Erfolgreiches Data Driven Business in 8 Schritten

Ungeachtet dessen, für welches datengesteuertes Modell sich ein Unternehmen entscheidet, sind folgende Grundregeln zu empfehlen:

Es ist den Unternehmen wohlbekannt, dass sie Datenanalysen nutzen können, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Ausgangslage lautet: «Datenanalyse ja, aber was ist der Plan?» In einem ersten Schritt sollten sich Unternehmen fragen, ob die Nutzung der Datenanalyse helfen wird, ihre Ziele effizienter zu erreichen. In einem zweiten Schritt sollten sie eine detaillierte Roadmap für die Neudefinition der existierenden Prozesse, für Investitionen in Assets (Technologien, Tools, Datensätze) und für eine neue Organisationskultur erstellen. Diese Roadmap bringt die Daten, Tools und Personen zusammen und schafft den Rahmen dafür, dass Führungskräfte eine gemeinsame Sprache entwickeln und sich besser auf Lösungswege fokussieren können.

Die Umsetzung einer datengesteuerten Strategie ist vor allem ein technologie-affines Projekt, weil Firmen erstens mehrere Datenquellen identifizieren, bereinigen, kombinieren, parallel verwalten, sicher schützen und speichern müssen; zweitens das Know-how benötigen, um Analysemodelle für die Vorhersage und Optimierung von Ergebnissen zu erstellen; drittens ihre IT-Architektur anpassen müssen. Die bestehende IT-Architektur könnte die Integration isolierter Informationen und die Verwaltung unstrukturierter Daten verhindern. Und viertens neue Tools zur Steuerung mehrerer Prozesse einsetzen müssen. Dies alles kann nicht ohne frühzeitige Einbindung der IT erfolgreich realisiert werden.

Zur Identifikation der richtigen Daten muss die Frage «Welche Entscheidungen könnten wir treffen, wenn wir alle Informationen hätten, die wir brauchen?», beantwortet werden. Die Datensammlung ist nicht das wesentliche Problem. Häufig verfügen Firmen bereits über die Daten. Das Problem liegt allgemein an mangelndem Wissen für die Verarbeitung dieser Daten, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Diese Lage kann jedoch mit aktiver Unterstützung der IT zur Erarbeitung eleganter Lösungen gemeistert werden.

Firmen müssen sich auch kreativ mit dem Potenzial externer und neuer Datenquellen befassen. Social Media generieren Terabytes an unstrukturierten Daten. Hinzu kommen die Datenströme von Sensoren und überwachten Prozessen. Die Kombination dieser Daten mit den internen Informationen ermöglichen einen umfassenderen Blick auf die Geschäftsprobleme und potenziellen Lösungen.

Ein wichtiger Punkt, den Unternehmen nicht ausser Acht lassen sollten, ist die Datenreplikation. Firmen setzen Predictive Analytics ein, um mithilfe von historischen und aktuellen Daten und maschinellem Lernen die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Ergebnisse zu prognostizieren. Sie setzen diese häufig in Echtzeit ein, um schneller Resultate zu erzielen. Ein Datenverlust bedeutet den Verlust an Erfahrung, Geld und Zeit. Die Lösung ist eine Datenreplikation, was natürlich zu Datenwachstum führt. Firmen müssen dabei die grundlegenden Fragen beantworten, ab welchem Datenvolumen von «Big Data» die Rede sein kann, und ob Analytics mit mittelgrossem Datenvolumen «Medium Data» auch wertvolle Ergebnisse liefern kann. Bei der Integration von Analytics geht es mehr um den analytischen Prozess als um die Menge der gespeicherten Daten. Demnach sollten Unternehmen vor der Implementierung herausfinden, welche Datenmengen tatsächlich unerlässlich sind.

Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt mit der Planung. Ohne diese führt eine Migration langfristig zu laufenden, teuren Wartungsarbeiten.

Zuerst sollte ein nicht kritischer Geschäftsprozess identifiziert werden. Dann muss jede Phase von der Datenaufnahme über die -formation bis zur Anwendung der Analyse im Prozess und sogar darüber hinaus genau studiert werden. Dies ergibt eine ganzheitliche Sicht auf den Datenlebenszyklus und ermöglicht eine gute Zusammenarbeit zwischen allen Organisationseinheiten. Dabei sollte die IT-Abteilung zwei Massnahmen ergreifen: erstens einen umfassenden Schulungsplan erstellen, um das vorhandene Wissen in kürzester Zeit zu maximieren. Und zweitens einen detaillierten Testplan vorbereiten und mit kleinen Testfällen beginnen.

Für die meisten Firmen ist der Schutz vertraulicher Daten oberstes Gebot. Ein Artikel in der «Handelszeitung» berichtet jedoch, dass 62 Prozent der Schweizer befürchten, dass Konzerne ihre Daten weitergeben. Diese Feststellung erhöht die Verantwortung der Firmen, die Big-Data-Analytics einsetzen oder einen Umstieg planen. Datenethik ist die neue Form der Risikominderung für die von Algorithmen getriebene Ökonomie. Mit dem Ansatz «Data Governance» werden die Prozesse und Richtlinien zyklisch gemäss dem geltenden Datenschutzrecht und den Sicherheitsregeln untersucht.

Sensible Daten wie Kreditkarten- und Bankkontoinformationen, AHV-Nummer, firmeneigene Informationen, persönliche Informationen der Kunden, Mitarbeiter und Partner sollten niemals offengelegt und im Klartext gespeichert werden. Daher ist Sicherheit auf lange Sicht wichtig – und dass der Schutz schon bei der Datenidentifizierung beginnt und nicht erst nach der Datenbereitstellung. 

Deshalb empfiehlt sich die Berücksichtigung der folgenden Sicherheitslösungen in der Designphase: Die Authentifizierung, das heisst die Festlegung, wer auf welche Datencluster zugreifen und was mit den Daten dann geschehen kann. Die Autorisierung: Die Festlegung, welche Aktionen Benutzer ausführen dürfen, sobald sie Zugriff auf ein Datencluster haben. Die Protokollierung: die Log-Datei-Führung aller Aktionen der einzelnen Benutzer. Dies kann im Problemfall zur leichteren Diagnose dienen. Und die Datensicherheit: die Anwendung der Datenverschlüsselungsmethoden und -anonymisierung gemäss den geltenden Bestimmungen.

Unternehmen jeglicher Grösse haben nach dem Umstieg auf Big-Data-Analytics in der Regel Vorteile, um sich besser gegenüber ihren Konkurrenten auf dem Markt zu positionieren. Dieser Umstieg könnte jedoch unerwartete Kosten mit sich bringen, wenn keine Berechnungen für Datenreplikation und -komprimierung, Speicherplatz, qualifizierte Ressourcen und mögliche Akquirierung externer Zusatzdaten im initialen Transformationsplan angestellt wurden. 

Um Überraschungen zu vermeiden, müssen Unternehmen vor der Implementierung a) herausfinden, wie sie die Datenwachstumsraten mit den Skalierungskosten in Einklang bringen können und b) die IT-Leitung mit einem Speichermanagementplan beauftragen, der einen kosteneffektiven und agilen Zugang zu den potenziell enormen Mengen an Informationen verschiedener Quellen und Formate vorsieht.

Oft werden Big Data, Data Warehouse, traditionelle Systeme zum «Extrahieren, Transformieren und Laden» (ETL) und «Online-Transaktionsverarbeitung» (OLTP) in eine Kategorie zusammengefasst. Obwohl ETL und Data-Warehouse-Umgebungen bereits als Big-Data-Anwendungen verstanden werden, ist es von Relevanz, auf einen entscheidenden Unterschied hinzuweisen, nämlich die Echtzeit-Datenverarbeitung. Demzufolge kann nicht erwartet werden, alle Daten von relationalen Datenbanken einfach zu migrieren und sie weiter wie bisher von den vorhandenen Skills zu verwalten.

Die Aufgabe der IT-Teams in einer Big-Data-Umgebung ist es, strukturierte und unstrukturierte Daten zu speichern, zu verarbeiten und zu verteilen. Diese Aufgaben können relationale Datenbankexperten normalerweise nicht problemlos bewerkstelligen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Neueinstellungen unvermeidlich sind. Es gibt auch geeignete Schulungen für Mitarbeitende. Das IT-Team kann bei Qualifikationslücken punktuell mit externen Beratern ergänzt werden.

Der Umstieg auf ein datengesteuertes Unternehmen kann nur dann erfolgreich sein, wenn Führungskräfte die Modelle verstehen und anwenden. Dies setzt einen Kulturwandel voraus. Dafür sind folgende Punkte wichtig: Die neuen Ansätze sollen entweder mit der bisherigen Entscheidungsfindung von Unternehmen übereinstimmen oder zumindest einen klaren und für alle Mitarbeiter verständlichen Plan haben. Die zukünftigen Tools sollten nicht für Experten der Modellierung gedacht sein, sondern für Mitarbeitende, die täglich damit arbeiten.

Ein multidisziplinäres Team von Führungskräften, IT-Experten und Modelldesignern sollte dafür sorgen, dass die Implementierungen von Big-Data-Analytics mit den täglichen Prozessen und Entscheidungsnormen aller Einheiten übereinstimmen. Die neuen Tools müssen für die Führungskräfte intuitiv sein, um mit den datengesteuerten Erkenntnissen das Marketing, das Risikomanagement und die Abläufe zu beschleunigen. Mit dem Einsatz einfacher verwendbarer Modelle wird der Erfolg nicht garantiert. Die Verwendung von Analytics muss zu einem Kernbestandteil des täglichen Betriebs deklariert werden. Führungskräfte müssen Analytics als zentralen Punkt für die Lösung von Problemen und die Identifizierung von Chancen betrachten. Für einen Kulturwandel sind Schulungen und die Einführung der neuen Rollen, Messgrössen und Belohnungsmechanismen erforderlich.

Im «Data Driven Business» wird versucht, möglichst viele Geschäftsaktivitäten und -entscheidungen aufgrund ausgewerteter Daten zu stützen. Um dies zu ermöglichen, müssen relevante Daten zunächst gesammelt und dann ausgewertet werden. Diese können überall im Unternehmen erhoben und gemäss den Datenschutzrichtlinien gespeichert werden. Dass die Daten von guter Qualität sind, ist dabei ebenso wichtig, wie dass sie der relevanten Stelle zur Auswertung zur Verfügung stehen. Ziel des Data Driven Business ist jeweils, neue Insights zu gewinnen und das Unternehmen erfolgreicher zu machen.  

Ladan Pooyan-Weihs ist Professorin und Leiterin des CAS Digital Transformation und CAS Digital Architect an der Hochschule Luzern.