Neben den grossen Unternehmen setzen heute auch mittlere und kleine Unternehmen IT- Managementinstrumente auf immer breiterer Basis ein. Die Erarbeitung der IT-Strategie, das Projektportfoliomanagement, die Definition der IT-Governance oder die Etablierung von IT-Controlling und IT-Service-Management bilden einen festen Bestandteil der heutigen IT-Planung und IT-Steuerung. Parallel dazu intensiviert sich der Einsatz der Cloud, und sie lässt sich nicht mehr von der CIO-Agenda wegdenken. Den Unternehmen wird immer stärker bewusst, dass der effektive und effiziente Cloud-Einsatz nur mit einem etablierten IT-Management möglich ist.
IT-Management umfasst alle Bereiche und die erforderlichen Instrumente zur Steuerung und Planung der IT in einem Unternehmen: IT-Governance und Risk- und Compliance-Management machen die IT steuerbar, indem sie Verantwortlichkeiten definieren und Risiken erkennen, um sicherzustellen, dass sich die IT regulations- und gesetzeskonform verhält. Die IT-Strategie plant die zukünftige Entwicklung der IT im Einklang mit den Businessanforderungen. Das IT-Controlling stellt steuerungsrelevante Werte in Form von Kennzahlen zur Verfügung. Das Projektportfoliomanagement umfasst die übergreifende Verwaltung, Bewirtschaftung und Steuerung des Projektportfolios einer Unternehmung vom Projektantragsprozess, über die Priorisierung der Projektideen bis zu Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Die Unternehmensarchitektur beschreibt das Zusammenwirken der IT-Architektur (informationstechnisch) mit der Geschäftsarchitektur (betriebswirtschaftliche Teilbereiche eines Unternehmens), deren Funktion darin besteht, die Geschäftsprozesse mittels IT möglichst optimal zu unterstützen. Die Aufgabe der IT-Führung (CIO) schlussendlich ist es, die einzelnen Bereiche zu koordinieren und die Schnittstellen zu realisieren.
Die Rolle der IT im Unternehmen heute und in Zukunft
Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die IT nur als Kostenfaktor betrachtet; der Einsatz von IT-Managementinstrumenten dient oft lediglich zur Ersparnis von IT-Kosten mittels Konsolidierung und Standardisierung, Outsourcing und Fokussierung auf das Kerngeschäft. Hier steht die IT ganz klar nicht im Mittelpunkt der Geschäftsaktivitäten.
Im Gegensatz dazu setzt die Rolle der IT als Business Enabler oder sogar als Business Driver eine enge Zusammenarbeit zwischen Business und IT voraus. Die IT-Abteilung versteht die Geschäftsvorgänge, die Business-Strategie und die Marktentwicklungen (Business Trends) und kann Vorschläge unterbreiten und Ideen einbringen, wie das Geschäft durch den richtigen Einsatz von technologischen Innovationen vorangetrieben werden kann. Die IT-Abteilung steht hier im Mittelpunkt der Geschäftsaktivitäten und kann sogar mittels Innovationen den Marktauftritt des Unternehmens stärken.
Wie könnte die IT diese Rolle im Unternehmen erlangen? Auf welche Weise könnte der CIO seine Rolle nicht nur als „Chief Infrastructure Officer“, sondern als „Chief Innovation Officer“ wahrnehmen? Eine erste Voraussetzung ist sicherlich, dass er sein „daily business“ im Griff hat und die Kostenoptimierung sowie den sinnvollen Einsatz der IT-Mittel unter Wahrung des Geschäftsinteresses vorantreibt. Die zweite und wichtige Voraussetzung ist die Meisterung seiner IT-Managementaufgaben und der korrekte Einsatz der entsprechenden Instrumente sowie die Koordination der einzelnen Bereiche.
Die Cloud und das digitale Zeitalter
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen oder für Firmen mit geringem IT-Budget stellen Cloud-Dienstleistungen eine sehr gute Alternative dar, die IT-Kosten in den Griff zu bekommen. Durch die Cloud bekommen sie ohne grossen Aufwand auf einfache Weise Zugang zu professionellen Services. Bei Bedarf können Applikationen aus einer Cloud-Umgebung jederzeit genutzt werden. Aktualisierungen und Wartung werden vom Service Provider übernommen, was die eigene IT-Abteilung entlastet. Ausserdem sind Preismodelle möglich, die lediglich den effektiven Gebrauch in Rechnung stellen und kundengerecht zugeschnitten werden können.
Der Einsatz der Cloud wird je länger je mehr nicht als Faktor der Kosteneffizienz, sondern als Treiber für Geschäftsinnovationen verstanden. Der flexible Zugang zu professionellen IT-Dienstleistungen wird vereinfacht, und die Menge der angenommenen IT-Dienstleistungen kann innert kürzester Zeit dem Bedarf entsprechend angepasst werden. Die time-to-market für neue Produkte oder Leistungen wird dadurch deutlich verkürzt. Der Markteintritt für Start-ups ist heute deutlich einfacher, denn dank Cloud Computing benötigen sie viel weniger Startkapital. Neue Kollaborationstools ermöglichen es globalen Teams, von verschiedenen Standorten aus effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten.
Der moderne Verbraucher ist mobil und vernetzt. Daten müssen innert Sekunden zu Informationen werden. Wir leben im digitalen Zeitalter und der digitale Wandel in Unternehmen wird durch Cloud Computing vorangetrieben. Die meisten mobilen Anwendungen laufen in der Cloud. Der Austausch von Informationen und Daten kann sekundenschnell und barrierefrei erfolgen.
IT Management und die digitale Transformation des Unternehmens
Das digitale Zeitalter zwingt die Unternehmen, ihre «digitale Fitness» zu bewerten. Heute geht es oft nicht um die Frage, ob das Unternehmen «cloud ready» ist, sondern ob es fit für die digitale Transformation ist. Oft wird dabei das IT-Management unter die Lupe genommen. Die Transparenz der IT-Landschaft und eine gut etablierte Unternehmensarchitektur sind die Voraussetzungen. Die Definition der strategischen IT-Programme, ausgehend von einer Marktanalyse und einer Analyse der Geschäftsstrategie sowie die Budgetierung und das Benefit Controlling sind ebenfalls wichtige Bestandteile. Dazu gehören auch neue Rollen in der IT wie etwa diejenige des Sourcing Managers, der für die richtige Bereitstellung der IT-Ressourcen zuständig ist.
Die Bereitstellung der IT-Ressourcen ausserhalb des Unternehmens, so wie sie im Cloud Computing stattfindet, bringt auch Risiken mit sich. In diesem Zusammenhang wurde sehr viel über Datensicherheit und Datenschutz diskutiert. Heute ist das Unternehmen allmählich genügend sensibilisiert, um dem Provider die richtigen Fragen zu stellen und so den Einsatz einer Cloud-Lösung im eigenen Unternehmen prüfen zu können. Ein wichtiges Element dabei ist die Nutzen-Risiken-Analyse. Im Einklang mit der digitalen Transformation muss das Unternehmen zuerst die Nutzen und Risiken erkennen und anschliessend dementsprechend die Cloud-Anwendungen evaluieren sowie den Cloud-Einsatz planen. Im Zentrum stehen hierbei Risk- und Compliance-Management.
Als Knacknuss erweist sich oft die IT-Governance. Wer trägt am Schluss die Entscheidung, wie die IT-Abteilung die digitale Transformation unterstützen soll? Bis anhin wurde die Meinung vertreten, dass der CIO das Business verstehen muss. Im digitalen Zeitalter jedoch versteht das Business die IT und trifft Entscheidungen, ohne die IT-Führung zu involvieren. Das ist die Realität. Und diese Realität erfordert den richtigen Einsatz der zur Verfügung stehenden IT-Managementinstrumente.
Stella Gatziu Grivas (Leiterin Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing, Studiengangleiterin des MAS Information Systems Management und Kursleiterin des CAS IT Management sowie CAS Cloud Computing an der FHNW)
Claudio Giovanoli, wissenschaftlicher Assistent im Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing. Der Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing fokussiert auf die Transformation des Unternehmens zur Ermöglichung des effizienten und effektiven Cloud-Einsatzes.