KI im ERP wird oft als grosse Disruption verkauft. In der Praxis liegt der grösste Hebel jedoch bei den unspektakulären, repetitiven Aufgaben. Fabian Baumgartner, Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Bereich KI bei dynasoft AG, erklärt, wie KMU pragmatisch starten, worauf sie bei Anbietern achten sollten und weshalb vermeintlich «langweilige» Use Cases die spannendsten sind.
Fabian Baumgartner ist Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Bereich KI bei dynasoft AG. (Bild zVg)
Fabian Baumgartner über pragmatische KI im ERP
Die Diskussion rund um KI im ERP ist aktuell geprägt von grossen Versprechen, neuen Schlagworten und beeindruckenden Demos. Doch wo entsteht im Alltag von Schweizer KMU tatsächlich ein konkreter Nutzen? Fabian Baumgartner plädiert in unserem Gespräch für einen pragmatischen Blick auf KI – mit Fokus auf Automatisierung, echte Prozessverbesserungen und Anwendungen, die nicht spektakulär wirken müssen, um Wirkung zu entfalten.
topsoft Fachredaktion: Fabian, was ist heute KI im ERP – und was ist Marketing?
Fabian Baumgartner: Die ERP Branche überschätzt die Disruption und unterschätzt die Automation. Viele KI Features, die gerade gebaut werden, lösen Probleme, die gar niemand hat. Der PwC Global CEO Survey 2026 zeigt: 56 % der CEOs sehen bisher weder Mehrumsatz noch tiefere Kosten durch KI. Gartner stellt Anfang 2026 fest, dass über die Hälfte aller GenAI Projekte nach dem Proof of Concept abgebrochen werden.
Es erinnert an die Zeit, als GPS ins Smartphone kam: Die Technologie war da, aber niemand ahnte, dass man damit Taxis bestellen wird. Das sehe ich jede Woche in Kundengesprächen: Die wirklich nützlichen KI Anwendungen sind die unspektakulären. Ein Webshop, der über Nacht in dreissig Sprachen läuft. Artikeltexte, die sich aus vorhandenen Produktdaten selbst schreiben. Belege, die automatisch erkannt und zugeordnet werden.
Wie fängt ein KMU konkret an?
Der Einstieg beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer ehrlichen Bestandesaufnahme: Wo verbringen gute Leute Zeit mit Arbeit, die keinen Wert schafft? Eine Stellenausschreibung ist dafür ein erstaunlich guter Spiegel: Markieren Sie alle Aufgaben, die repetitiv sind, klaren Anleitungen folgen oder reine Fleissarbeit darstellen – das sind Ihre KI Kandidaten.
Dann braucht es einen Quick Win in vier bis acht Wochen. Kein Strategiepapier, sondern ein konkretes Ergebnis, das Skepsis in Neugier verwandelt. Wichtig ist, dass das Thema Chefsache ist. Die besten Ideen kommen zwar von unten, aber ohne klares Commitment von oben versandet jede Initiative.
Worauf sollte man bei der Wahl des Anbieters achten?
Achten Sie darauf, ob ein Anbieter über Ihre Herausforderungen spricht – oder über seine Technologie. Wenn im ersten Gespräch mehr über «Agentic AI» als über Ihren Einkaufsprozess geredet wird, sitzen Sie beim Falschen.
Gartner warnt aktuell vor «Agent Washing»: Produkte werden als KI Agenten umgelabelt, ohne echte neue Fähigkeiten. Von den tausenden Anbietern, die sich «Agentic AI» auf die Fahne schreiben, sind laut Gartner nur rund 130 echt. McKinsey nennt das Ergebnis treffend «Pilot Purgatory»: Viele Teams bauen Demos, aber nur wenige bringen sie in Prozesse, die dauerhaft Wirkung zeigen.
Im Gespräch sollte der Anbieter klar zeigen, wie er Ihr konkretes Problem löst. Nehmen Sie dazu die Person mit, die später am meisten mit KI arbeiten wird, vielleicht jemanden aus der IT.
Das weitere Vorgehen besteht meines Erachtens nicht aus einem Piloten, in dem man ziellos rumklicken kann. Man soll lieber gemeinsam mit dem Anbieter entscheiden, ob es tatsächlich einen Proof of Concept braucht. Dann sollte man möglichst schnell in eine lange Testphase im finalen System starten und nicht in einer Prototypenhölle stecken bleiben.
Wo sehen Sie bei Schweizer KMU den grössten Hebel?
Die Schweiz liegt beim KI-Return aktuell unter dem globalen Durchschnitt – nur 16 % der Schweizer CEOs sehen Umsatzgewinne durch KI, gegenüber 30 % global. Das heisst nicht, dass KI hier nicht funktioniert. Es heisst, dass die Potenziale noch weitgehend unausgeschöpft sind.
Der grösste Hebel liegt klar bei der Automatisierung – und zwar bei den unspektakulären, repetitiven Aufgaben. Die AXA-Studie zeigt, wo Schweizer KMU KI bereits erfolgreich nutzen: Übersetzung (52 %) und Korrespondenz (47 %). 57 % berichten Effizienzgewinne, bei einer Personalreduktion von gerade einmal 2 %.
Genau dort steckt das Potenzial für den Einsatz von KI: Überall dort, wo Mitarbeitende reine Fleissarbeiten erledigen, die im Prinzip auch eine neu eingestellte Person ohne jede Einarbeitung übernehmen könnte.
Je langweiliger ein Use Case, desto grösser der Hebel. Anspruchsvollere Themen wie Prognosen oder datengetriebene Entscheidungen kommen später – sie brauchen ein sauberes Fundament. Der eigentliche Gewinn für die wertvollen Mitarbeitenden liegt nicht darin, schneller zu arbeiten, sondern an den richtigen, interessanten, wertschöpfenden Dingen zu arbeiten.
Wo stossen klassische ERP Systeme an Grenzen – und wo setzt Ihr ERP tosca mit KI an?
Das grösste Paradox klassischer ERPs: Sie sammeln die wertvollsten Daten eines Unternehmens – und tun dann fast nichts Intelligentes damit. Der Einkäufer hat zum Beispiel alle Lieferantenpreise im ERP-System, vergleicht sie aber in Excel.
Gartner beobachtet einen klaren Trend: KI wird 2026 verstärkt über etablierte Softwareanbieter bezogen – weil Unternehmen KI dort nutzen wollen, wo ihre Daten bereits liegen. Genau hier setzen wir mit tosca an.
Statt monatelang Übersetzungen zu koordinieren, ist ein Webshop mit tosca.translate morgen in über dreissig Sprachen live. Aus dürftigen Einzeilern im Artikelstamm werden mit tosca.prompts vollständige, auffindbare Produktbeschreibungen – generiert aus den Daten, die schon im System liegen. Und eingehende Belege werden automatisch erkannt und dem richtigen Vorgang zugeordnet, statt manuell gesichtet.
Wir stehen am Anfang dieser Reise – die ersten Module laufen produktiv, die Ergebnisse sind vielversprechend. Aber der Ansatz ist klar: KI muss im Geschäftsprozess arbeiten, nicht daneben.
Wohin entwickelt sich das ERP?
In Richtung Assistent statt Datenbank. Nicht als KI Agent für alles – sondern mit spezialisierten Assistenten für Einkauf, Logistik, Webshop. Jeder mit klarem Auftrag. Das ERP der Zukunft arbeitet mit Ihnen, nicht nur für Sie.
Wie stellen Sie sicher, dass KI Prozesse sicher und transparent bleiben?
Entscheidend ist, dass Sie jederzeit nachvollziehen können, welche Daten wohin fliessen – und dass Sie nicht an einen einzigen KI Anbieter gebunden sind. Wir setzen bewusst auf mehrere KI Provider. Wenn morgen ein besseres oder sichereres Modell verfügbar ist, wechseln wir – ohne dass sich für den Kunden etwas ändert. Die ERP Daten bleiben dabei immer beim Kunden.
Laut AXA Studie hat nur ein Drittel der Schweizer KMU klare Regeln, welche Daten Mitarbeitende in KI Tools eingeben dürfen. Wer KI direkt im ERP nutzt statt als externes Tool, hat dieses Problem von Anfang an gelöst. Und genau das ist am Ende die Kernbotschaft: KI ersetzt keine Stellen, sie macht bestehende Stellen wertvoller.
Vielen Dank für das aufschlussreiche Gespräch.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch dynasoft AG mit Hauptsitz in Solothurn, Anbieter des modular aufgebauten ERP-Systems tosca. www.dynasoft.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-1
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