Der digitale Arbeitsplatz ist gekommen, um zu bleiben und hat unsere beruflichen Alltagsroutinen revolutioniert. An der Schwelle zum „New Normal“ wird es Zeit, Bilanz zu ziehen und die Weichen für die Zukunft zu stellen. Der Microsoft Work Trend Index 2021 prognostiziert „Hybrid Work“ als Arbeitsform mit disruptivem Potenzial und empfiehlt, sich schon jetzt dafür bereit zu machen.
Der digitale Arbeitsplatz: Mehr als schnelle Hilfe in der Krise
Obwohl das technologische Rüstzeug schon lange vorher verfügbar war, haben sich digitale Arbeitsformen erst in der Corona-Pandemie breitenwirksam durchgesetzt. Zahlreiche Unternehmen konnten sich nur unter dem Druck der unübersichtlichen Pandemieentwicklung mit ihren wiederholten Lockdown-Phasen zum notwendigen Digitalisierungsschritt entschliessen. Obwohl der digitale Arbeitsplatz in vielen Fällen ein eher ungeliebter Retter in der akuten Not war, liessen sich seine Vorteile von Anfang an kaum von der Hand weisen.
- Mehr Flexibilität durch die freie Wahl von Arbeitsort und -zeit,
- optimale Arbeitsbedingungen sowohl im Unternehmen als auch im Homeoffice, im Einsatz beim Kunden oder unterwegs,
- technologische Unterstützung für die Arbeit in Gruppen und die multimediale Kommunikation im Team,
- effiziente Arbeitsprozesse, ohne Medienbrüche,
- ein aufgeräumter, sicherer Umgang mit Daten
- Zeit- und Kostenersparnis
sind Argumente, die eindeutig für den digitalen Arbeitsplatz als langfristige Lösung sprechen.
Der Work Trend Index 2021 von Microsoft
Schneller und machtvoller als der Wandel der Arbeitswelt in den vergangenen zwei Jahren haben sich gesellschaftliche Veränderungen wohl noch nie vollzogen. Doch wie wirken die neuen Arbeitsformen aus heutiger Perspektive auf die Beteiligten und welche Entwicklungen sind für die kommende Zeit zu erwarten? Mit diesen Fragen befasst sich der Work Trend Index 2021 von Microsoft. Der Jahresbericht basiert auf einer Studie mit mehr als 30.000 Teilnehmern in 31 Ländern. Zusätzlich fliessen Billionen anonymisierter Nutzungs- und Produktivitätsmerkmale aus Office 365 und LinkedIn in die Auswertung ein. Ausserdem sind in den Schlussfolgerungen die Perspektiven von Experten berücksichtigt, die sich seit Jahrzehnten mit Zusammenarbeit, Sozialkapital und Raumgestaltung am Arbeitsplatz beschäftigen.
Herausforderungen verstehen
Der Work Trend Index von Microsoft zeigt, dass digital gestützte Formen der Zusammenarbeit neben den offensichtlichen Vorteilen auch einige Herausforderungen für alle Beteiligten bereithalten.
Die Zufriedenheit ist ungleich verteilt
Wie gut ein Mitarbeiter mit den neuen Bedingungen des digitalen Arbeitsplatzes und mit dem vorwiegenden Einsatz im Homeoffice zurechtkommt, hängt von so unterschiedlichen Faktoren ab wie Position im Unternehmen, Familiensituation, Alter, Geschlecht und Dauer der Betriebszugehörigkeit. Die Auswertung der Studiendaten ergibt, dass vor allem Führungskräfte sich mit der Situation wohlfühlen, während andere Gruppen eher mit den Anforderungen des Berufsalltags kämpfen, sich mit ihren Sorgen oft alleingelassen fühlen und die motivierende Ansprache vermissen.
Bei den befragten Führungskräften handelte es sich auch eher um Millennials oder Vertreter der Gen X, um Männer, Mitarbeiter aus dem Informationsbereich und Personen, die in ihrer Karriere weiter fortgeschritten sind. Im Gegensatz dazu berichteten Angehörige der Gen Z, Frauen, Mitarbeiter an vorderster Front und Berufsanfänger, dass sie im vergangenen Jahr am meisten zu kämpfen hatten. (Microsoft 2021 Work Trend Index, S.6)
Abbildung 1: Die Umfrage zum Work Trend Index wurde von einem unabhängigen Marktforschungsunternehmen, Edelman Data x Intelligence, unter 31.092 vollzeitbeschäftigten oder selbständigen Arbeitnehmern in 31 Märkten zwischen dem 12. Januar 2021 und dem 25. Januar 2021 durchgeführt. (Microsoft 2021 Work Trend Index, S.7)
Höchste Produktivität kann zu Erschöpfung führen
Digitalisierungsmassnahmen, die auf eine Optimierung der kollaborativen Zusammenarbeit zielen, führen zu einem deutlichen Anstieg der Produktivität. Zwischen März 2020 und Februar 2021 ist die Zahl der Teams-Meetings signifikant gestiegen, die Meeting-Dauer ist länger geworden, Chats und E-Mail-Verkehr nehmen ebenso zu wie die Zahl der Personen, die Dokumente bearbeiten. Mehr als die Hälfte der täglich stattfindenden Kontakte ist ungeplant, und trotz der hohen Belastung antwortet die Hälfte der Mitarbeiter innerhalb von nur fünf Minuten auf Chats.
Abbildung 2: Die Analyse spiegelt die Veränderung der Kollaborationsaktivitäten über Microsoft 365-Tools im Zeitraum zwischen Februar 2020 und Februar 2021 wider. Die Visualisierung basiert auf aggregierten Daten, ohne personenbezogene oder organisationsidentifizierende Informationen. (Microsoft 2021 Work Trend Index, Seite 9)
Für die Beteiligten ist nicht nur die schiere Menge der Kommunikationsereignisse eine Herausforderung, sondern auch die Tatsache, dass es in einem nicht-persönlichen Austausch deutlich schwieriger ist, Einvernehmen über ein Thema herzustellen, als im persönlichen Gespräch.
Für die junge Generation Z ist die Belastung besonders hoch
Der Microsoft Work Trend Index weist darauf hin, dass der Digital Workplace mit seinen Remote-Arbeitsformen die Gruppe der 18- bis 25-Jährigen vor besondere Herausforderungen stellt. In diesem Alter stehen junge Menschen am Beginn ihrer Karriere und sind meist noch Singles. Entsprechend besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie verstärkt unter der Isolation im Homeoffice leiden, schwerer Zugang zu ihrer Rolle im Berufsleben finden und Probleme haben, sich zu motivieren. Die Situation beeinträchtigt nicht nur das Lebensgefühl der Generation Z, sondern bringt Unternehmen im schlimmsten Fall auch um die Innovationskraft und Kreativität ihrer jungen Mitarbeiter.
Die Reichweite der Netzwerke schrumpft
Die Trends in Microsoft Teams und Outlook legen nahe, dass ähnlich wie im privaten auch im beruflichen Bereich die Kommunikationsreichweite während der Pandemie oft auf den engen Kreis der allernächsten Ansprechpartner geschrumpft ist.
Abbildung 3: Analyse von insgesamt 122 Milliarden E-Mail-Interaktionen und 2,3 Milliarden Meeting-Interaktionen in Microsoft Teams und Outlook in verschiedenen Branchen und Ländern auf der ganzen Welt. Die Visualisierung basiert auf aggregierten Daten, ohne persönliche oder organisationsidentifizierende Informationen. (Microsoft 2021 Work Trend Index, Seite 14)
Die Entwicklung ist insofern bedenklich, als Produktivität und Ideenreichtum sich häufig erst durch den Austausch in erweiterten Netzwerken und durch nicht geplante, zufällige Begegnungen ergeben als durch routinierte Kommunikation im unmittelbaren Nahbereich der eigenen Arbeitsgruppe.
Chancen erkennen
Während die Menschen in diesem Jahr an der vordersten Front ungeahnter Stresssituationen kämpften, Kinderbetreuung und Homeschooling unter einen Hut brachten, vom Wohnzimmer aus arbeiteten und bellende Hunde zur Ruhe brachten, hat sich etwas verändert: Die Arbeit wurde menschlicher. (Microsoft 2021 Work Trend Index, S.17)
Mehr Authentizität: Als Folge der Pandemie konstatiert der Microsoft Work Trend Index ein vertieftes Miteinander und eine Stärkung der menschlichen Komponente in der Arbeitswelt. Unter dem Druck der Ausnahmesituation haben es viele Mitarbeiter geschafft, sich stärker zu öffnen und die Bedeutung von Empathie und Zuwendung auch im beruflichen Alltag anzuerkennen. Dabei entsteht eine Authentizität, die zu stärkeren Bindungen und letztlich zu mehr Produktivität im Team führt – ein unschätzbarer Wert für Unternehmen.
Mehr Diversität: Unternehmen und ihre Beschäftigten gewinnen nicht nur an Menschlichkeit im Arbeitsalltag, sondern auch an Möglichkeiten, sich zielgenauer auf dem Arbeitsmarkt zu finden. Ortsflexible Arbeitsformen eröffnen auch jenen Menschen die Chance auf eine gute Karriere, die ihren Lebensmittelpunkt für einen Traumjob nicht aufgeben können oder wollen. Umgekehrt fällt es Unternehmen leichter, ein diverses Umfeld mit aussergewöhnlichem Potenzial aufzubauen, wenn sie einen vielseitigen Digital Workplace anbieten und im weiteren Umkreis nach Talenten Ausschau halten können.
Hybrid Work ist der konsequente Schritt in die Zukunft
Mitarbeiter wollen das Beste aus beiden Welten: 73 Prozent der Befragten wünschen sich, dass flexible Optionen der Fernarbeit erhalten bleiben, während gleichzeitig 67 Prozent sich mehr persönlichen Kontakt zu ihrem Team wünschen. Um den Erwartungen gerecht zu werden und hybride Arbeitsformen besser zu unterstützen, erwägen 66 Prozent der Entscheidungsträger eine Umgestaltung der Räumlichkeiten im Unternehmen. (Microsoft 2021 Work Trend Index, S.4)
Der Microsoft Work Trend Index 2021 macht es deutlich: Das Arbeitsmodell der kommenden Zeit ist kein Entweder-oder zwischen Remote-Einsatz und Präsenzpflicht im Unternehmen. Die ideale Lösung heisst vielmehr Hybrid Work und setzt auf die bedarfsgerechte Verbindung von Fernarbeit und Anwesenheit vor Ort.
- Die Sicherung einer verlässlichen Feedback-Kultur,
- bessere Möglichkeiten der Fürsorge gegenüber allen Mitarbeitern,
- mehr Rücksicht auf das Bedürfnis nach individueller Ansprache,
- die Freiheit, sich jederzeit auch im persönlichen Gespräch austauschen zu können,
- mehr Chancen für Unternehmen und Bewerber sich auf dem Arbeitsmarkt zu finden
- sind die positiven Aspekte, die Hybrid Work den anerkannten Vorteilen des digitalen Arbeitsplatzes hinzufügt. Wenn technologischer Wandel wie die Microsoft Teams Einführung darüber hinaus durch eine ganzheitliche Beratung begleitet wird, entstehen flexible Lösungen für eine zuverlässige Produktivität, die sich langfristig durchhalten lässt.
Nexplore ist langjähriger Partner von Microsoft, hat die Auszeichnung Swiss Partner of the Year 2020 erhalten und erfüllt den Gold-Standard in zahlreichen Technologiebereichen. Entsprechend sind unsere zertifizierten Expertinnen und Experten mit allen Entwicklungen rund um den digitalen Arbeitsplatz und die nachhaltigen Arbeitsmodelle der Zukunft vertraut. Unsere Beratung zur Digitalisierung zielt stets auf belastbare, individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmte Lösungen, die die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens langfristig sichern.