Wenn es um Journalismus in Presse, Radio und Fernsehen in der Schweiz geht, fällt bald der Name CH Media. Das führende Medienunternehmen mit Sitz in Aarau verlegt mit rund 1800 Mitarbeitenden zahlreiche Zeitungen und Zeitschriften, betreibt Radiostationen und ist mit mehr als einem Dutzend Fernsehsender auch in der Stube präsent. Dass dabei sehr viele Verträge anfallen, versteht sich von selbst. Deshalb machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer neuen IT-Lösung für sein Vertragsmanagement – und wurde in Luzern fündig.
Symbolbild zVg von Löwenfels
Entstanden im Jahr 2018 als Joint-Venture von AZ Medien und NZZ-Regionalmedien, bildet CH Media heute eine vielschichtige Organisation, deren verschiedene Bereiche (Presse, TV, Radio etc.) auch jeweils unterschiedliche Ansprüche an ein Vertragsmanagement-System haben.
Die bereits vorhandene IT-Lösung vermochte die Anforderungen nach dem Wachstumsschub des Unternehmens allerdings nicht mehr zu erfüllen. So machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer spezialisierten und passenden Vertragsmanagementlösung. Fündig wurde CH Media bei der Löwenfels Partner AG in Luzern, einer Spezialistin für massgeschneiderte Software-Lösungen für Behörden und KMU, insbesondere auch für komplexes Vertragsmanagement.
Alle Bereiche miteinbezogen
In gemeinsamen Workshops bei CH Media eruierte Löwenfels anhand standardisierter Fragebogen die Ausgangslage, auch wurden die Verantwortlichen der einzelnen Bereiche des Konzerns befragt. So wurden die verschiedenen Anwendergruppen bestimmt und präzise Parameter wie zum Beispiel die Vertragsarten, die Standardfristen oder die Organisationsstrukturen festgelegt.
Obwohl die einzelnen Geschäftsbereiche unterschiedliche Anforderungen an das neue Vertragsmanagement-System stellten, konnte Löwenfels die Bedürfnisse dank der innovativen Business-Administrator-Funktion optimal abdecken. Auch komplexere Rechte- und Zugriffskonzepte können damit abgebildet werden, ein Kriterium, dass CH Media besonders wichtig war.
Ausserordentlich positiv wurde zudem die Möglichkeit aufgenommen, zusätzliche individuelle Felder zur Standard-Lösung hinzufügen zu können. Mit 14 verschiedenen Individual-Feld-Typen konnten erweiterte Anforderungen bestimmter Abteilungen adressiert werden, ohne dass dafür am gemeinsamen Lösungsstandard etwas verändert werden musste.
Schulung als Schlüsselfaktor
Auch die Ausbildung und der strategische Aufbau von spezifischem Know-how war wichtig für den Projekterfolg. Dadurch wurden für den IT-Anbieter Löwenfels ideale Bedingungen geschaffen, um das Initialprojekt effizient und budgetgerecht einzuführen. Dank dieses Vorgehens konnte CH Media dann die Lösung in weiteren Geschäftsbereichen selbstständig implementieren.
Die ECM-Lösung von Löwenfels erfüllt alle regulatorischen Vorgaben und vereinfacht das Vertragsmanagement bei CH Media in allen Belangen. Ein moderner und intuitiver Webclient sorgt zum Beispiel für wenig Schulungsaufwand, neue Verträge werden mit dem System in Sekunden erstellt und Fristen werden workflowgesteuert verwaltet. So wird keine Kündigungsfrist mehr verpasst, kein Vertrag verlängert sich ungewollt oder verfällt aus Versehen.
Nicole Dinkel, Projektverantwortliche bei CH Media, meint zur erfolgreichen Einführung des digitalen Vertragsmanagements von Löwenfels: «Neben der Performance und der modernen Web-Oberfläche stach die Flexibilität der Lösung hervor, mit welcher wir die Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche mühelos abdecken konnten.»
Suchen auch Sie eine umfassende Vertragsmanagementlösung für Ihr Unternehmen? Oder brauchen Sie in einem anderen Bereich Unterstützung bei der Digitalisierung? Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktnahme.
Löwenfels Partner AG | 6004 Luzern | www.loewenfels.ch
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