QR-Rechnung als Brücke zur E-Rechnung

Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um den Posteingang, wenn alle im Homeoffice arbeiten? Wer stellt sicher, dass alle Rechnungen fristgerecht bezahlt werden, wenn diejenigen, die die Rechnungen prüfen sollen, daheim sind? Gut, wenn diese Prozesse bereits digitalisiert sind und auch dann weiterlaufen, wenn die Welt drum herum verrücktspielt.

Die elektronische Rechnung und der digitale Kreditorenprozess sind mehr denn je unverzichtbare Werkzeuge für grosse und kleine Unternehmen. Wichtig ist dabei, die individuell passende Lösung zu finden.

Im Umfeld der E-Rechnung tut sich momentan Interessantes. Beschaffungsplattformen, welche die gesamte Supply Chain inklusive Rechnungsstellung umfassen, gewinnen an Bedeutung und werden zunehmend von grösseren Unternehmen genutzt. Im benachbarten Ausland sind zentrale staatliche Plattformen für den gesamten Rechnungsaustauch zwischen Firmen bereits realisiert oder zumindest in Diskussion – dies mit dem Ziel, die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer zu sichern.

Aber wahrscheinlich haben auch Sie sich im letzten Jahr vor allem um die Einführung der QR-Rechnung gekümmert. Da ab 30. September 2022 die Post keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr verarbeitet, sollten Sie spätestens ab Sommer QR-Rechnungen versenden.

Was auf den ersten Blick im Umfeld der E-Rechnung wenig interessant erscheint, eröffnet neue Möglichkeiten für die automatische Rechnungsverarbeitung beim Empfänger. Da alle relevanten Informationen für die Zahlungsabwicklung im QR-Code in strukturierter Form enthalten sind, ist beispielsweise ein automatischer Abgleich mit den vorhandenen Kreditorendaten einfacher zu realisieren. Auslesefehler gehören der Vergangenheit an und die manuelle Datenübernahme ist nicht mehr notwendig.

Die QR-Rechnung bietet aber noch weitere Möglichkeiten. Im QR-Code ist ein Freitextfeld vorgesehen, das für zusätzliche Informationen an den Rechnungsempfänger genutzt werden kann. Anstelle einfach für den Kauf der Ware zu danken, können dort Daten, welche die automatische Verarbeitung der Rechnung weiter unterstützen, hinterlegt werden. Idealerweise geschieht dies in standardisierter Form, sodass die Daten in einheitlicher Form vorliegen, egal von welchem Rechnungssteller.

Darum hat die Arbeitsgruppe ERP von Swico, der Interessenvertretung der ICT- und Internetbranche, mit Beteiligung von swissDIGIN eine Syntax definiert, welche die für die Zuordnung und Verarbeitung der Rechnung relevanten Daten umfasst: Kundenreferenz, Zahlungskonditionen, Mehrwertsteuerdetails etc. können in der vordefinierten Struktur abgebildet werden. Die meisten ERP-Systeme auf dem Schweizer Markt haben diese Swico-Syntax bereits implementiert.

Somit können auf einfache Weise strukturierte Rechnungsdaten, zumindest auf Ebene des Rechnungskopfs, in eine PDF-Datei integriert werden und unkompliziert per E-Mail versendet werden. Und falls der elektronische Versand nicht möglich sein sollte, sind die strukturierten Daten sogar per Post auf Papier transportierbar.

Effizienter und sicherer ist die elektronische Rechnungsstellung über einen Service-Provider in den etablierten Rechnungsformaten. Als Ergänzung für den Empfang von Rechnungen, besonders für gelegentliche Rechnungssteller, sollte diese Möglichkeit in der Digitalisierungsstrategie näher angeschaut werden. Das ist sicherlich nicht die Lösung für alle Lieferantenbeziehungen, aber definitiv eine interessante Option für eine pragmatische Lösung.

Übrigens: QR-Rechnungen an Privatpersonen können mit dem alternativen Zahlverfahren auch direkt ins E-Banking der Kunden gestellt werden.

swissDIGIN: www.swissdigin.ch

Swico-Syntax: www.swico.ch/de/wissen/normen-standards/qr-rechnungen/

Leiter swissDIGIN, Initiative zur Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen in der Schweiz GS1 Switzerland, www.gs1.ch