Wer etwas verkauft, muss die entsprechenden Artikeldaten effektiv verwalten. Dieser Vorgang wird Product Information Management (PIM) genannt. Die IT kann mit PIM-Lösungen helfen, diese wichtigen Produktinformationen zentral zu pflegen. Diese Systeme bieten zahlreiche Vorteile gegenüber manuell geführten Listen. Gerade mit der Möglichkeit, Artikelinformationen zielgerichtet und hoch automatisiert zu exportieren und einfach Printausleitungen zu erstellen, sind PIM-Lösungen auch für KMUs spannend.
Symbolbild erstellt von einer KI
Der Funktionsumfang von PIM-Lösungen ist mittlerweile sehr gross und schwer zu überblicken. Die Softwareanbieter entwickeln laufend neue, innovative Funktionen, welche die bestehenden ergänzen. Doch PIM-Systeme sind nicht nur etwas für die grossen Player, auch für KMUs bieten PIM-Lösungen spannende Funktionen, mit denen die Pflege der Artikeldaten und die Integration mit Kunden sowie Lieferanten vereinfacht und Prozesse effizienter gestaltet werden.
Durch die grosse Anzahl PIM Applikationen ist es nicht einfach, die passende PIM-Software zu finden. Damit dieses Vorhaben trotzdem gelingt, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
Anforderungen ermitteln
In einem ersten Schritt muss geklärt werden, wie eine PIM-Lösung eingesetzt werde soll bzw. welches Problem mit der PIM-Lösung gelöst werden soll.
- Müssen Artikeldaten qualitativ verbessert werden und soll mittels Massenmutation die Datenqualität optimiert werden?
- Müssen umfangreiche Sortimente regelmässig neu angelegt und mit Daten angereichert werden?
- Sind dazu automatisierte Datenimports notwendig und sollen die Daten mittels logischer Regel ergänzt werden?
- Sollen Artikeldaten in unterschiedlichsten Formaten an Kunden (z. B. E-Commerce-Plattformen) automatisiert übermittelt werden?
- Kommen für den Austausch von Artikeldaten mit Kunden und Lieferanten Standards wie z. B. BMECat zum Einsatz?
- Soll dem Verkauf und der Kundschaft ein hoch automatisierter Produktkatalog zur Verfügung stehen?
- Sollen qualitativ hochstehende Artikeldaten an einen Webshop übergeben werden?
- Müssen Datenblätter, Bilder oder Anwendungsfilme für Artikel verwaltet werden?
Mit diesen Fragestellungen kann in einem ersten Schritt der Anwendungsbereich der PIM-Lösung ermittelt werden.
Bei der Prüfung der Fragen sollen sowohl die aktuellen Anforderungen als auch die zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigt werden. Letztere sind im Kontext der geplanten Entwicklung des Unternehmens zu sehen. Eine Gewichtung der Anforderungen ist dabei sinnvoll.
Integration und Schnittstellen klären
Die Integration von PIM-Lösung mit Umsystemen ist für eine effiziente Nutzung zentral. Dabei bieten PIM-Systeme umfangreiche Funktionalitäten, um Integrationen mit Umsystemen zu ermöglichen. In diesem Schritt muss geklärt werden, welche Lieferanten- und Kundensysteme mit der PIM-Lösung verbunden werden sollen und wie der Informationsfluss zwischen den Systemen in Zukunft sein soll.
Die Integration der PIM-Lösung mit dem bestehenden ERP-System ist in den meisten Fällen sinnvoll. Im Rahmen der Prozessdefinition muss aber immer zuerst geklärt werden, wo ein neuer Artikel in einem ersten Schritt angelegt wird.
Wird der Artikel zuerst in der PIM-Lösung erstellt, damit dieser umgehend vom Marketing
und Verkauf angepriesen werden kann, oder wird der Artikel zuerst im ERP erfasst, damit der Artikel beim Lieferanten bestellt werden kann?
Zu jedem Zeitpunkt muss definiert sein, welche Informationen eines Artikels in welchem System verwaltet und gepflegt werden. Die Lieferfrist für einen Artikel soll im ERP gepflegt und bei Bedarf angepasst werden, der beschreibende Text sowie alle Bilder wiederum sollen in der PIM-Lösung erstellt und gepflegt werden.
Bei den Schnittstellen sollen auch diejenigen zu den Systemen der Kunden sowie der Lieferanten berücksichtigt werden.
- Welche Lieferanten können Artikeldaten in elektronischem Format übermitteln und damit den manuellen Erfassungsaufwand stark minimieren?
- Welche Kunden können Artikeldaten, Bilder und Anwendungsvideos in elektronischem Format entgegennehmen?
- Welche E-Commerce-Plattformen können neue Sortimente elektronisch übergeben und Daten aktualisieren?
Die grafische Darstellung der Systeme und Schnittstellen hilft bei den Diskussionen mit möglichen Anbietern. Wie die Schnittstellen technisch realisiert werden, kann zu einem späteren Zeitpunkt zusammen mit dem gewählten PIM-Anbieter geklärt werden.
Zuständigkeit und Prozesse klären
Nach Abschluss der PIM-Einführung müssen die Artikeldaten in der PIM-Lösung gepflegt werden. Damit der Nutzen der PIM-Lösung für das Unternehmen hoch bleibt, muss die Datenqualität der Artikel stimmen.
Die Zuständigkeiten für die Datenpflege müssen frühzeitig definiert werden. In der Praxis erfolgt dieser Schritt leider oft zu spät bzw. erst dann, wenn die Artikeldaten in der PIM-Software inkomplett, veraltet oder inkonsistent sind. Oft verlottern die Daten in der PIM-Lösung, weil sich niemand in der Verantwortung sieht, diese zu pflegen. Und dies nach einem grossen finanziellen und zeitlichen Initialaufwand im Rahmen des Einführungsprojektes.
Hier müssen also klare Verantwortungen vergeben werden. Ein PIM-System kann nur gut arbeiten, wenn die Daten komplett, korrekt und aktuell sind.
Anbieter identifizieren
Der Markt von PIM-Anbietern in der Schweiz ist gross und nicht einfach zu überblicken. Um den passenden Software-Partner zu finden, kann in einem ersten Schritt z. B. die Suche auf der Plattform topsoft.ch/search verwendet werden. Hier erscheinen zurzeit 33 Produkte von 24 Anbietern, wenn nach PIM/DAM/MAM gefiltert wird. Hilfreich kann auch die Suche über Referenzen oder Empfehlungen sein, haben doch Mitbewerber meist sehr ähnliche Ansprüche an die IT wie das suchende Unternehmen selbst. Dann gibt es ergänzend noch die klassische Suche im Internet oder auf Messen.
Ein wichtiges Kriterium für die Berücksichtigung eines PIM-Lösung kann die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu bestehenden E-Commerce-Lösungen sein.
Die im ersten Schritt «Anforderungen ermitteln» gefundenen Resultate müssen im nächsten Schritt mit den Möglichkeiten der PIM-Lösungen verglichen werden. Hierzu werden die Anforderungen zusammen mit der geplanten Architektur und der Übersicht der Schnittstellen in einem Anforderungskatalog beschrieben.
Die identifizierten Software-Anbieter werden dann in einem nächsten Schritt zur Erstellung von Richtangeboten eingeladen. Als Basis für die Angebote dient der erstellte Anforderungskatalog.
Die von den Software-Anbietern eingereichten Richtangebote müssen in einem nächsten Schritt verarbeitet und verglichen werden.
Da diese Angebote generell sehr unterschiedlich aufgebaut sind, müssen diese vergleichbar gemacht werden. Dabei gilt es, Themen wie Funktionsumfang, Schnittstellen, Betrieb «on premise» oder in der Cloud (notwendige Hard- und Software) etc. zu berücksichtigen und zu bewerten. Ein Vergleich ausschliesslich über die Kosten ist deshalb nicht zielführend und kann sogar sehr teuer werden.
Diese Prozedur führt dann zu einer übersichtlichen Shortlist von möglichst gut passenden Software-Anbietern.
Software prüfen
Als nächster Schritt bleibt die Prüfung der möglichen PIM-Applikationen auf der Shortlist. Bei der Prüfung der Lösung muss darauf geachtet werden, dass die Applikationen und Funktionalitäten vergleichbar sind. Die gezeigten Funktionen müssen immer im Kontext der Anforderungen des Kunden bewertet werden. Um dies sicherzustellen, lohnt es sich ein verbindliches Skript zu erstellen, nach welchem die Anbieter ihre Präsentationen durchführen.
Neben der Prüfung der technischen Aspekte (Funktionen, Schnittstellen, Technologie) muss stets auch geprüft werden, ob der Softwareanbieter und der Auftraggeber zusammenpassen. Haben zum Beispiel beide das gleiche Verständnis, wie die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant zu erfolgen hat?
Mit der Entscheidung für eine PIM-Lösung wird auch eine Entscheidung für einen Geschäftspartner getroffen, mit dem in für Jahre eine enge Zusammenarbeit bestehen wird.
Vorprojekt durchführen
Im Rahmen eines Vorprojektes sollen die Details des Projektes zwischen dem Kunden und dem Softwareanbieter geklärt werden. Die Resultate des Vorprojektes sollten folgende sein:
- Prozessdefinitionen
- Definierte PIM-Datenstruktur
- Schnittstellendefinitionen inkl. zu verwendender Technologie
- Hard- und Softwareanforderungen
- Detaillierter Projektplan mit Ressourcenanforderungen an den Kunden und Anbieter
- Vertrag (Lizenz bzw. SaaS und Dienstleistungen)
In einem Vorprojekt werden die Grundlagen für das Einführungsprojekt gelegt, ohne dass bereits ein Lizenzvertrag unterzeichnet ist. Das Vorprojekt sorgt ganz nebenbei auch dafür, dass sich Kunde und Lieferant näher kennenlernen und im Rahmen der Zusammenarbeit geprüft wird, wie gut die beiden Firmen und deren Vertreter zusammenpassen.
Die Arbeiten für das Vorprojekt werden normalerweise vom Anbieter in Rechnung gestellt. Da im Vorprojekt jedoch sowieso die Vorarbeiten für das Einführungsprojekt gemacht werden, ist dies gut investiertes Geld.
Unabhängigen Berater hinzuziehen
Gerade weil die Auswahl der passenden PIM-Software keine einfache Angelegenheit ist, kann es sich vor allem für in dieser Angelegenheit ungeübte IT-Verantwortliche durchaus lohnen, einen unabhängigen Consultant beizuziehen.
Wichtig bei der Auswahl der Fachperson ist, dass diese sich nicht einem Systemhaus verpflichtet fühlt, sondern sich ganz auf die Bedürfnisse des Kunden konzentrieren kann – und so aus dem grossen Feld der Software-Anbieter den Passendsten auswählen helfen kann.
Auch die unabhängigen Berater von topsoft Consulting unterstützen Unternehmen bei der Auswahl von PIM-Lösungen. Unabhängig prüfen die Consultants die Lösungen neutral und kritisch. Die Leistungen der Berater richten sich dabei nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Auftraggeber. Das Spektrum reicht von der Erstellung der Anforderungsdokumentation über einer Begleitung des Projektleiters bis hin zur kompletten Projektleitung für die Evaluation von Business Software.
Der Autor
Als Inhaber der busch-consulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er verfügt über langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und ist ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-2
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