Mitarbeitergespräche sind ein zentraler Pfeiler in der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden und darum in Unternehmen weit verbreitet. Im Alltag wird das Gespräch aber oft als administrative Pflichtübung abgetan. Worauf muss geachtet werden, damit die Gespräche für alle Beteiligten zum zielführenden Führungsinstrument werden?
Bild zVg von Abacus
Mitarbeitergespräche bieten die Möglichkeit, die Leistung zu bewerten, Ziele zu setzen und eine vertrauensvolle Beziehung zu pflegen. In der Schweiz gehören sie zu den häufigsten Führungsinstrumenten. Trotz ihrer Verbreitung gehen die Meinungen über die Wirksamkeit auseinander. In diesem Beitrag beleuchte ich vier häufige Knackpunkte und praxisnahe Ansätze.
Knackpunkt 1: Mangelnde Vorbereitung
Viele Führungskräfte möchten sich im Gespräch spontan auf Themen einlassen. Auf diese Art und Weise wichtige Punkte können vergessen gehen oder nur vage angesprochen werden. Das Gespräch verliert Struktur, Klarheit und Wirkung.
Tipps für die Vorbereitung
Eine reflektierte Vorbereitung ist entscheidend. HR-Verantwortliche können wie folgt unterstützen:
- Leitfaden zur Hand nehmen: Geben Sie Vorgesetzten und Mitarbeitenden vorgängig einen Leitfaden an die Hand. So haben beide eine klare Erwartungshaltung und die Strukturierung wird erleichtert.
- Anliegen konkret benennen: Ein Gesprächspunkt mit konkreten Beispielen ist verständlicher. Wichtig ist auch, Führungskräfte für den Recency-Effekt zu sensibilisieren – dass jüngere Ereignisse gegenüber zeitlich früheren besser im Gedächtnis verankert sind und die Beurteilung stärker beeinflussen.
- Zeitplan: Für das Gespräch sollte genügend Zeit eingeplant werden. Sensibilisieren Sie Vorgesetzte, Prioritäten im Gespräch zu setzen und die Zeit sinnvoll zu nutzen.
Knackpunkt 2: Top-Down Ansatz
Manche Führungskräfte führen Gespräche mit einem Top-Down-Ansatz. Dabei wird das Gespräch einseitig gelenkt und die Mitarbeitenden kommen nicht zu Wort. Mitarbeitende fühlen sich nicht gehört und das Gespräch wird zum Monolog.
Gespräch auf Augenhöhe führen
Die Führungskraft muss sicherstellen, dass der Mitarbeitende seine Perspektive einbringen kann. HR-Verantwortliche können sie wie folgt unterstützen:
- Mitarbeitende zu eigenen Traktanden ermutigen: Geben Sie den Mitarbeitenden den Raum, eigene Themen einzubringen. Abacus bietet flexible Gesprächsleitfäden, in denen Mitarbeitende Traktanden hinzufügen können.
- Offene Fragen vorgeben: W-Fragen laden die Gesprächspartner dazu ein, offener miteinander auszutauschen.
- Gemeinsame Zielentwicklung: Vorgesetzte und Mitarbeitende sollten gemeinsam über Ziele und Weiterentwicklungen sprechen. Das stärkt das Engagement und die Motivation.
Knackpunkt 3: Fehlende Nachverfolgung
Oft fehlen nach dem Gespräch konkrete Handlungspläne. Zwar werden Ziele und Massnahmen vereinbart, deren Erreichung jedoch nie geprüft. Das Gespräch zieht keine langfristigen Auswirkungen nach sich.
Commitment schaffen
Das Gespräch sollte ein Commitment zu Handlungsmassnahmen beinhalten und als Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung dienen. Folgende Aspekte können dabei unterstützen:
- Konkrete Ziele vereinbaren: Die vereinbarten Ziele sollten messbar und realistisch sein. Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, sich eigene Ziele zu setzen, um die Identifikation mit den Zielen zu steigern.
- Regelmässige Nachverfolgung: Es ist wichtig, regelmässig zu überprüfen, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden. Dies kann beispielweise durch Follow-up-Gespräche erfolgen.
- Zeitpläne für die Beurteilung setzen: Die Gesprächsteilnehmenden sollten sich einigen, bis wann sie das Ziel erreichen wollen. So entsteht ein verbindlicher Zeitplan.
Knackpunkt 4: Standard-Formate, die den Bedürfnissen nicht entsprechen
Nicht für alle Unternehmen ist der jährliche Jahresend-Review das passende Format. Oft stehen in dieser Zeit intensive Jahresendarbeiten an. Zudem konzentrieren sich im Jahresgespräch diverse Themen, die nicht in der gewünschten Tiefe behandelt werden können.
Wirkungsvolle Formate entwickeln
Es gibt eine Vielzahl alternativer Formate. Mein Tipp: Regen Sie Mitarbeitende und Vorgesetzte dazu an, neue Formate zu entwickeln. Software-Lösungen wie Abacus, die die Flexibilisierung von Gesprächsformaten unterstützen, sind ein grosses Plus. Mögliche Formate könnten wie folgt aussehen:
- Wöchentliche Check-ins: Regelmässige Check-ins von ca. 15 bis 30 Minuten können den Dialog im Alltag aufrechterhalten. Probleme können zeitnah besprochen werden, bevor sie sich zu grösseren Herausforderungen entwickeln.
- Informelle 1:1 Meetings: Der Austausch muss nicht immer im Sitzungszimmer stattfinden. Ein Gespräch zu einer Tasse Kaffee oder auf einem Spaziergang fördert den ehrlichen Austausch.
- 360-Grad Feedback: Ein innovatives Gesprächsformat, bei dem neben der Führungskraft auch Kollegen und andere Stakeholder Feedback geben. Dieses Format ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Entwicklung.
- Quartal-Reviews: Dieses Format richtet sich auf mittelfristige Ziele aus. Alle drei Monate werden Fortschritte überprüft, Ziele definiert und neue Schwerpunkte gesetzt.
Fazit
Mitarbeitergespräche sind aus meiner Sicht weiterhin ein wertvolles Instrument für die Entwicklung von Mitarbeitenden. Damit sie jedoch ihre volle Wirkung entfalten, müssen sie richtig vorbereitet und strukturiert durchgeführt werden. HR-Verantwortliche können die Linie massgeblich mit ihrer Begleitung unterstützen – und Software-Lösungen dafür beiziehen.
Der Autor
Benjamin Hasler verwandelt in seiner Rolle als Product Expert Human Resources bei Abacus Research AG die Kundenbedürfnisse in nützliche Software-Features. Mit seinem Know-How entwickelt er insbesondere das HR-Modul Mitarbeitergespräche stetig weiter.
Abacus Research AG | 9300 Wittenbach-St. Gallen | www.abacus.ch
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