Auch im Jahr 2024 gehört es in der Buchhaltung vielerorts noch zum Standard, Papierdokumente zu sortieren, zwischen Abteilungen hin- und herzureichen und Zahlen abzutippen. Dies ist nicht nur ineffektiv und fehleranfällig, es sorgt auch dafür, dass hochqualifizierte Mitarbeitende mit langweiligen und repetitiven Aufgaben beschäftigt werden. Hier kann die Digitalisierung Abhilfe schaffen, denn diese Arbeitsprozesse lassen sich digital effizienter und kostengünstiger erledigen als auf Papier.
In Zeiten der Digitalisierung sollte gerade die Buchhaltung nicht aus der einschränkenden Perspektive des Papiers gedacht werden. Die Digitalisierung der Buchhaltung ist erst dann am Ziel, wenn Unternehmen elektronische Datensätze im XML oder JSON-Format medienbruchfrei und vollautomatisch austauschen und verbuchen können. Rechnungen, Bestellungen, Daten von Bankkonten oder Crypto-Wallets, Kreditkarten-Abrechnungen und Webshops müssen dazu direkt über Schnittstellen an die Buchhaltungssysteme angebunden werden können.
Vision: Eine durchgängig digitale Buchhaltung
Würde der Datenaustausch nur noch über solche Formate und passende Schnittstellen erfolgen, bestünde die Buchhaltungsarbeit lediglich noch in der Akzeptanz und Freigabe von Transaktionen, bei der Erstellung von Abschlüssen und der Auswertung der Daten. Das zeitaufwendige Abtippen von Belegen und erforderliche Abstimmungsarbeiten aufgrund von ungenügender Präzision bei der Verbuchung – und damit der Hauptanteil der heutigen Buchführungsarbeit – würde entfallen.
Bis es so weit ist und die Mehrheit der Unternehmen die Bereitschaft zu einer radikalen Digitalisierung zeigt, müssen wir uns wohl noch eine Weile mit Scannern und händischer Arbeit herumschlagen. Doch sollte man den Kopf nicht in den Sand strecken: Auch heute schon liegen die Vorteile einer digitalen Buchhaltung auf der Hand.
So digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung heute
Solange nicht alle Datenlieferanten in der Lage sind, Sie elektronisch zu bedienen, hilft es, mindestens den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Dies sollte möglichst schon dann erfolgen, wenn das Papier bei Ihnen eintrifft. So profitieren Sie über die gesamte Prozesskette vom Nutzen der Digitalisierung.
Die direkte Integration von Systemen wie Webshops, Kassenlösungen oder Kreditkarten per API sorgt dafür, dass Sie Daten nicht doppelt erfassen müssen. Sollten keine passenden Schnittstellen vorhanden sein, könnten auch Tools wie Zapier.com einen grossen Nutzen bringen.
Bei vielen Unternehmen stammt ein grosser Anteil der zu buchenden Transaktionen von den Bankkonten. Die Banken liefern XML-Dateien im ISO 20022 Standard, die Sie in der Regel einfach in die Buchhaltung importieren können.
Scans von Rechnungen lassen sich mit einer guten Prozess-Automatisierungssoftware auslesen. Geeignete Systeme sind in der Lage, die Mehrzahl der Daten automatisch mittels Machine Learning zu extrahieren und in die Buchhaltung zu übertragen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
Die rasante Entwicklung in den Bereichen Künstliche Intelligenz und Machine Learning sorgt stets für neue Möglichkeiten, die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben zu befreien und auch dafür, aus den Zahlen neue Schlüsse für die Unternehmensstrategie ziehen zu können. Denn Ihre Daten sind ein grosser Schatz, der unbedingt aus den Tiefen der Archive gehoben werden muss.
Auslagerung als Befreiungsschlag
Doch immer mehr Firmen gehen noch einen Schritt weiter in der Digitalisierung und übergeben die Buchhaltungsarbeiten gleich einem qualifizierten Treuhandunternehmen. Mit einer passenden Software, bevorzugt aus der Cloud, erhält die Kundin die Möglichkeit, immer und in Echtzeit die Konten und Buchungen zu überprüfen oder aussagekräftige Kennzahlen abzurufen. Auch kann das Treuhandunternehmen als neutraler Berater agieren, wenn es um wichtige Entscheidungen im Finanzbereich geht.
Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung des Unternehmens können sich so den wichtigen Arbeiten widmen und sich zum Beispiel auf Strategie und Finanzplanung konzentrieren statt auf das Verbuchen von Rechnungen und Zahlungseingängen. Nicht nur wird so die Arbeitszeit effektiver genutzt, diese Aufteilung erhöht auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kommt diesem positiven Aspekt eine grosses Gewicht zu.
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Zum Autor
Yves Helbling ist Geschäftsführer der Run my Accounts AG