Digitale Personalakte: ein kleiner Schritt in der Digitalisierung mit grosser Wirkung

Ein Einstieg in oder der Ausbau von Digitalisierungsmassnahmen steht bei den meisten Unternehmen auf der Prioritätenliste. Die Frage ist häufig, wie können wir mit möglichst überschaubarem Aufwand einen besonders hohen Nutzen erzielen? Typische Einstiegsprojekte sind dabei die Eingangsrechnungsbearbeitung oder das Vertragsmanagement. Nachdem viele Firmen im letzten Jahr solche ersten Schritte umgesetzt haben, hat sich ein weiterer Bereich als besonders rentabel erwiesen: die digitale Personalakte. Was auf den ersten Blick aussieht wie eine Entlastung der HR-Abteilung und der Personalverantwortlichen, erweist sich bei näherer Betrachtung als strategischer Hebel für das gesamte Unternehmen. Besonders die durch die Digitalisierung erreichte abteilungsübergreifende Transparenz über vorhandene Qualifizierungen und Fähigkeiten der Belegschaft in der gesamten Organisation bietet einen entscheidenden Mehrwert. Tina Bohlmann vom Digitalisierungsexperten Kendox hat fünf wichtige Vorteile zusammengefasst.
 

Symbolbild Anete Lusina via Pexels

 
 
Die Arbeit in Personalabteilungen ist noch immer mit unglaublich viel Papier verbunden. Zwar bestehen die Unterlagen heute meist aus einem Mix von digitalen und Papier-Dokumenten. Anders als in anderen Unternehmensbereichen ist in der Personalabteilung das Papier immer noch der „Hauptakteur“. Diese Medienbrüche erschweren die Verwaltung zusätzlich, denn gerade im Personalwesen, unterliegen Dokumente mit persönlichen Informationen strengen Vorgaben für die Aufbewahrung aber auch Löschung. Vor allem aber fehlt bei den meisten Unternehmen ein Überblick über alle Unterlagen sowie die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.
 
Zu den wichtigsten Vorteilen einer digitalen und in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingebundenen Personalakte gehören daher:
 

1) Schneller Zugriff auf Informationen

Für die Einsichtnahme in die Akten ihrer Mitarbeitenden müssen sich viele Personalverantwortliche heute buchstäblich auf den Weg in das Archiv oder den „Akten-Keller“ machen. Selbst wenn die Wege nicht lang sind, ist die Suche nach einzelnen Unterlagen in umfangreichen Papierdossiers extrem aufwendig und zeitraubend. Der sicher augenscheinlichste Vorteil von vollständig digitalisierten Personalakten ist daher der bessere und schnellere Zugriff auf Informationen.
 
Über die Einbindung der Personalakten in ein Dokumentenmanagement-System sind die Unterlagen nicht nur klar strukturiert und verschlagwortet, sondern die Informationen sind auch über die Suchfunktionen sehr schnell auffindbar. Besonders vorteilhaft ist dabei, dass der Zugriff auch abteilungsübergreifend möglich ist und so einen Überblick über die gesamte Belegschaft schafft. Über ein entsprechendes Berechtigungsmanagement im DMS lässt es sich sehr fein auf entsprechende Rollen und Funktionen im Unternehmen abstimmen, welche Informationen gefunden werden „dürfen“ und welche nicht.
 

2) Transparenz über alle Qualifikationen im Unternehmen

Qualifiziertes Personal zu finden, ist heute eine grosse Herausforderung für viele Unternehmen – Stichwort Fachkräftemangel. Knapp 90 Prozent der Entscheidungsträger gaben in aktuellen Studien an, dass Qualifikationslücken bei Mitarbeitenden ihren Umsatz in den letzten 12 bis 18 Monaten beeinträchtigt haben. Die Suche nach Fachkräften und der Aufbau zusätzlicher Qualifizierungen in der eigenen Belegschaft steht daher bei vielen Firmen im Fokus. Eine Massnahme, die sehr viel schneller greifen kann, ist allerdings, sich einen Überblick über vorhandene Qualifikationen in der Belegschaft zu verschafften. Dabei geht es von IT-Zertifizierungen über Kenntnisse bei der Anwendung bestimmter Tools und Systeme bis zum Stapler-Führerschein oder der Ersthelferausbildung von Mitarbeitenden.
 
Digitale Personalakten verschaffen hier abteilungsübergreifend Transparenz. Es könnte also beispielsweise ein Kollege mit dringend benötigten IT-Kenntnissen in einer anderen Abteilung aushelfen. Oder falls eine Mitarbeiterin mit Ersthelferzertifizierung erkrankt, man aber nach gesetzlichen Vorgaben diese Qualifikation für einen Unternehmensbereich benötigt, dann findet sich dank schneller Suche über die digitalen Akten vielleicht eine andere Kollegin. Bei Akten in Papierform wäre dies selbst bei noch so ausgeklügelter Suche quasi unmöglich.
 

3) Rechtssichere Archivierung und Compliance

Viele Dokumente in Personalakten haben keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Man muss eine Krankmeldung nicht für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich vielmehr aus Sachzwängen heraus. Es kann beispielsweise sein, dass man aufgrund eines Arbeitsunfalls mit Spätfolgen nach vielen Jahren Akteneinsicht nehmen muss. Sind die benötigten Unterlagen dann nicht mehr vorhanden oder auffindbar, so könnte dies schwerwiegende Folgen haben. Auch aus diesem Grund ist es häufig kompliziert, einzelne Unterlagen aus Personalakten zu entfernen – und so wachsen die Aktenberge in den Personalabteilungen.
 
Andere Personalunterlagen unterliegen Vorgaben für die sichere und vertrauliche Speicherung (Stichwort DSGVO). Bei Papierunterlagen in einem Kellerarchiv ist dies kaum sicherzustellen. Hinzu kommt, dass es auch Informationen gibt, die nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden müssen – beispielsweise Bewerbungsunterlagen. Durch die Einbindung in ein DMS können solche Compliance-Vorgaben automatisiert und sicher umgesetzt werden.
 

4) Einbindung in weitere digitale Prozesse

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist es, die Personalakten in digitale Prozesse einzubinden. Das kann ein ERP-, Workforce-Management- oder ein System für Mitarbeiterentwicklung und Schulungen sein. Auch Erinnerungsfunktionen für Zertifizierungen lassen sich bei der digitalen Personalakte mit einzelnen Mitarbeitenden verknüpfen. So wird beispielsweise sichergestellt, dass ein Staplerfahrer rechtzeitig seinen Führerschein erneuert oder ein IT-Mitarbeiter nicht die Frist für eine wichtige Zertifizierung verpasst, die für ein Projekt benötigt wird.
 

5) Land in Sicht – ein Ende der Papierberge

Ein weiterer Punkt, vor allem in grossen Unternehmen, ist tatsächlich der Platzbedarf für die Akten. Manche Firmen haben buchstäblich kilometerlange Ordnerreihen im Keller – insbesondere, wenn sie schon seit vielen Jahren am Markt sind. Zum andern ist in den Personalakten der Mitarbeitenden, die schon sehr lange im Unternehmen beschäftigt sind, im Laufe der Zeit unfassbar viel Papier hinterlegt. Aus den beschriebenen Gründen werden nur selten Unterlagen aussortiert, denn eines Tages könnte beispielsweise im Falle eines Unfalls oder einer Klage jede Unterlage wichtig sein.
 
 
 
Die aufgeführten Vorteile zeigen, dass Unternehmen mit der Einführung digitaler Personalakten mehr Vorteile realisieren können, als vielleicht auf den ersten Blick vermutet. Für die erfolgreiche Umsetzung sind allerdings drei Punkte besonders wichtig:
 
Zum einen betrifft dies die eigentliche Digitalisierung der Papierunterlagen: „Hier sollte man auf keinen Fall selbst Hand anlegen oder Praktikanten einspannen,“ betont Tina Bohlmann, Expertin für den Bereich „Digitale Personalakten“ bei Kendox. „Basis für die spätere Auffindbarkeit von Informationen und für alle weiteren Prozessschritte ist eine professionelle Verschlagwortung und Strukturierung. Dazu gibt es spezialisierte Dienstleister, die nicht nur viel Erfahrung bei der Umsetzung haben, sondern auch mit dem Unternehmen abstimmen, für welche Zielsetzungen die Akten am besten auf welche Art und Weise strukturiert werden können.“
 
Der zweite Punkt ist das verwendete Dokumentenmanagementsystem. Bei der Personalakte ist das DMS das Arbeitsmittel des Anwenders. Daher ist es extrem wichtig zu prüfen, ob das DMS auch wirklich flexibel die benötigten Berechtigungen, Dokumentstrukturen und Anbindungen an Drittsysteme bereitstellen kann.
 
Als drittes und letztes ist es hilfreich, wenn der DMS-Anbieter bzw. Projektpartner eine agile Projekteinführung unterstützt. „Häufig kommen erst beim praktischen Arbeiten mit dem System die Feinheiten und Wünsche zutage, die für die Anwenderinnen und Anwender besonders nützlich sind. Zudem ist eine agile Projekteinführung deutlich schneller“, so die Expertin.
 
Für Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte gibt es eine Checkliste mit sechs wichtigen Schritten.
 
 
Unsere Expertin: Tina Bohlmann ist bei der Kendox GmbH für die Umsetzung von Kundenprojekten verantwortlich. Sie unterstützt sowohl mittelständische Unternehmen als auch internationale Konzerne auf dem Weg der digitalen Transformation. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf Projekten, bei denen eine digitale Personalakte eingeführt wird.
 
 
 
Kendox AG | 9464 Oberriet | www.kendox.com
 
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