New Way of Work bei Lonza mit ROOMZ

Rund 460 Angestellte arbeiten im prominenten Lonza-Haus in Basel, von den Mitarbeitenden als «Turm» bezeichnet. Die Büros und Sitzungszimmer verteilen sich auf 18 Stockwerke mit je ca. 20 Zimmern. Ebenfalls in Basel, im Stücki Technologiepark, befindet sich ein weiterer Lonza Standort mit Büros und Laboren. Im Gebäude A arbeiten rund 350 Mitarbeitende auf 8 Stockwerken, im Gebäude G rund 250 Mitarbeitende. «Bei Lonza haben wir ein sehr angenehmes Betriebsklima», sagt Michelle Künzli, Senior Manager Office Services. Misstöne gab es in der Vergangenheit höchstens, wenn es um Sitzungszimmer ging: «Im Turm hat es zu wenig Räume und diese wurden in der Vergangenheit ineffizient genutzt. Immer öfter kam es zu Überbelegungen oder zu Leerständen durch frühzeitig gebuchte und dann doch nicht benutzte Räume.» 

«In Basel rechnen wir mit jährlichen Gebäudekosten von durchschnittlich 350 Franken pro m2. Deshalb ist eine optimale Auslastung der Räume unerlässlich», kommentiert Xavier Marmasse, Global Category Leader – Facilities & Utilities. Bei Recherchen ist er auf das ROOMZ-Display gestossen. Die drahtlose, elegante und energieeffiziente Lösung hat ihm auf Anhieb gefallen. Denn das Lonza Management hat klare und sehr ehrgeizige Ziele in Bezug auf den CO2-Fussabdruck. «Wir wollten in unseren Gebäuden keine Kabel verlegen müssen. Zudem suchten wir ein ökologisch sinnvolles System, das uns auch für die Zukunft einen flexiblen Einsatz, bzw. Erweiterungen ermöglicht. ROOMZ überzeugte als einzige Lösung in allen Punkten.»

Bei den Überlegungen zog Lonza auch die Ausstattung weiterer Gebäude sowohl in der Schweiz als auch in anderen Märkten mit ein. Die Niederlassung in England war beispielsweise sofort interessiert und führt zurzeit nebst 30 Displays sogar die erweiterte ROOMZ-Lösung mit 600 buchbaren Arbeitsplätzen samt Desk-Sensoren ein. Die Sensoren ermöglichen eine exakte Analyse, um die Auslastung der Arbeitsplätze und die Belegung laufend optimieren zu können.

Für eine erste Testphase mit den ROOMZ-Displays im Jahr 2019 war das Feedback von allen Seiten sehr gut. Doch schon sehr bald kam die nächste Herausforderung in der Gestalt eines Virus. Damals musste mit der internen COVID-19 Task-Force in Windeseile die Rückkehr an den Arbeitsplatz unter Einhaltung der Distanzregeln organisiert werden - eine grosse Herausforderung mit mehreren Standorten, einer Vielzahl an Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Bedürfnissen und engen Platzverhältnissen. «Mir kam sofort die Idee, dass wir das ROOMZ-Buchungssystem auf die Arbeitsplätze ausweiten könnten», sagt Michelle Künzli.

Nun war die Software myROOMZ hoch im Kurs, um in einem ersten Schritt sämtliche Arbeitsplätze im «Turm» und im Stücki buchbar zu machen. «ROOMZ-Displays bilden die Belegung der Sitzungszimmer in Echtzeit ab. Die darin enthaltene Software wollten wir nach dem Lockdown nutzen, um eine geordnete Rückkehr an den Arbeitsplatz und eine maximale Belegung von 25 % sicherzustellen». Zwischen den Arbeitsplätzen musste zudem der Minimalabstand von zwei Metern jederzeit gewährleistet sein und auch für die Hot-Desk-Areas war eine COVID-taugliche Lösung gefragt. «Das hybride Arbeiten ist die Arbeitsform der Zukunft. COVID-19 hat diesen Prozess für uns nochmals sehr stark beschleunigt», stellt Xavier Marmasse fest.

Das COVID-19-Schutzkonzept von Lonza sieht vor, dass die Mitarbeitenden, wenn immer möglich, im Homeoffice arbeiten. Gewisse Arbeiten erfordern jedoch die Anwesenheit vor Ort und dies soll unter allen Schutzbedingungen in einem sicheren Umfeld stattfinden können. Für die Vorausbuchung der Arbeitsplätze wurden in der ROOMZ-Lösung die Grundrisse von Lonza hinterlegt und sämtliche Arbeitsplätze abgebildet. Kurze Zeit später war die Software einsatzbereit.

Seither können alle Mitarbeitenden über die myROOMZ-App von überall her auf das Buchungssystem zugreifen und mit nur zwei Klicks für die kommenden acht Tage einen Arbeitsplatz mit angemessenem Abstand buchen. Sobald sie auf den gewünschten Arbeitsplatz klicken und diesen buchen, wird dieser rot eingefärbt. So stellt Lonza die Schutzmassnahmen sicher und erspart den Mitarbeitenden die Ungewissheit, ob im Büro ein Platz frei ist.

Michelle Künzli sagt zufrieden: «Wenn ein Arbeitsplatz gebucht ist, verhindert das System automatisch eine Reservation des benachbarten Desks. Zudem zeigt es an, wann die Maximalbelegung erreicht ist. So erkennen die Mitarbeitenden Spitzenbelegungszeiten und können ihren sicheren Büro-Arbeitsplatz vorausschauend reservieren. myROOMZ funktioniert super – wir sind alle begeistert.»

ROOMZ SA hat ein Reservations- und Verwaltungstool namens «ROOMZ» für die effiziente Verwaltung von Sitzungszimmern entwickelt, das einfach in Exchange, Office 365, Google Calendar und andere Reservationssysteme integrierbar ist. Die stilvolle, digitale Beschilderung überzeugt nicht nur mit elegantem Design; sie kommt auch zu 100 % ohne Kabel aus und fügt sich somit harmonisch in jedes bestehende Büroumfeld ein. In der Schweiz setzen über 500 zufriedene Kunden die Lösung ein – unter ihnen so renommierte Einrichtungen und Unternehmen wie die ETH Zürich, LONZA, die Frankfurter Bankgesellschaft, die Mobiliarversicherung, die Bank am Bellevue, das Schweizerische Rote Kreuz und viele mehr. Über Niederlassungen in Deutschland und Frankreich und Vertriebspartner in verschiedenen Regionen weltweit erobert ROOMZ laufend neue Märkte. ROOMZ hat seinen Firmensitz in Fribourg und beschäftigt 14 Mitarbeitende.