Wo Papierberge sich erheben, gehen Rechnungen oder wichtige Dokumente schnell einmal unter. Abhilfe bringt der zentrale, digitale Briefkasten «ePost». Diese elegante Lösung überzeugt auch das Team der Crowdfunding-Plattform «wemakeit».
Mehr als 95 Prozent aller Rechnungen werden in der Schweiz immer noch auf Papier verschickt. Einzelne Behörden und Institutionen bieten digitale Korrespondenz zwar an, doch fast jede verlangt ein eigenes Login: Im ersten Webportal kann man seine Krankenkassenabrechnungen abholen, im zweiten die Zahlungen machen, im dritten einen Newsletter abonnieren. Doch wirklich vernetzt oder einfach ist diese Arbeit nicht.
Einfach digital
Der Papierkrieg muss nicht sein. Denn mit der Dienstleistung «ePost» können Privatpersonen wie Unternehmen einen zentralen, digitalen Briefkasten auf einem Mobilgerät einrichten. Nun wird die ganze Korrespondenz auf die ePost-App umgeleitet. Bei Firmen oder Institutionen, die bereits digital unterwegs sind, geht das ohne grossen Aufwand. So können zum Beispiel bestehende Post- oder Bankkonti mit der ePost-App verknüpft werden. Ebenso ist es möglich, Rechnungen, die man im weiteren Sinn digital erhält (zum Beispiel eBill oder PDF) auf die App zu leiten und dort zu bezahlen und sauber abzulegen.
Diese Möglichkeit nutzt zum Beispiel das Team der bekannten Schweizer Crowdfunding-Plattform wemakeit. Die Mitarbeitenden sind an vier verschiedenen Standorten tätig, zumeist in Teilzeit und nicht immer zur selben Zeit. Eine besonders geschätzte Funktion von ePost ist deshalb der Scanning-Service. Sämtliche Korrespondenz, die auf Papier eintrifft, wird in einem speziellen Center digital erfasst. Über eine sichere Webanwendung können die ePost-Kundinnen, so auch wemakeit, auf diese Dokumente zugreifen. «Der Scanning-Service von ePost wie auch die ganze Plattform funktionieren einwandfrei», berichtet Graziella Luggen, Geschäftsführerin ad interim. Die Scans könnten gut gelesen, bearbeitet und abgelegt werden: «So können wir die gesamte Post in Windeseile am Bildschirm durchblättern – auch falls unser Büro mal ein paar Wochen lang verwaist sein sollte und niemand den Briefkasten leert.»
Effizient und sicher
Für das Team von wemakeit, das flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten sehr hoch schätzt, bringt ePost neue Freiheiten.
«Unsere Buchhalterin kann jetzt ihre gesamte Arbeit von einem beliebigen Ort aus erledigen. Weil uns ePost so gut gefällt, ist nun auch der Verein wemakeit.ch, der hinter der AG steht, Kunde dieser Dienstleistung geworden», sagt Graziella Luggen. Mit ePost nutze man eine Plattform, die ideal zur Arbeitsweise und den Werten des Unternehmens passe: «Transparenz und der bewusste Umgang mit Ressourcen sind wemakeit sehr wichtig. Wir haben mit ePost eine tolle Lösung gefunden, um beides zu verbinden.»
Diese örtliche und zeitliche Unabhängigkeit, verbunden mit einer sehr hohen Datensicherheit, zeichne die Lösung von ePost aus, sagt Jean-Daniel Andrey. Er ist Verantwortlicher ePost bei der Firma KLARA, welche die gesamte App im Auftrag der Schweizerischen Post programmiert und betreut. «Mit ePost hat man sozusagen das ganze Büro im Hosensack», sagt Andrey, «Statt mich an fünf verschiedenen Orten einloggen zu müssen, habe ich nur noch eine einzige Drehscheibe für meine ganze Korrespondenz. Das macht das Leben natürlich einiges einfacher.»
Weniger Papier, mehr Zeit
Was ePost besonders nützlich macht, ist die clevere Triage. Alle Sendungen und Dokumente, die digital verfügbar sind, werden automatisch in die App geliefert. Man muss sich also bei seiner Bank, Versicherung oder Ausgleichskasse nicht extra registrieren. Das Büro im Hosensack kümmert sich automatisch um den Posteingang. Das reduziert nicht nur den Papierberg auf dem Schreibtisch, sondern bringt auch mehr freie Zeit.
Die kostenlose ePost-App gibt es für iOS und Android. Der Scanning Service kostet CHF 9.90 pro Monat. Mehr Informationen unter www.epost.ch
Michael Staub ist Journalist BR
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch KLARA Business AG. www.klara.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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