Mit einer Business-Software ist die Optimierung von Geschäftsprozessen durch digitale Lösungen für viele Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ein Beispiel dafür ist die Swiss Helicopter Group AG, die ihre Abläufe durch den Einsatz des DMS agorum core und dessen Integration mit Infoniqa ONE50 revolutioniert hat. Dieses Projekt, umgesetzt von der NOVISTA GmbH, zeigt eindrucksvoll, wie digitale Transformation in der Praxis aussehen kann.
Bild: Swiss Helicopter AG
Swiss Helicopter Group: Eine kurze Einführung
Die Swiss Helicopter Group AG ist der grösste private Arbeitgeber in der Schweizer Helikopterbranche. Mit über 220 Mitarbeitenden und einer Flotte von mehr als 40 Helikoptern betreibt die Gruppe eine Vielzahl von Dienstleistungen sowohl national als auch international. Die Struktur der Gruppe ist komplex, mit mehreren Tochtergesellschaften in den Bereichen Distribution (Handel mit Neuhelikoptern und Ersatzteilen), Operation (Helikopterfliegerei) und Services (Unterhaltsarbeiten, Triebwerkwartung, Modifikationen). Diese Vielfalt erfordert effiziente und zuverlässige Lösungen zur Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen und Belegen.
Die Herausforderung: Ein veralteter Rechnungsprozess
Die Swiss Helicopter Group sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Rechnungs- und Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Der bisherige Prozess war zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Die Notwendigkeit, mehrere Standorte und Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Anforderungen zu verwalten, machte die Situation noch komplexer. Hier kam die NOVISTA GmbH ins Spiel, ein erfahrener Partner von agorum Software GmbH, der die Implementierung einer massgeschneiderten Lösung übernahm.
Die Lösung: agorum core und Infoniqa ONE50
Die Implementierung des DMS agorum core in Verbindung mit der vollautomatischen Schnittstelle zu Infoniqa ONE50 war ein Wendepunkt für die Swiss Helicopter Group. Diese Lösung ermöglichte es, den Rechnungsprozess vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein besonderer Fokus lag dabei auf dem Visierungsprozess, der strikt nach den Richtlinien der Swiss Helicopter Group durchgeführt wurde.
Visierungsprozess und Vier-Augen-Prinzip
Der Visierungsprozess wurde so gestaltet, dass er den hohen Sicherheitsanforderungen der Gruppe entspricht. Durch die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips wird sichergestellt, dass jede Rechnung von mehreren Parteien geprüft wird, bevor sie freigegeben wird. Dies minimiert die Fehlerquote und erhöht die Transparenz im gesamten Prozess.
Asynchrone Workflow-Verarbeitung
Ein weiterer Vorteil des neuen Systems ist die asynchrone Verarbeitung der Workflows, die eine signifikante Effizienzsteigerung ermöglicht. Anwender können in Echtzeit auf den Status von Belegen zugreifen, was Wartezeiten erheblich reduziert und die Produktivität steigert.
«Die Einführung des Kreditorenvisierungsworkflows im Dokumentenmanagementsystem AGORUM, begleitet von der fachkundigen Unterstützung durch die NOVISTA GmbH, stellt für uns eine äusserst wertvolle Investition in die Zukunft dar. Die Lösung optimiert unsere gesellschaftsübergreifenden Prozesse erheblich, schafft Effizienz und Flexibilität und ist ideal auf die Anforderungen unserer dezentralen Struktur abgestimmt. Dank der Skalierbarkeit sind zudem zukünftige Erweiterungen möglich.» Daniel Bächinger, CFO Swiss Helicopter Group
Revisionssicherheit und Echtzeit-Transparenz
Die revisionssichere Archivierung aller Belege ist ein wesentlicher Bestandteil der neuen Lösung. Alle Dokumente sind transparent und nachvollziehbar im Archiv abgelegt, was nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt, sondern auch den internen Verwaltungsaufwand reduziert. Der Status von Zahlungen wird in Echtzeit zwischen der Finanzbuchhaltung und dem DMS agorum core ausgetauscht, sodass Anwender stets den aktuellen Stand eines Belegs einsehen können.
Qualitätssicherung durch regelmässige Prüfungen
Die Qualität und Sicherheit des DMS agorum core wird regelmässig durch unabhängige Wirtschaftsprüfer überprüft. Die Abnahme erfolgt nach dem IDW Prüfstandard IDW PS 880, was für Unternehmen von grosser Bedeutung ist. Diese regelmässige Prüfung bietet die nötige Sicherheit und gewährleistet die sachgerechte Anwendung der Software.
Benutzerfreundlichkeit und zusätzliche Funktionen
Die Lösung wurde auch unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit entwickelt. Der Rechnungsprozess wurde für englischsprachige Benutzer übersetzt, und Mitarbeitende, die häufig unterwegs sind, werden täglich per E-Mail benachrichtigt, wenn Rechnungen zur Visierung anstehen. Abgelehnte Rechnungen werden revisionssicher archiviert und die Texterkennung sortiert doppelte Belege bereits bei der Anlieferung aus. Zudem können für Workflowprozesse einfach Stellvertretungen für eine gewisse Zeit hinterlegt werden, was die Flexibilität erhöht.
Die Rolle der NOVISTA GmbH
Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts wäre ohne die Expertise der NOVISTA GmbH nicht möglich gewesen. Als langjähriger Partner von agorum Software GmbH verfügt NOVISTA über umfangreiche Erfahrung in der Implementierung digitaler Lösungen. Die Zusammenarbeit mit der Swiss Helicopter Group hat gezeigt, wie wichtig es ist, massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden.
Ein Vorzeigeprojekt
Dieses Projekt bietet einen tiefen Einblick in die Möglichkeiten der digitalen Transformation und zeigt, wie Unternehmen ihre Effizienz und Transparenz durch den Einsatz moderner Business-Software erheblich steigern können. Insbesondere für Geschäftsführer, IT-Leiter und Fachbereichsleiter bietet dieses Beispiel wertvolle Erkenntnisse und Anregungen für eigene Projekte.
Ein Schritt in die Zukunft
Die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems agorum core hat die Swiss Helicopter Group auf ein neues Level der digitalen Transformation gehoben. Die effiziente und transparente Gestaltung ihrer Geschäftsprozesse ist ein beeindruckendes Beispiel dafür, wie Unternehmen von modernen IT-Lösungen profitieren können.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von NOVISTA GmbH. Das Informatikdienstleistungs-Unternehmen mit Sitz in Biel/Bienne ist es seit 1997 erfolgreich im Schweizer Markt tätig. www.novista.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
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