Compliance Richtlinien einzuhalten ist im Umgang mit Daten unerlässlich. Mit unserer Archivlösung bossDMS haben Sie die rechtssichere Langzeitarchivierung und Erfüllung sämtlicher regulatorischen Anforderungen Ihrer digitalen Geschäftsbelege fest im Griff. Integriert in alle gängigen ERP-Plattformen, Microsoft SharePoint, Microsoft 365 Exchange und zahlreiche weitere Anwendungen, stellt unsere Lösung alle wichtigen Informationen schnell und einfach zur Verfügung. Ein Must-have für jedes moderne KMU.
Entscheidend sind die gesetzlichen Anforderungen
Mit einer rechtskonformen Archivierung kann ein Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Geschäftsunterlagen und Dokumente ordnungsgemäss aufbewahrt werden. Dies betrifft insbesondere die Aufbewahrungspflicht von steuerlichen Unterlagen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Revisionssicherheit.
Eine digitale Archivierung bietet den Vorteil, dass wichtige Informationen schnell und einfach zugänglich sind und dabei mit Berechtigungskonzepten grösstmögliche Sicherheit aufweist. Dies verbessert die Effizienz und Transparenz des Unternehmens enorm und stellt im Zeitalter der Digitalisierung unbestritten das grösste Potenzial zur Kosteneinsparung dar.
Was kann die rechtskonforme Archivlösung bossDMS?
Unsere Archivlösung bietet eine zentrale Zugriffssteuerung und ermöglicht die Konsolidierung aller unternehmensweiten Dokumente in einem System. Unabhängig von der Speichertechnologie und dem Lebenszyklus von Anwendungen werden geschäftsrelevante Dateien automatisch archiviert.
Der Nutzen auf einen Blick
01 Schneller Zugriff
Dank einfacher Stichwortsuche, Indexierung und Kategorisierung beansprucht das Suchen und Finden von archivierten Dokumenten nur noch wenige Sekunden, was Mitarbeitende im Arbeitsalltag enorm entlastet.
02 Sicherheit und Datenschutz
Die Lösung bietet robuste Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der archivierten Dokumente zu gewährleisten. Dies umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrollen sowie Audit-Trail-Funktionen.
03 Compliance und rechtliche Aspekte
Alle Compliance-Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung und das Löschen von Dokumenten (Retention Management) werden revisionssicher erfüllt.
04 Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt unbestritten das grösste Optimierungspotential in modernen Unternehmen dar. Durch die rechtskonforme Archivierung werden wichtige Informationen zentral und strukturiert abgelegt. Dies erleichtert die Suche, den Austausch und die Zusammenarbeit mit Dokumenten, was wiederum die Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigert.
05 Kostenreduktion und Vermeidung von Dubletten
bossDMS reduziert den Speicherbedarf und damit die Kosten durch die übergreifende Vermeidung von Duplikaten. Die Ablösung von kostenintensiven Archivierungssilos resultiert in einer effizienten Plattform.
06 Standortunabhängigkeit
Mobile Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Dokumente und geschäftsrelevante Informationen per Laptop, Smartphone und Tablet sorgen für Standortunabhängigkeit und maximale Flexibilität im Arbeitsalltag.
07 Umfassendes Integrationsangebot
Unsere rechts- und revisionssichere Archivierung lässt sich direkt in zahlreiche Lösungen integrieren. Ob in Verbindung mit Microsoft SharePoint, einer Vielzahl von ERP-Lösungen, Core Banking Systemen oder Microsoft 365 Exchange – die Archivlösung lässt sich vielseitig kombinieren.
…und viele weitere,
die wir Ihnen gerne zeigen!
Jetzt eintauchen und sich inspirieren lassen
Möchten auch Sie die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung möglichst einfach abdecken können? Dann lernen Sie unsere Archivlösung bossDMS und deren Highlights kennen. Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Autor
Pius Birrer, Head of Team DMS bei Boss Info
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Boss Info, die sich mit über 300 Mitarbeitenden jeden Tag für ein Ziel einsetzt: Durch den Einsatz innovativer Technologien die Geschäftsprozesse von KMUs zu digitalisieren und zu optimieren. be boss in your business - mit Boss Info, einem der erfolgreichsten und unabhängigen Schweizer Anbieter für ERP, ICT & Cloud Services und Collaboration-Lösungen. www.bossinfo.com
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