Jahrelang besetzte das Hallenstadion Zürich seine Events über externe Personaldienstleister. Ein strategischer Entscheid änderte das: eigener Personalpool, durchgängig digitale Prozesse von der Bewerbung bis zur Abrechnung – und deutlich mehr Unabhängigkeit.
Quelle: Hallenstadion Zürich / Teamhero Schweiz GmbH
Ausgangslage: Abhängig von externen Dienstleistern
Das Hallenstadion ist die grösste multifunktionale Indoor-Location der Schweiz. Bis zu 15'000 Besucherinnen und Besucher, Konzerte, Sport, Corporate Events – und an jedem Eventtag Dutzende bis Hunderte Einsatzkräfte in Service, Einlass, Logistik und Gastronomie.
Dieses Personal kam grösstenteils von externen Personaldienstleistern. Das funktionierte, hatte aber einen Preis: Wenig Einfluss auf Qualität und Verfügbarkeit, hohe Margen für Dritte und bei jedem Event von Neuem die Frage, ob die richtigen Leute zur richtigen Zeit da sind. Wer die Personalplanung nicht selbst in der Hand hat, hat auch die Kostenstruktur und die Servicequalität nicht in der Hand.
Der Entscheid: Eigener Pool statt Fremdpersonal
Die Geschäftsleitung entschied sich für einen strategischen Pivot: Veranstaltungen sollten künftig mit eigenem Personal besetzt werden. Das ist ein grosser Schritt. Wer allerdings einen eigenen Pool mit mehreren hundert flexiblen Mitarbeitenden aufbaut, benötigt mehr als eine Excel-Liste. Bewerbungen müssen verarbeitet, Verfügbarkeiten abgefragt, Einsätze zugewiesen, Stunden erfasst und Löhne vorbereitet werden. All das in einem Rhythmus, der sich nach dem Eventkalender richtet, nicht nach Bürozeiten.
Bevor eine Software ins Spiel kam, wurden deshalb die Personalprozesse analysiert und sauber definiert. Erst danach wurde geprüft, ob und wie Teamhero diese Prozesse abbildet. Diese Reihenfolge – erst Prozess, dann Tool – hat sich als entscheidend für die spätere Akzeptanz erwiesen.
Die Lösung: Ein zentrales System von der Bewerbung bis zur Abrechnung
Mit Teamhero wurde der gesamte Personalprozess in einem System abgebildet:
- Bewerbermanagement:
Interessierte bewerben sich online, Unterlagen und Qualifikationen landen direkt im Pool. - Einsatzplanung:
Verfügbarkeiten werden digital abgefragt, Einsätze zugewiesen, Mitarbeitende bestätigen per App. - Zeiterfassung:
Gearbeitete Stunden werden am Einsatzort erfasst, nicht nachträglich rekonstruiert. - Lohnvorbereitung:
Die Anbindung an Abacus übergibt die Daten direkt an die Lohnbuchhaltung – ohne Doppelerfassung. - Datenschutz:
Personaldaten liegen in einer eigenen, zugriffsgeschützten Instanz statt in verteilten Listen.
«Dank Teamhero haben wir die Personalplanung endlich in der eigenen Hand und sind dabei viel effizienter und unabhängiger geworden», sagt Dani Riedel, Head of Venue Security im Hallenstadion.
Das Ergebnis: Unabhängigkeit, Transparenz, weniger Administration
Das strategische Ziel wurde erreicht: Das Hallenstadion verfügt heute über einen eigenen Personalpool und ist nicht mehr auf externe Dienstleister angewiesen. Der administrative Aufwand pro Event ist massiv gesunken, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – die ihre Einsätze jetzt transparent in der App sehen – messbar gestiegen.
Für die Geschäftsleitung heisst das: Personalkosten sind planbar, Qualität ist steuerbar und das Team im Büro verbringt seine Zeit mit dem Event statt mit dem Telefon.
Was andere Betriebe daraus mitnehmen können
Die Situation des Hallenstadions ist typisch für Eventlocations, Caterer, Sicherheitsdienste und Personalverleiher in der Schweiz: viele flexible Mitarbeitende, stark schwankender Bedarf, und ein Büro, das die Lücken zwischen Excel, WhatsApp und Lohnprogramm von Hand schliesst.
Drei Erkenntnisse aus dem Projekt:
- Prozesse vor Software:
Wer zuerst definiert, wie Bewerbung, Planung und Abrechnung laufen sollen, wählt das Tool mit klaren Kriterien. - Die Lohnschnittstelle ist kein Nice-to-have:
Ohne Anbindung an Abacus & Co. bleibt die Doppelerfassung – und damit die Fehlerquelle. - Mitarbeitende einbeziehen:
Ein System, das für den Pool bequem ist, wird auch genutzt. Das entscheidet über die Datenqualität.
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Der Autor
Martin Winiker ist CEO Teamhero Schweiz GmbH. Er begleitet seit vielen Jahren Schweizer KMU bei Softwareauswahl und Digitalisierung von Personalprozessen. www.teamhero.de · LinkedIn
Teamhero Schweiz GmbH | 8002 Zürich | www.teamhero.ch
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