Ob Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister – in projektorientierten Unternehmen liegt ein erheblicher Wertanteil in laufenden Projekten: In bereits geleisteter, aber noch nicht abgerechneter Arbeit. Diese sogenannten halbfertigen Leistungen korrekt zu bewerten, ist eine Pflicht aus dem Schweizer Obligationenrecht und gleichzeitig eine der grössten Stellschrauben für Liquidität, Steuerlast und Steuerung. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt – und gibt acht konkrete Tipps für die Praxis im KMU.
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Was sind halbfertige Leistungen?
Halbfertige Leistungen – international meist als «Work in Progress» (WIP) bezeichnet – sind Arbeiten, die ein Unternehmen bereits erbracht hat, für die aber noch keine Rechnung gestellt wurde. Im Planungsbüro fällt darunter praktisch jede Projektphase, die über den Bilanzstichtag hinaus geht: angefangene Vorprojekte, laufende Ausführungsplanungen, abgeschlossene Bauleitungen ohne Schlussrechnung. Bei IT-Dienstleistern sind es laufende Implementierungsprojekte, Customizings, Migrationen oder Beratungsmandate, die über den Stichtag hinausreichen.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das gebundenes Kapital. Aus Sicht der Rechnungslegung sind es Vorräte beziehungsweise angefangene Arbeiten, die periodengerecht zu erfassen sind.
Rechtliche Grundlage in der Schweiz
Die Pflicht zur korrekten Bewertung halbfertiger Leistungen ergibt sich für Schweizer KMU aus den Bestimmungen zur Buchführung und Rechnungslegung im Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.). Massgebend sind insbesondere die Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung (OR Art. 958c) sowie die periodengerechte Erfassung von Aufwand und Ertrag (OR Art. 958b). Aktiven sind nach OR Art. 960a bei der Ersterfassung höchstens zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten.
Bei Dienstleistungsunternehmen werden noch nicht fakturierte Leistungen in der Bilanz unter «nicht fakturierte Dienstleistungen» ausgewiesen (OR Art. 959a Abs. 1 lit. d). Ergänzend können Swiss GAAP FER als anerkanntes Regelwerk angewendet werden. Wer halbfertige Leistungen nicht oder falsch bewertet, riskiert eine nicht ordnungsgemässe Jahresrechnung – mit Folgen für Steuer, Revision und allfällige Bankgespräche.
Warum die Bewertung in der Praxis schwerfällt
Die Theorie ist klar, der Alltag in projektgetriebenen Unternehmen selten. Typische Stolpersteine:
- Stunden- und Leistungsaufschriebe werden verspätet oder unvollständig erfasst.
- Fremdleistungen, Reisekosten, Lizenzen und Spesen werden nicht eindeutig dem Projekt zugeordnet.
- Der Leistungsfortschritt wird nach Bauchgefühl geschätzt, nicht nach klaren Kriterien.
- Abgrenzungen am Jahresende geschehen unter Zeitdruck und ohne klare Methodik.
Das Resultat sind Bilanzen, die das tatsächliche Bild nicht abbilden – mit unschönen Effekten: zu hohe oder zu tiefe Gewinne, falsche Liquiditätssignale und ein verzerrter Blick auf die Profitabilität einzelner Projekte und Kunden.
Drei anerkannte Bewertungsansätze
Welche Methode passt, hängt von Vertragstyp, Projektlaufzeit und interner Datenqualität ab. In der Praxis haben sich drei Ansätze etabliert:
- Kostenmethode (Cost-to-Cost): Bewertung zu Herstellkosten: Angefallene Eigen- und Fremdleistungen, ohne Gewinnaufschlag. Konservativ, einfach in der Anwendung, ideal für kleinere Büros oder Dienstleister mit überschaubarer Projektzahl.
- Percentage-of-Completion (PoC): Erträge und Aufwände werden anteilig nach Fertigstellungsgrad realisiert. Ergibt ein deutlich realistischeres Bild bei Langläufer-Projekten – typisch für Planungsleistungen ebenso wie für mehrmonatige IT-Implementierungen –, setzt aber saubere Soll-Ist-Daten je Projekt voraus.
- Festbetragsmethode: Bewertung anhand vereinbarter Teilleistungen beziehungsweise Phasen: Bei Planungsbüros in Anlehnung an die Leistungs- und Honorarordnungen des SIA (LHO 102/103), bei IT-Dienstleistern entlang von Meilensteinen, Sprintabnahmen oder definierten Lieferpaketen. Gut geeignet für Aufträge mit klarer Phasenstruktur.
Acht Tipps für die Praxis
- Definieren Sie eine verbindliche Bewertungsmethode pro Projekttyp – Planungs-, Implementierungs-, Wartungsprojekt – und halten Sie diese in einer kurzen internen Richtlinie fest.
- Erfassen Sie Stunden tagesaktuell. Jeder Tag Verzögerung kostet Genauigkeit bei der Abgrenzung.
- Trennen Sie Eigenleistungen, Fremdleistungen, Lizenzen und Spesen pro Projekt sauber – das vereinfacht jede Bewertung.
- Hinterlegen Sie pro Projekt einen realistischen Forecast: Erwartetes Honorar oder Auftragsvolumen, erwartete Restkosten, erwarteter Fertigstellungsgrad.
- Führen Sie eine monatliche WIP-Sicht ein – nicht erst zum Jahresabschluss.
- Verknüpfen Sie Projektcontrolling und Finanzbuchhaltung. Doppelte Datenhaltung ist die häufigste Fehlerquelle.
- Klären Sie früh mit Revision und Treuhand, welche Methode akzeptiert wird, und dokumentieren Sie die Wahl nachvollziehbar.
- Nutzen Sie die WIP-Auswertung aktiv für Steuerung und Liquiditätsplanung, nicht nur für den Abschluss.
Strategische Bedeutung – mehr als ein Buchhaltungsthema
Wer halbfertige Leistungen sauber bewertet, gewinnt mehr als eine korrekte Bilanz. Geschäftsleitung und Projektleitung erhalten verlässliche Antworten auf zentrale Fragen: Welche Projekte und Kundenmandate tragen tatsächlich zum Ergebnis bei? Wo droht ein Verlust? Wie hoch ist das gebundene Kapital? Wann brauchen wir welche Liquidität?
Diese Transparenz wird in Zeiten steigender Personalkosten, längerer Projektlaufzeiten und volatilerer Auftragslagen zum Wettbewerbsvorteil – für Planungsbüros wie für IT-Dienstleister im DACH-Raum.
Fazit
Die Bewertung halbfertiger Leistungen ist kein lästiges Pflichtthema, sondern ein Hebel für saubere Zahlen, gesunde Liquidität und bessere Entscheidungen. Wer methodisch arbeitet, klare Prozesse etabliert und sein Projektcontrolling mit der Buchhaltung verzahnt, schafft die Basis für ein robustes, planbares Geschäft.
Branchenspezifische Softwarelösungen – etwa die ingo365-Plattform für Planungsbüros oder die timo365-Plattform für IT-Dienstleister – unterstützen diese Aufgabe heute weitgehend automatisiert. Entscheidend bleibt aber der menschliche Prozess: Klare Regeln, disziplinierte Leistungserfassung und der Wille, dem Thema Aufmerksamkeit zu schenken.
Weiterführende Informationen
- Bewertung halbfertiger Leistungen im Ingenieurbüro | Tipps | newvision
- Mit einem Klick zum Expertenwissen: Büro- & Projektmanagement 4.0 | Digitales Ingenieurwesen | newvision
Der Autor
Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.
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