Experten im Interview – Fokus automatische Dokumentenverarbeitung

Dokumente, ob Digital oder auf Papier, gehören in der digitalisierten Welt zum Alltag in den Unternehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese automatisiert zu verarbeiten. Doch ab wann lohnt sich die Investition? Wie gehen Verantwortliche dabei am besten vor? Und was ist heute technisch bereits möglich? Christian Bühlmann hat drei Spezialisten je vier Fragen zum Thema «Intelligente Dokumentenverarbeitung» gestellt und spannende Antworten erhalten.
 

 

Meinrad Egger
Head of Business & Production
Abacus Research AG

Alain Veuve
CEO
Parashift AG

Thore Harmuth
Co-Founder & CCO
BLP Digital AG

 

 

Christian Bühlmann: Wie ist derzeit der Stand der Technik bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten? Was ist heute möglich? Was bringt die nahe Zukunft?

Meinrad Egger: Die Abacus E-Business-Lösung AbaNet bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente, beispielsweise E-Rechnungen (eBill, INVOIC), Bestellungen (ORDERS) usw. mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Verfügt der Geschäftspartner ebenfalls über ein ERP-System, das in der Lage ist, E-Dokumente zu verarbeiten, kann so eine hohe Effizienz erzielt werden. Im Jahr 2020 wurden via AbaNet über 4 Mio. elektronische Dokumente verarbeitet, im Jahr 2021 wurde diese Anzahl bereits im Oktober überschritten.
 
Alain Veuve: Wir konzentrieren uns auf das Auslesen der Informationen, die in Dokumenten enthalten sind. Heute ist eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten aller Art teilautomatisiert möglich. Viele Dokumente können bereits vollautomatisiert ausgelesen werden. Dank unserer Plattform können viele Dokumententypen effizient verarbeitet werden. Künftig wird man das mit unzähligen Dokumenttypen «out-of-the-box» tun können. Langfristig werden wir unsere API als Standard-Service anbieten.
 
Thore Harmuth: Wir sehen drei grosse Trends:
  1. Weg von (Teil-)Automation einzelner Prozessschritte inkl. einer Vielzahl von Systembrüchen, hin zur Vollautomation des gesamten ERP-Prozesses
  2. Weg von isolierten Tools pro Unternehmensbereich und Dokumententyp, hin zu ganzheitlichen Lösungen, die Vertrieb, Einkauf, Logistik und Buchhaltung lückenlos verbinden
  3. Weg von IT-Projekten, die Zeit und Geld binden, hin zu Lösungen, die von Tag 1 an funktionieren. Die Besten im Markt können dies branchenspezifisch.
 
 

Welche Bereiche und Prozesse in Unternehmen sind dafür besonders geeignet?

Meinrad Egger: Sehr gut geeignet ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Sowohl beim Versand als auch beim Empfang lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erzielen. Aufgrund der strukturierten Daten, welche die E-Rechnung beinhaltet, kann das ERP-System die Rechnung komplett automatisiert im Kreditorenmodul anlegen. Hierbei wird auch die Kontierungsregel und der Freigabe-Prozess berücksichtigt. Es sind somit keine manuellen Bearbeitungen mehr notwendig.
 
Alain Veuve: Prozesse wie Lieferantenrechnungs- und Bestellungsverarbeitung sind sehr geeignet, da diese meist viel manuelle Arbeit erfordern. Betrachtet man die Gesamtheit aller Dokumente einer Unternehmung, repräsentieren diese Dokumente allerdings nur ca. 20 %. Der Löwenanteil wird meist manuell verarbeitet. Grund: Alte Systemen sind zu teuer, um solche Prozesse einzurichten. Wir können mit wenig Aufwand alle konfigurieren, auch individuelle Dokumententypen.
 
Thore Harmuth: Damit die Schweiz weiterhin global auf Platz 1 steht, müssen repetitive Aufgaben überall dort automatisiert werden, wo Menschen wertschöpfende Tätigkeiten übernehmen können. Häufige Situationen sind Vertriebsmitarbeiter, die mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen können, statt manuell Aufträge im ERP zu erfassen, eine beschleunigte Warenannahme oder Einkäufer, die sich um eine optimale Verfügbarkeit kümmern können, statt Terminänderungen im ERP zu pflegen.
 
 

Ab wann (Datenmengen, Kosten etc.) wird die Dokumentenautomatisierung für ein Unternehmen interessant?

Meinrad Egger: Mit der Dokumentenautomatisierung können Prozesse optimiert und der manuelle Aufwand reduziert werden. Vor allem bei repetitiven Verarbeitungen kann ein hoher Automatisierungsgrad und somit Spareffekt erzielt werden. Grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, wo die elektronische Dokumentenverarbeitung mit Effizienzgewinn und Kosteneinsparung umgesetzt werden kann.
 
Alain Veuve: Wir kennen bei Parashift kaum eine Untergrenze. Klar ist die Anschaffung eines Systems zur intelligenten Dokumentenverarbeitung für einen Kleinstbetrieb kaum zielführend. Aber wir haben mittlere Kunden, die mehrere hundert Dokumente pro Jahr automatisieren und damit eine Menge an Zeit und Geld sparen. Da in fast jedem Prozess ein Dokument vorkommt, ist die Digitale Transformation nur so gut und schnell, wie auch Intelligent Document Processing eingesetzt wird. Jeder der sich mit Digitaler Transformation beschäftigt, sollte Intelligent Document Processing auf dem Radar haben.
 
Thore Harmuth: Dies hängt vor allem von zwei Faktoren ab:
  1. Für kleinere Unternehmen bzw. Firmen mit geringen Dokumentenvolumen ist entscheidend, dass eine Lösung «out of the box» funktioniert und kein ressourcenintensives IT-Projekt bzgl. Anpassungen oder Integration mit sich zieht, das einen ROI in weite Ferne rücken lässt 
  2. Wachsende Unternehmen sollten darauf achten, dass die Preismodelle des Anbieters degressiv gestaltet sind, so dass bei höheren Dokumentenvolumen die Kosten nicht linear steigen
Unsere Kunden reichen von 100 bis >10‘000 Dokumenten pro Monat
 
 

Was empfehlen Sie Interessenten als ideale Vorgehensweise für eine digitale, intelligente und möglichst automatisierte Dokumentenverarbeitung?

Meinrad Egger: Der erste und wichtigste Schritt ist immer, die Prozesse im eigenen Unternehmen genau zu kennen. Mit diesem Wissen kann identifiziert werden, in welchen Bereichen viele Wiederholungen existieren, die sich für eine mögliche Automatisierung anbieten. Dies ist die Grundlage, um anschliessend mit dem Softwareberater die Umsetzung zu besprechen.
 
Alain Veuve: Zwei Dinge sind entscheidend: Einerseits Prozesse nicht einfach 1:1 zu digitalisieren, sondern unter Einbezug neuer Technologien auch optimiert zu gestalten. Das ist nicht immer einfach – es gibt jedoch gute Beratungsangebote,  welche Unternehmen hier schnell auf Speed bringen. Andererseits sich nicht in technischen Spielereien zu verlieren. Wenn immer lange trainiert werden muss, grosse Konfigurationsprojekte und Proof of Concepts gefahren werden müssen, ist meiner Meinung nach Vorsicht geboten. 
 
Thore Harmuth: Schaffen Sie sich ein komplettes Bild Ihrer internen Prozesse vom Einkauf bis zur Zahlung. Fragen Sie bei der Evaluation möglicher Lösungen kritisch nach, ob der Anbieter Ihre Branche und Prozesse wirklich versteht und wie hoch die Vollautomation im gesamten ERP-Prozess ist. Bitten Sie um eine Live-Demo anhand Ihrer eigenen Dokumente. Vermeiden Sie Anbieter mit hohen Vorabinvestitionen und Folgekosten für Anpassungen und Wartung. Starten Sie mit einem Dokumententyp, testen, lernen und weiten Sie dann aus.
 
 
Das Interview führte Christian Bühlmann, Editor in Chief topsoft Fachmagazin.
 
 

 

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