei von sogenannten „Headless Systems“.

Betrachtet man dabei das Beispiel eines DMS, dann ist dessen Benutzeroberfläche (das Frontend) von den nachgelagerten Dokumenten- und Informationsprozessen im Backend völlig losgelöst. Es kann also entweder ein klassisches DMS-Frontend verwendet werden, genauso gut aber auch das Frontend einer ERP-Anwendung. Das Backend der DMS-Lösung kommuniziert ausschliesslich über eine standardisierte API. Alle Daten, Dokumente und Informationen werden über diese Schnittstelle ausgetauscht.

Ziel dieser Systemarchitektur ist es, die Daten und Dokumente sowie die dahinterliegende Logik der Informationsprozesse (z.B. Zugriffsberechtigungen, Verknüpfungen zwischen Informationen, Lebenszyklusverwaltung, etc.) in unterschiedlichem Kontext und Prozessen zur Verfügung zu stellen. Der Anwender nutzt also seine meistverwendete Lösungsoberfläche und hat trotzdem Zugriff auf die Informationen aus weiteren wichtigen Geschäftsanwendungen, wo er entsprechende Prozesse anstoßen kann. Besonders wichtig ist dies für die zunehmend mobile Anwendung sowie für ein stärker kollaboratives Arbeiten.

Die Hauptaufgabe von Collaboration Tools ist die Unterstützung der digitalen Zusammenarbeit von zeitlich oder räumlich getrennten Teams und Gruppen. Sie sollen für mehr Flexibilität sowie Geschwindigkeit der Kommunikation sorgen und eine unkomplizierte gemeinsame ad-hoc-Arbeit an Dokumenten ermöglichen. DMS- und ECM-Systeme sind dagegen vor allem auf die langfristige Verwaltung und Vorhaltung von Inhalten ausgerichtet. Dabei ist auch die Umsetzung von Compliance-Vorgaben, die Rechtskonformität, das Einhalten von Aufbewahrungsfristen und der Schutz vor Manipulation der Daten ein wichtiger Punkt.

Viele Unternehmen haben für beide Anwendungsbereiche Best of Breed Lösungen im Einsatz. Allerdings spielen auch die üblicherweise in ECM/DMS-Systemen vorgehaltenen regulierten Informationen eine zunehmend wichtige Rolle in ad-hoc-Prozessen und in der direkten Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. Entsprechend erwarten die Anwender heute auch, dass Chat-Verläufe, das Teilen eines Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie auch dabei Zugriff auf die tendenziell eher statischen Informationen haben, die in ECM/DMS-Lösungen vorgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Referenz-Dokumente früherer Vorgänge, verbindliche (regulierte) Checklisten oder archivierte, buchhalterische Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, etc.

Wer also in Zukunft die zunehmend kollaborativen Arbeitsprozesse nicht aufhalten und komplizieren möchte, sollte sich mit einer Integration der genannten Systeme beschäftigen.

„Insgesamt lässt sich also festhalten, dass ECM und Dokumentenmanagement dank größerer Flexibilität und Offenheit der Systeme sowie die Verwendung von Cloud-Lösungen wesentlich stärker in systemübergreifende Geschäftsprozesse eingebunden werden kann. Für die Anwender vereinfachen die Integration der Lösungen, sowie die Automatisierung von Prozessen die tägliche Arbeit. Sie müssen zukünftig nicht mehr mit Insellösungen und vielfachen Interfaces zurechtkommen, sondern können aus ihren meistverwendeten Kernsystemen heraus auch auf Inhalte aus anderen Lösungen zugreifen und Geschäftsprozesse anstoßen. Das wird Geschäftsprozesse deutlich vereinfachen und beschleunigen“, resümiert Manfred Terzer, CEO der Kendox AG. Bei der Wahl von DMS-Systemen sollten Unternehmen daher darauf achten, dass ihr gewähltes System auf modernster Technologie basiert, die eine offene Architektur und Low Code-Konfigurationsoptionen bietet und sich für mobile Anwendungen eignet. DMS-Systeme älterer Bauart, die lediglich mit einer neuen Web-Oberfläche ausgestattet sind, werden in Zukunft schnell an ihre Grenzen stoßen.