Für eine effektive Zusammenarbeit braucht es mehr als Meetings und persönliche Kommunikation. Innovative Ansätze und digitale Tools können die Teamarbeit neu gestalten und die Kollaboration stärken.
Symbolbild von Arina Krasnikova via Pexels
Wir setzen Zusammenarbeit oft mit Kommunikation oder Meetings gleich. Doch effektive Zusammenarbeit kann ganz anders aussehen. Laut einer Studie von otter.ai aus dem Jahr 2022, in Zusammenarbeit mit Dr. Steven G. Rogelberg, einem führenden Experten für Meetings, verschwenden Unternehmen mit 5000 Mitarbeitenden jährlich 101 Millionen Dollar durch ineffiziente Meetings – ein klares Zeichen dafür, dass nicht jedes Meeting produktiv ist und erfolgreiche Zusammenarbeit andere Lösungen erfordert. Trotz dieser kostspieligen Ineffizienz glauben viele Menschen noch immer, dass Zusammenarbeit nur in Echtzeit und persönlich gelingen kann.
Die Herausforderungen von Distanz in der Zusammenarbeit
Es wäre zu einfach, Probleme in der Zusammenarbeit und ineffiziente Meetings dem Umstieg auf hybride und virtuelle Arbeitsmodelle zuzuschreiben. Vielmehr hat das vermehrte Arbeiten im Homeoffice Schwächen aufgedeckt, die bereits vorher existierten. Studien zeigen, dass selbst kleine Entfernungen, wie getrennte Stockwerke im selben Gebäude, die Zusammenarbeit erschweren können.
Der Wandel zu hybriden Arbeitsmodellen ist dabei eine Chance: Durch ein Umdenken in der Zusammenarbeit und die Einführung eines Digital-First-Ansatzes – sowohl für die Arbeit im Büro als auch die digitale Zusammenarbeit – können Unternehmen eine stärkere Teamarbeit erreichen als es traditionelle, bürozentrische Modelle zulassen. Mit der Umsetzung der folgenden drei Strategien können hybride Arbeitsmodelle die Teamzusammenarbeit fördern und das Hindernis der physischen Distanz überwinden.
1. Digital-First für erfolgreiche Zusammenarbeit
Digitale Zusammenarbeit ist nicht nur eine Brücke zwischen verteilten Teams, sondern bildet die Grundlage für eine effektivere Arbeit im Team – ganz gleich, ob im Büro oder remote. Beim Digital-First-Ansatz geht es nicht nur um die Software, sondern auch um die richtige Strategie, eine offene Unternehmenskultur und klare Regelungen.
Digitale Tools können in diesem Kontext den persönlichen Austausch sinnvoll ergänzen sowie Wissenstransfer und Produktivität fördern. Eine Umfrage von Lucid Software (Lucid Hybrid Whiplash Survey, 2024) zeigt jedoch, dass bei den deutschen Nachbarn nur ein Viertel der Wissensarbeitenden Schulungen zum hybriden Arbeiten erhalten hat. Die Folge: Ohne feste Strukturen und gute Vorbereitung wird digitale Zusammenarbeit oft ineffizient.
2. Kollaboration als Schlüsselkompetenz
Um die digitale Zusammenarbeit zu professionalisieren, müssen Unternehmen Kollaboration als Schlüsselkompetenz betrachten. Mitarbeitende benötigen Richtlinien und Schulungen, um sinnvolle Strukturen und Arbeitsabläufe zu entwickeln, die eine reibungslose Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Teams fördern.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Schulungen sollte darin bestehen, den Unterschied zwischen Kommunikation und Kollaboration zu verinnerlichen: Das Weitergeben einfacher Informationen oder das Klären grundlegender Fragen (Kommunikation) erfordert andere Tools als das Priorisieren von Ideen, das Planen komplexer Projekte oder Entwickeln technischer Lösungen (Kollaboration).
Idealerweise legen die Teams selbst fest, welche Aufgaben sie synchron oder asynchron erledigen: Zeitkritische und emotionale Themen sowie kreativer Austausch eignen sich für persönliche Gespräche, während komplexe Aufgaben, Brainstormings und Feedbacks besser erst einmal asynchron bearbeitet werden.
3. Visuelle Kollaboration für bessere Verständigung
Teams brauchen geeignete Mittel, um komplexe Themen zu klären und schnell zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen. 59 Prozent der Wissensarbeitenden halten laut erwähnter Studie visuelle Inhalte dabei für extrem oder sehr wichtig. Visuelle Kollaboration ist deshalb besonders effektiv: Sie ermöglicht, Ideen, Pläne und Entscheidungen an einem zentralen Ort zu erfassen und nahtlos zwischen Echtzeit- und asynchroner Zusammenarbeit zu wechseln.
Über den Standort hinaus: Gemeinsam mehr bewirken
Der Diskurs über hybride Arbeitsformen fokussiert sich oft zu sehr auf den Arbeitsort. Stattdessen sollten wir uns darauf konzentrieren, dass alle Mitarbeitenden unabhängig vom Standort effektiv ihren Beitrag leisten können. Dafür braucht es ein anpassungsfähiges und integratives Ökosystem, das Menschliches und Digitales vereint. Digital-First-Kollaboration schafft so die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit – egal an welchem Ort.
Der Autor:
Bryan Stallings ist Chief Evangelist bei Lucid Software und spezialisiert sich auf die menschlichen Aspekte der Führung fortschrittlicher Teams und Unternehmen. Mit über 25 Jahren Erfahrung in Funktionen im Management Consulting, der Informationstechnologie, Finanzdienstleistungen und Produktion gestaltet er heute adaptive und menschenzentrierte Unternehmen, die komplexe technische und menschliche Herausforderungen meistern können. Durch die Zusammenarbeit mit anerkannten Meinungsführern teilt er Erkenntnisse in den Bereichen Agilität, Zusammenarbeit, Moderation, Teamarbeit und Arbeitskultur. www.lucid.co/de