Beatrice Lehner ist bei bsb.info.partner die Anlaufstelle für Personalfragen, Buchhaltung und Organisation. Im Gespräch erzählt sie, wie sie bei all den Aufgaben den Überblick behält, warum Vertrauen zentral ist und warum sie sich selbst mit einer Sonnenblume vergleicht.
Beatrice Lehner ist Assistentin bei der bsb.info.partner AG (Bild zVg)
Sie sind verantwortlich für die Personaladministration; worauf legen Sie dabei besonderen Wert?
Im Mittelpunkt stehen für mich eine klare Kommunikation sowie ein professioneller, diskreter Umgang mit sensiblen Personaldaten. Dabei gilt es, die Interessen der Mitarbeitenden mit den Anforderungen der Organisation in Einklang zu bringen. Vertrauen, Sorgfalt und eine zielgerichtete Weitergabe relevanter Informationen sind dabei entscheidend.
Welche Themen beschäftigen Sie im Personalbereich aktuell?
Zurzeit bereiten wir wieder die jährlichen Mitarbeitergespräche vor. Dazu kommen Ein- und Austritte sowie viele laufende Aufgaben wie die Pflege und Aktualisierung der Personaldossiers. Auch administrative Prozesse entwickeln sich stetig weiter, was zusätzliche Abstimmungen erfordert.
Immer mehr Mitarbeitende klagen über Stress und Überbelastung. Ist Gesundheit am Arbeitsplatz ein Thema bei bsb?
Ja, absolut. Wir arbeiten mit einem externen Anbieter zusammen, der Mitarbeitende beispielsweise bei Stressbewältigung oder anderen persönlichen Belastungen unterstützt. Diese Fachperson können wir auch präventiv beiziehen. Gleichzeitig achtet die Geschäftsleitung darauf, wie sich Überstunden und Arbeitsbelastung entwickeln, um rechtzeitig reagieren zu können. Je nach Standort bieten wir eine Relax-Zone (Schlafkojen), Terrasse mit Grill, einen «Tschüttelikasten», Pingpong-Tisch und bald auch Dart an. Solche Angebote schaffen bewusst Ausgleich im Arbeitsalltag, fördern den informellen Austausch und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
Neben dem Personalbereich sind Sie auch für die Buchhaltung verantwortlich. Wie behalten Sie bei all den Zahlen und Fristen den Überblick?
Indem ich mir bewusst Zeit dafür nehme. Ich plane jeweils Blockzeiten ein, in denen ich mich ausschliesslich um die Finanzen kümmere und auch keinen Telefondienst übernehme. Dieses konsequente Trennen der Arbeitsbereiche hilft mir, den Überblick zu behalten.
Welche Aufgaben im Hintergrund werden oft unterschätzt, sind aber enorm wichtig?
Zum Beispiel die Stammdatenpflege. Sie wirkt selbstverständlich, ist aber zentral für funktionierende Prozesse. Auch die gesamte Auftragsabwicklung gehört dazu, von Offerten über Aufträge bis hin zu Bestellungen und Verträgen. Ohne diese Basisarbeit könnten viele Prozesse gar nicht reibungslos funktionieren, sie sind daher mitentscheidend für den Erfolg des Unternehmens.
Was macht Ihnen an Ihrer Arbeit in der Administration am meisten Freude?
Ganz klar die Vielseitigkeit. Ich könnte keine monotone Arbeit verrichten. Mir gefällt der Mix aus Zahlen und Menschen, also aus analytischen Aufgaben und persönlichem Kontakt. Dieses Gesamtpaket macht meinen Job extrem spannend, abwechslungsreich und erfüllend.
Sie nehmen auch die Kundenanrufe entgegen. Was macht für Sie einen guten ersten Eindruck am Telefon aus?
Immer freundlich zu bleiben, auch wenn jemand gestresst oder verärgert reagiert. Wichtig ist, der Person den nötigen Raum zu geben, ihr Anliegen zu schildern. In einem Telefonkurs habe ich mal gelernt, dass man einen verärgerten Kunden zunächst einfach ausreden lassen soll. Oft reicht das schon: Wenn Menschen merken, dass man sie ernst nimmt, beruhigt sich die Situation schnell. Empathie und Ruhe sind dabei entscheidende Faktoren.
Worüber können Sie herzhaft lachen – egal wie stressig der Tag ist?
Eigentlich über vieles. Schon der Kontakt mit den Mitarbeitenden stellt mich auf. Humor im Team ist sehr wichtig. Wir hatten an einem Weihnachtsessen sogar mal ein Seminar zum Thema Lachen im Alltag. Dort durften wir uns aus unserer Komfortzone begeben und ziemlich peinliche Dinge anstellen. Man lernt Kolleginnen und Kollegen plötzlich von einer ganz anderen Seite kennen. Solche Momente stärken den Zusammenhalt enorm.
Wenn Sie sich mit einer Pflanze vergleichen müssten, welche wäre das und warum?
Bei dieser Frage habe ich tatsächlich KI um Rat gefragt und meine Eigenschaften sowie Anforderungen im Job eingegeben. Das Resultat war: eine Sonnenblume. Sie gilt als robust, unkompliziert und richtet sich auch an hektischen Tagen immer wieder neu aus. Das passt ganz gut zu mir: flexibel sein, positiv denken, sich stets auf neue Situationen einstellen und Bodenhaftung behalten. Wobei ich zu Beginn spontan eher gesagt hätte, ich sei eine fleischfressende Pflanze (lacht).
Vielen Dank für das Gespräch.
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