Die Digitalisierung macht auch vor den Bereichen Payroll und Human Resource Management (HRM) nicht halt. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung revolutionieren Prozesse, von der Gehaltsabrechnung bis zum Mitarbeitermanagement. Für Schweizer KMU ergeben sich dadurch Chancen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. Doch wie kann KI konkret helfen?
Symbolbild Ideogram
Automatisierung der Lohnabrechnung
Die Abwicklung von Lohnabrechnungen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig. KI-basierte Systeme können hier Abhilfe schaffen, indem sie Lohnabrechnungen automatisch und fehlerfrei erstellen. Sie berücksichtigen dabei sämtliche steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben und aktualisieren sich regelmässig. Für KMU bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis und weniger Risiken durch fehlerhafte Abrechnungen.
Smarte Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
KI ermöglicht eine intelligente Zeiterfassung, die sich an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen kann. Anstatt manuell Arbeitsstunden oder Abwesenheiten zu erfassen, analysiert das System automatisch Zeitdaten und gleicht sie mit den Lohnabrechnungen ab. Auch Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit oder Überstunden werden sofort berücksichtigt und automatisch in die Lohnabrechnung integriert. Dies führt zu einer besseren Planung und einer Entlastung der Personalabteilungen.
Personalisierte Mitarbeiterbetreuung durch KI
HRM-Systeme, die auf KI basieren, gehen weit über die blosse Verwaltung von Personaldaten hinaus. Sie analysieren Daten und erkennen individuelle Bedürfnisse oder Entwicklungspotenziale von Mitarbeitern. Dies ermöglicht eine gezielte Personalentwicklung, indem zum Beispiel passende Schulungen oder Karrierewege vorgeschlagen werden. KMU profitieren davon, weil sie ihre Mitarbeiter besser fördern und an das Unternehmen binden können.
Compliance und Datensicherheit
Gerade im Bereich Payroll und HRM ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften entscheidend. KI-Systeme stellen sicher, dass sämtliche Prozesse konform zu den aktuellen Regelungen durchgeführt werden. Sie überwachen Änderungen in der Gesetzgebung und passen sich automatisch an. Zudem garantieren moderne HRM-Systeme höchste Datensicherheit, indem sie sensible Mitarbeiterdaten verschlüsselt und nach den neuesten Datenschutzrichtlinien verarbeiten.
Herausforderungen bei der Einführung
Trotz der vielen Vorteile ist die Einführung von KI-basierten Payroll- und HRM-Systemen nicht ohne Herausforderungen. KMU müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die neuen Technologien verstehen und anwenden können. Auch Datenschutz und Datensicherheit bleiben wichtige Themen, besonders in der sensiblen Personalverwaltung.
Fazit: Effizienz und Genauigkeit im Personalwesen
KI und Automatisierung verändern Payroll und HRM grundlegend. Für Schweizer KMU bedeutet dies nicht nur weniger administrativen Aufwand, sondern auch eine genauere, gesetzeskonforme und transparente Abwicklung der Lohnabrechnung. Zudem hilft KI dabei, das Potenzial der Mitarbeiter besser zu nutzen und so langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern. Der technologische Fortschritt im HRM ist eine Chance, die KMU nicht verpassen sollten.
Der Autor
Michael Bechen ist Vice President Marketing bei Infoniqa. Er bringt fast 20 Jahre Marketing- und Führungserfahrung mit Schwerpunkt auf B2B-Zielgruppen im DACH-Raum mit. Als Marketing- und Sales-Experte setzt er auf einen datengetriebenen Ansatz und moderne Technologien, um wirkungsvolle Strategien zu entwickeln.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Infoniqa Schweiz AG. Ob Personalmanagement oder Finanzbuchhaltung, *Infoniqa hat die passende Lösung für Ihr Unternehmen.www.infoniqa.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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