Mit dem Einsatz einer DMS-Lösung wird die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und zentralisiert. Neben der versionssicheren Ablage sowie ausgeklügelten Lösungen für die Steuerung von Zugriff und Workflows, bieten DMS-Lösungen auch die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Ein DMS bietet demnach sehr viele Vorteile auch für Klein- und Kleinstunternehmen. Doch wie findet ein KMU das passende DMS?
Das DMS ist ein wichtiger Faktor der erfolgreichen Digitalisierung eines Unternehmens. Doch die Wahl des passenden Systems aus der Vielzahl der möglichen Applikationen ist anspruchsvoll. Wie finden Sie das passende DMS für Ihr Unternehmen?
Für die erfolgreiche Auswahl von DMS-Lösungen hat sich folgendes Vorgehen als sinnvoll erwiesen.
Anforderungen verstehen – Was brauche ich?
Quelle und Verwendungen von Dokumenten
In einer ersten Phase muss sich das betroffene Unternehmen Klarheit darüber verschaffen, welche Funktionen eine DMS-Lösung bieten soll.
Dabei soll davon ausgegangen werden, dass alle Dokumente eines Unternehmens von der DMS-Software verwaltet werden. Denn nur mit einer zentralen Datenhaltung kann verhindert werden, dass mehrere Versionen eines Dokumentes im Unternehmen verwendet werden. Und dass dieses eben gefunden wird und nicht gesucht werden muss.
Um diesem Grundsatz zu folgen, müssen alle Umsysteme wie z. B. eine ERP-Software, ermittelt werden, welche Dokumente erzeugen. Zudem gilt es zu prüfen, welche Prozesse eines Unternehmens auf welche Dokumente zuzugreifen.
Welche Funktionen sind notwendig?
Aktuelle DMS-Lösungen bieten einen sehr grossen Funktionsumfang. Welche davon speziell im KMU-Umfeld sinnvoll sind, muss stets individuell geklärt werden.
Spezielle oder komplexere Funktionen wie z. B. Workflowsteuerungen oder die Verarbeitung von Kreditoren-Rechnungen können für Unternehmen attraktiv sein. Die Einführung kann aber erhebliche Komplexität mit sich bringen. Daher soll in jedem Fall eine Kosten/Nutzen Analyse gemacht werden und möglichst nur die Funktionalität lizenziert/eingeführt werden, die auch genutzt werden kann.
Die Anforderungen, welche eine DMS-Lösung für das Unternehmen erfüllen muss, sollen dokumentiert und gewichtet werden. Welche davon sind zwingend zu erfüllen, welche sind erst in einer zweiten Phase zu berücksichtigen und was sind optionale Anforderungen nach dem Motto «nice to have»?
All dies gilt es in Form einer «Anforderungsdokumentation» zusammen mit einer Übersicht der notwendigen Schnittstellen zu den Umsystem zu dokumentieren. Diese Dokumentation dient als Grundlagen für die Richtofferten, die durch mögliche Anbieter in einem nächsten Schritt erstellt werden sollen.
Die Praxis zeigt, dass speziell beim Start nicht zu viele Funktionen eingeführt werden sollte. Der Fokus sollte auf der zentralen Ablage der Dokumente liegen. Ein weiterer Ausbau der Lösung kann in späteren Phasen erfolgen, nachdem erste Erfahrungen gemacht wurden.
Passende Anbieter identifizieren
Der Markt von DMS-Anbietern ist gross und nicht einfach zu überblicken. Um den passenden Software-Partner zu finden, kann in einem ersten Schritt z.B. die Suche auf der Plattform topsoft.ch/search verwendet werden. Mit dem Suchbegriff «DMS» werden aktuell 117 Produkte von 63 Anbietern als Resultate angezeigt. Diese Suchresultate gilt es jetzt durch eine gezieltere Suche mit weiteren Kriterien einzugrenzen.
Hilfreich kann auch die Suche über Referenzen oder Empfehlungen sein, haben doch Mitbewerber meist sehr ähnliche Ansprüche an die IT wie das suchende Unternehmen selbst. Dann gibt es ergänzend noch die klassische Suche im Internet oder auf Messen.
Ein wichtiges Kriterium für die Berücksichtigung eines DMS kann die Verfügbarkeit von Standardschnittstellen mit dem im Einsatz stehenden ERP-System sein. Gibt es beim ERP bereits eine Schnittstelle zu einer oder mehreren DMS-Lösungen, so dürfte dies in Bezug auf die künftigen Kosten und das Risiko bei der Einführung einen wesentlichen Vorteil darstellen. Aber die Funktionalität der Schnittstelle gilt es in jedem Fall mit den konkreten Anforderungen des Kunden abzugleichen.
Die so identifizierten Software-Anbieter werden dann in einem nächsten Schritt zur Erstellung von Richtangeboten eingeladen. Als Basis für die Angebote dient der erstellte Anforderungskatalog.
Die von den Software-Anbietern eingereichten Richtangebote müssen in einem nächsten Schritt verarbeitet und verglichen werden. Da diese Angebote generell sehr unterschiedlich aufgebaut sind, müssen diese vergleichbar gemacht werden. Dabei gilt es, Themen wie Funktionsumfang, Schnittstellen, Datenmigration, Betrieb «on premise» oder in der Cloud (notwendige Hard- und Software) etc. zu berücksichtigen und zu bewerten. Ein Vergleich ausschliesslich über die Kosten ist deshalb absolut nicht zielführend.
Diese Prozedur führt dann zu einer übersichtlichen Shortlist von möglichst gut passenden Software-Anbietern.
Software prüfen
Als nächster Schritt bleibt die Prüfung der möglichen DMS-Lösungen auf der Shortlist. Bei der Prüfung der Software-Kandidaten muss darauf geachtet werden, dass die gezeigten Lösungen und Funktionen vergleichbar sind und dass die gezeigten Funktionen einen Zusammenhang mit den Anforderungen des Kunden haben. Um dies sicherzustellen, lohnt es sich ein verbindliches Skript zu erstellen, nach welchem die Präsentationen zu erfolgen haben.
Neben der Prüfung der verfügbaren Funktionen und Schnittstellen muss stets auch hinterfragt werden, ob der Softwareanbieter und der Auftraggeber zusammenpassen. Mit der Entscheidung für eine DMS-Lösung wird nämlich auch eine Entscheidung für einen Geschäftspartner getroffen, mit dem in den kommenden Jahren eine enge Zusammenarbeit bestehen wird.
Unabhängigen Berater hinzuziehen
Gerade weil die Auswahl der passenden DMS-Software keine einfache Angelegenheit ist, kann es sich vor allem für in dieser Angelegenheit ungeübte IT-Verantwortliche durchaus lohnen, einen unabhängigen Consultant beizuziehen.
Wichtig bei der Auswahl der Fachperson ist, dass diese sich nicht einem Systemhaus verpflichtet fühlt, sondern sich ganz auf die Bedürfnisse des Kunden konzentrieren kann – und so aus dem grossen Feld der Software-Anbieter den Passendsten auswählen helfen kann.
Auch die unabhängigen Berater von topsoft Consulting unterstützen Unternehmen bei der Auswahl von DMS-Lösungen. Unabhängig prüfen die Consultants die Lösungen neutral und kritisch. Die Leistungen der Berater richten sich dabei nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Auftraggeber. Das Spektrum reicht von der Erstellung der Anforderungsdokumentation über einer Begleitung des internen Projektleiters bis hin zur kompletten Projektleitung für die Evaluation und Implementierung von Business Software.
Kostenloses Webinar-Replay «Dokumentenmanagement – wichtig auch für KMU»
Das Thema Dokumentenmanagement ist gerade angesichts des neuen Schweizer Datenschutzgesetztes aktueller denn je. Mehr zum Thema DMS erfahren Sie im kostenlosen Replay des Webinars «Dokumentenmanagement – wichtig auch für KMU». Der Autor Roger Busch, Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks, erklärt in einer Stunde die Vorteile eines DMS für Ihr Unternehmen, neutral und unabhängig.
Weitere Webinar-Replays finden Sie unter www.topsoft.ch/webinare
Der Autor
Als Inhaber der busch-consulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er verfügt über langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und ist ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.
DMS-Systeme in der topsoft Marktübersicht
Wer auf der Suche nach Business Software ist, findet in der topsoft Marktübersicht unter topsoft.ch/search aktuell mehr als 2280 Produkte von über 960 Anbietern. Mit diesem Link gelangen Sie direkt zu den im Artikel erwähnten Suchresultaten zum Thema DMS. Sie können diese ganz einfach mit weiteren Kriterien einschränken und gelangen so zu einer ersten Auswahl an möglicherweise passenden Anbietern für Ihr IT-Projekt.
Der Beitrag erschien im Special "Information Governance 2022 zum topsoft Fachmagazin 22-4
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