Sind Archive tot? Eine unerwartete Renaissance dank Künstlicher Intelligenz steht bevor

In der Unternehmenswelt verliert das Archiv seinen einstigen Glanz und wird zum Altersheim für Dokumente. In der Zeit von DMS, CRM, und ERP-Systemen werden zunehmend Prozesse digitalisiert und verschlankt. Ein trauriges Schicksal ereilt diese Dokumente täglich – sie werden achtlos ins Archiv geworfen und nie wieder das Licht der Aufmerksamkeit erblicken. 

Dabei bleibt nicht nur deren Informationsgehalt unbeachtet, sondern auch die darin verborgenen, realisierbaren Effizienzgewinne und Chancen. Die Krise wird durch aktuelle Entwicklungen verschärft: Medienbrüche aufgrund eines Flickenteppichs an Lösungen, exponentiellen Datenwachstums und der Bedrohung durch Cyberattacken – zumal über 95 % der Schweizer KMU zumindest einen Teil ihrer Geschäftsunterlagen digital aufbewahren. Ein Blick auf die Technologien, die zur digitalen Archivierung eingesetzt werden, verdeutlicht die Vielfalt und widerspiegelt ebendiesen Flickenteppich.

Inmitten der modernen Geschäftswelt, in der Innovation und Effizienz an erster Stelle stehen, scheint das dedizierte Archiv in den Schatten zu rücken. Doch wie konnte es dazu kommen, dass diese Schatzkammer an Informationen zu einem vergessenen Altersheim für Dokumente wurde? Ist es nicht an der Zeit, die verborgenen Potenziale zu entdecken und das Archiv aus der Dunkelheit zu befreien?

Im Jahr 2022 betrat OpenAI mit ChatGPT die Weltbühne. Die Möglichkeiten generativer KI scheinen unendlich, aber wie können diese im Rahmen vermeintlich veralteter Archivinformationen genutzt werden, ohne unbekannte Risiken eingehen zu müssen?

Die Antwort darauf liefern uns moderne Archivierungstechnologien mit generativer KI wie die Schweizer Archiv-Lösung swiDOC.ch, die für Unternehmen nicht bloss ein weiteres Exemplar in ihrer Business-Software-Sammlung darstellen, sondern den Schlüssel zur Neudefinition des Archivs bedeuten. 

Ein Schlüssel, der KI auf Archive anwendet und damit die Tür zu einer neuen Ära öffnet, weg vom Altersheim für Dokumente, hin zum zentralen Wissensmanagement des Unternehmens. Eine Ära, in der Medienbrüche der Vergangenheit angehören.

Chaos entwickelt sich zu Ordnung und nutzlos gewordene Dokumente werden als Wissensschatz wieder greifbar. Grossartig!

Durch eine strategische und durchdachte Archivierung wird das schiere Aufbewahren von Dokumenten also zu einem Akt der Wissensbewahrung und -nutzung. Ein gut fassbares Archiv ermöglicht die gezielte Auswertung von Informationen und liefert dadurch die optimale Grundlage für fundierte Entscheidungen. 

Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit diesem Wissensschatz in einen Dialog treten. Welche Fragen würden Sie zuerst stellen? Möglicherweise geht es um die Optimierung typischer Kosten, das Identifizieren lukrativer Aufträge oder das Verstehen der unternehmerischen Historie. Das alles wäre möglich, wenn Ihr Archiv nicht nur ein Lager für Papiere wäre, sondern ein aktiver Partner bei der Gestaltung Ihrer unternehmerischen Zukunft.

Auch für den Wissenstransfer ist es wichtig, dass Archive raschestmöglich zum lebenden Gedächtnis des Unternehmens werden und damit nicht nur Vergangenes bewahrt, sondern auch aktiv zur Gestaltung der Zukunft beitragen.

Auch OpenAI hat angesichts dieser Erkenntnisse reagiert und sich Zugang zu den Archiven der Nachrichtenagentur AP verschafft, um ihr KI-Modell weiterzuentwickeln. Allerdings ist der Einsatz von OpenAI an bestimmte Herausforderungen gebunden, insbesondere hinsichtlich der Gewährleistung von Firmengeheimnissen und Datenschutz. Trotz dieser Bedenken besteht Hoffnung für Schweizer Unternehmen, von diesen Entwicklungen ebenfalls zu profitieren und ihre Arbeitsweise nachhaltig und risikofrei zu optimieren. Wie?

Ein Schlüsselaspekt besteht darin, alle Firmendaten zu zentralisieren, einschliesslich CRM, ERP und DMS, um eine umfassende Datenbasis zu schaffen. In Zeiten von Cyber-Bedrohungen ist die Sicherstellung der Datenintegrität von höchster Bedeutung. Daher ist es unerlässlich, Mechanismen zu implementieren, welche die Unverändertheit von Daten nachweisbar gewährleisten.

In der Theorie können Unternehmen nicht nur auf vorhandene Open-Source-Modelle wie Llama2 zurückgreifen, sondern auch eigene sogenannte Large-Language Models (LLM) trainieren, die spezifisch auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Das Feintuning der Parameter ist dabei entscheidend und erfordert eine kontinuierliche Weiterentwicklung mit dem Ziel, ein ChatGPT für Unternehmen zu entwickeln. In der Praxis bieten Lösungen wie swiDOC Schweizer Unternehmen die Möglichkeit, generative KI auf ihre vertraulichen Unternehmensdaten anzuwenden, ohne diese zu exponieren. Eine Schweizer Antwort auf OpenAI, wo diese Vertraulichkeit kaum glaubhaft gewährt werden kann.

In den Räumen des KI-Archivs wird nun die Interaktion neugestaltet. Nicht mehr die Suche nach einem bestimmten Dokument steht im Vordergrund, sondern die Kunst des Fragens. Das Archiv wird zum firmeneignen Assistenten, der in einer geschützten Umgebung Antworten zu firmenrelevanten Fragen liefern kann. Dabei werden vorhandene Unternehmensdaten als wertvolles Wissen genutzt und in Lösungsansätze umgewandelt – sekundenschnell.

Für innovative Unternehmen, die nach Effizienzvorteilen und Qualitätsgewinnen streben, bedeutet dies eine Veränderung im Umgang mit Daten. Der GPT-Chatbot wird zum Vermittler zwischen Mensch und Archiv, beschleunigt die Auffindbarkeit und ermöglicht die Generierung von Erkenntnissen sowie den Wissenstransfer.

In dieser digitalen Umgebung liegt die Kunst darin, die richtigen Fragen zu stellen. Der Unternehmer, der in den Dialog mit seinen Daten tritt, benötigt einen Wissens-Assistenten und Wege, Daten in nachhaltiges Wissen zu transformieren. Die generative KI eröffnet ihm die Möglichkeit, jede erdenkliche Frage zu stellen und setzt der sprachlichen Interaktion zwischen dem Unternehmer und seinen Dokumenten keine Grenzen.

In einer Zeit, in der viele bereits den Tod der Archive verkündet haben, erlebt dieses eine wegweisende Wiedergeburt. Das Jahr 2023 markiert nicht das Ende, sondern den Beginn des «lebenden» kommunikativen Archives dank KI-gestütztem Assistenten in gewohnter und geschützter Umgebung.

Von Chatbots durchzogene Archive, in denen Daten nicht nur ruhen, sondern aktiv auf Fragen antworten, charakterisieren moderne Unternehmenslandschaften der Zukunft. Es ist eine nachhaltige Renaissance, die Archive von staubigen Schränken zu interaktiven Wissenshütern transformiert. Archivierung wird nicht mehr als mühsame Pflicht betrachtet werden, sondern als Quelle für lebendiges Wissen, das Unternehmen antreibt. Dies zeigt, dass Archive nicht nur überleben können, sondern zentrale Aufgaben wahrnehmen werden.  

Friedrich Kisters, CEO von OriginStamp AG, ist Wegbereiter von swiDOC. Seine Expertise in künstlicher Intelligenz und diversen Fälschungsschutz-Technologien ist geprägt von der Suche nach effizienten – und nutzbringenden Software-Lösungen für Unternehmen. www.originstamp.com