In der heutigen, flexiblen Arbeitswelt sind hybride Meetings zum Standard geworden. Sie vereinen die Flexibilität der Remote-Arbeit mit den Vorteilen persönlicher Interaktion. Diese Kombination bringt jedoch Herausforderungen mit sich, die die Zusammenarbeit erschweren und das Engagement der Teilnehmenden beeinträchtigen können. Sicher kennen Sie Situationen, in denen schlechte Mikrofone, flimmernde Gesichter oder ungünstig platzierte Laptops die Kommunikation beeinträchtigen.
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Da hybrides Arbeiten heute die Norm ist, ist es wichtig, diese Herausforderungen zu verstehen und zu bewältigen, um produktive Meetings für alle Beteiligten zu ermöglichen. Im Folgenden stellen wir die fünf häufigsten Herausforderungen hybrider Meetings vor und geben Tipps zu deren Lösung. Am Ende finden Sie ausserdem einen Leitfaden zum Download, der Ihre Meetings weiter optimieren kann.
- Technische Hürden: Technische Probleme wie schlechte Videoqualität, Audiounterbrechungen oder instabile Internetverbindungen stören Meetings oft erheblich. Es ist daher wichtig, dass alle Teammitglieder Zugang zu hochwertiger, zuverlässiger Technologie haben, etwa Meeting-Tools, stabile Netzwerke und benutzerfreundliche Geräte mit klarer Audio- und Videoqualität. Eine professionelle Ausstattung fördert die reibungslose Kommunikation.
- Engagement und Inklusion: Remote-Teilnehmende fühlen sich oft weniger eingebunden als Anwesende, was Motivation und Produktivität beeinträchtigen kann. Eine gute technische Ausstattung, wie hochwertige Kameras, Mikrofone und Kollaborationstools, fördert die Echtzeit-Interaktion und erleichtert den Austausch. Auch eine durchdachte Platzierung von Bildschirmen, Mikrofonen und Kameras kann das Erlebnis für Remote-Teilnehmende verbessern.
Zudem sollte eine Kultur der Inklusion gefördert werden, die Remote-Teilnehmende als aktive Mitwirkende und nicht nur als Zuschauende einbindet. Regelmässige Moderation und Techniken zur gleichberechtigten Beteiligung fördern Interaktionen unabhängig vom Standort.
- Ungünstige Büroaufteilung: Die räumliche Gestaltung des Büros spielt eine entscheidende Rolle für die Effektivität hybrider Meetings. Verschiedene Zonen für konzentriertes Arbeiten, Besprechungen und Zusammenarbeit sind sinnvoll. Wichtig ist auch eine gute technische Ausstattung der Besprechungsräume und eine Sitzordnung, die für alle Anwesenden Sicht und Verständlichkeit erleichtert.
- Fehlende Meeting-Etikette: Klare Verhaltensregeln helfen, unangenehme Situationen wie verspätetes Erscheinen oder häufige Unterbrechungen zu vermeiden. Besonders bei Kundenmeetings ist ein professioneller Auftritt entscheidend. Hinweise zur Nutzung von Funktionen wie der Handhebefunktion oder zum richtigen Stummschalten erleichtern den Ablauf.
- Mangelnde Sicherheit in der Kommunikation: Der Schutz sensibler Daten ist in jedem Unternehmen von grosser Bedeutung. Sichere Plattformen mit End-to-End-Verschlüsselung und erweiterten Zugangskontrollen schützen vertrauliche Informationen und verhindern Sicherheitslücken.
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