Globalisierung, Markttransparenz und wachsender Konkurrenz- und Kostendruck führen dazu, dass Unternehmen ihre Geschäftsmodelle, Arbeitsprozesse und Kundeninteraktionen kontinuierlich auf den Prüfstand stellen. Agilität und Innovationsfähigkeit werden zu zentralen Erfolgsfaktoren in einer schnelllebigen, digitalen Welt. Bei IT-Verantwortlichen und Führungskräften ist dabei gleichermassen ein Umdenken gefragt.
Ob online, offline, im Büro oder von unterwegs: Der neue «Digital Workstyle» hebt die bisherigen Grenzen von Raum und Zeit auf. Mitarbeitende erwarten – geprägt durch die Digitalisierung ihres privaten Alltags – neue, schnellere und einfachere Formen der Interaktion mit dem Unternehmen. Und sie erwarten maximale Flexibilität in der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben. Eine freie Wahl des Arbeitsumfeldes und ein stabiler, orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf geschäftliche Anwendungen und Daten gelten dabei als Basisanforderungen des modernen Wissensarbeiters (engl. Knowledge Worker).
Mitarbeiter-Produktivität in Höchstform
Tatsächlich belegen diverse Studien, dass Mitarbeitende, die ihren Arbeitsalltag flexibel gestalten können, produktiver und zufriedener sind. Das Wissen um die wertvolle Ressource Mensch und den nach wie vor akuten Fachkräftemangel motiviert denn auch Führungskräfte vieler Unternehmen, diese neue Arbeitskultur zu fördern. Dabei lockt aber längst nicht nur der Gewinn von produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitenden. Auch die Auslastung der firmeneigenen Infrastruktur lässt sich dank flexibler Arbeitsplatzmodelle optimieren. Soweit die Theorie.
Spagat zwischen Flexibilität und Standardisierung
Was auf den ersten Blick nach einer Win-Win-Situation klingt, verkommt aus einer IT-Perspektive schnell zum Schreckensszenario.
Die Zeit, in der die Unternehmens-IT als alleiniger Bereitsteller von Informationstechnologie in Erscheinung trat, ist zu Ende. Vor dem Hintergrund möglicher Effizienz- und Innovationspotenziale soll den Mitarbeitenden nicht nur in der Gestaltung ihres Arbeitsumfeldes, sondern auch bei der Auswahl und dem Einsatz von IT-Mitteln mehr Freiheit und Autonomie eingeräumt werden. Das birgt eine Fülle von neuen Herausforderungen in den Bereichen IT-Architektur, Support und Management. Durch die zunehmende Anzahl und Vielfalt der eingesetzten Geräte erhöht sich nicht nur die Komplexität in der Verwaltung massiv. Es ergeben sich auch ganz neue Sicherheitsrisiken beim Schutz von Unternehmensdaten.
Benutzer auf der Überholspur
Während das Konsumenten-Ich mit dem Arbeitnehmer-Ich des Benutzers verschmilzt, werden Sicherheits- und Governance-Anliegen nicht länger vollständig erfüllt. Mitarbeitende suchen und finden ihre eigenen Wege, um die persönlichen Produktivitäts-Anforderungen zu erfüllen. Unwissenheit und fehlender Sensibilisierung geschuldet, lassen sie sich dabei auch von Sicherheitsbedenken nicht aufhalten. So gelangen immer öfters Firmendaten auf öffentliche Cloud-Plattformen wie OneDrive, Dropbox & Co., wo sie von einer Vielzahl an Geräten und Apps synchronisiert und genutzt werden.
IT als Selbstzweck war gestern
Während Applikationen, Daten und Technologien im digitalisierten Arbeitsalltag zu zentralen Elementen für den Geschäftserfolg werden, übernehmen die Geschäftseinheiten und Mitarbeitenden den «Driver seat» in diesem Transformationsprozess. IT-Organisationen ihrerseits werden in noch stärkerem Mass daran gemessen, wie sie die neue Arbeitswelt unterstützen, Agilität und Innovation zulassen und damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor in der digitalen Transformation werden.
Damit der stetige Kontext-Wechsel zwischen dem privaten und geschäftlichen digitalen Raum sicher gestaltet werden kann, gilt es, die Produktivitätsanforderungen der Mitarbeitenden mit der Bereitstellung von vergleichbaren, benutzerfreundlichen weil gleichzeitig sicheren Geräten, Applikationen und Services zu erfüllen.
Wenn die Kür zur Pflicht wird
Es ist unverzichtbar, dass IT- und Geschäftsbereich-Verantwortliche diesen Weg gemeinsam beschreiten. Themen wie Virtualisierung, Cloud-Dienste und Collaboration sind zentral.
Die neue Benutzergeneration soll befähigt werden, neue Technologien für eine effizientere – und wo immer möglich auch schnellere – Bewältigung ihrer Arbeitsprozesse zu nutzen.
Die heutigen Benutzer interessiert es dabei in der Regel nicht, wie Applikationen bereitgestellt werden, solange der Zugriff darauf für sie problem- und nahtlos möglich ist. Die Herausforderung für IT-Organisationen besteht darin, Benutzern unabhängig von deren Rolle, Standort oder Arbeitsgerät einen barrierefreien Zugang zu den benötigten Applikationen zu ermöglichen – bei gleichzeitiger Wahrung aller Sicherheitsaspekte. Und das alles mit dem kleinstmöglichen Kosten- und Ressourcenaufwand.
Wer A sagt…
Bei aller Liebe zum technologischen Fortschritt: Es wäre fatal, die digitale Transformation nur mit der Umsetzung von digitalen (IT-) Initiativen gleichzusetzen. Ein zielführender Transformationsprozess bricht zwangsläufig auch bestehende Strukturen und existierende Denk- und Organisations-Silos innerhalb des Unternehmens auf. Vielerorts wird die Art und Weise der Zusammenarbeit revolutioniert. Die pyramidenartige Aufbauorganisation wandelt sich mehr und mehr zu einem Netzwerk. Fixe Strukturen weichen Projekten. Es gibt keine klaren Kommunikations- und Führungslinien mehr. In Zeiten des «Digital Leadership» sind deshalb auch die Führungskräfte gefordert.
Organisationen im Umbruch
Moderne und flexible Arbeitswelten setzen eine offene Unternehmenskultur und neue Managementansätze voraus. Starre Hierarchien und autoritäre Führungsstile gelten in dieser kollaborativen Welt als veraltet. Werte wie Agilität, Eigenverantwortung oder Flexibilität rücken in den Vordergrund.
Damit wird auch die Führung auf Distanz immer wichtiger. Teams zu koordinieren und zu steuern, mit denen man sich nicht einfach kurz face-to-face treffen kann, bringt neue Herausforderungen mit sich. Damit die Abstimmung im Team und die Identifikation mit dem Arbeitgeber in Zeiten von mobilen und flexiblen Arbeitsmodellen hoch bleiben, sind Unternehmen und Führungskräfte gefordert. Geeignete Massnahmen müssen implementiert und der damit verbundene Veränderungsprozess eng begleitet werden.
Mitarbeiterkommunikation im digitalen Raum
Die „always on“ Kultur beschleunigt die Geschwindigkeit der Arbeitswelt und verkürzt zugleich die Zeit, in der Führungskraft und Geführte am selben Ort sind. Die Notwendigkeit von «Zeitzonenmanagement» steigt. Die Mitarbeiterkommunikation wird aber auch zunehmend in den digitalen Raum verlegt. Bei der Führung auf Distanz spielen deshalb auch die IT-Kompetenzen von Führungskräften eine wichtige Rolle.
Die Führungskraft muss in der Lage sein, auch über neue Medien wie WhatsApp & Co. oder Chats wie beispielsweise Skype mit ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren, diese zu motivieren und zu inspirieren.
Die neue Führungsrolle
Die Rolle von Führungskräften wandelt sich: Coaching, Befähigung und Vernetzung von Mitarbeitenden rücken ins Zentrum. Es braucht den Willen Macht und Kontrolle abzugeben, als Vorbild zu agieren und Eigenverantwortung sowie Autonomie bei den Mitarbeitenden zu fördern.
Gleichzeitig entsteht durch die neuen Arbeitsmodelle auch mehr Druck auf die Mitarbeitenden, den die Führungskräfte durch gesundheitsbewusste Führung abfedern müssen.
Technik als Mittel zum Zweck
Moderne Collaboration-Lösungen bieten in der neuen Arbeitswelt eine effiziente Zusammenarbeit jenseits des klassischen Büros. Einzel- oder Gruppenräume ermöglichen ad-hoc Besprechungen von verstreuten Projektmitarbeitern im digitalen Sitzungszimmer. Themenorientierte Chats bieten einen agilen, abteilungsübergreifenden Austausch und sind dabei bedeutend übersichtlicher als konventionelle E-Mail-Ketten.
„Digital Workstyle“: kurz & bündig
- Unternehmen tun gut daran, den digitalen Wandel jetzt aufzugreifen und erfolgreich für sich zu nutzen. So beflügelt die zunehmende Digitalisierung nicht nur neue Geschäftsmodelle und eine bessere Kundenbindung. Das Angebot von mobilen Arbeitsformen ermöglicht auch die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber und aktiviert gleichzeitig grosses Potential für effektivere und produktivere Formen der Arbeitsorganisation sowie der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
- Tablets, Smartphones & Co. sind jedoch nur die Spitze des Eisbergs. Was für individuelle und berufliche Produktivität sorgt, ist das Zusammenspiel aus Geräten, Anwendungen, Daten und mit der Cloud verbundenen Diensten. Die grössere Mobilität verlagert die Steuerung der Technologie weg von den IT-Abteilungen und hin zu den Mitarbeitenden – und schafft damit auch neue Sicherheits-, Prozess- und Organisationsfragen.
- Moderne und flexible Arbeitswelten setzen eine offene Unternehmenskultur und neue Managementansätze voraus. Fixe Aufbaustrukturen und Denksilos weichen flexiblen Projektorganisationen und Netzwerken. Die Autonomie und Eigenverantwortung von Mitarbeitenden wird gefördert. Die zentralen Elemente der modernen Führung sind Coaching, Befähigung und Vernetzung von Mitarbeitenden. Damit dies auch bei der Führung auf Distanz gelingen kann, wird die gesamte Organisation dank moderner Collaboration-Lösungen digital unterlaufen: Alle Mitarbeitenden, Abteilungen und Projekte sind lediglich einen Klick voneinander entfernt.
Die Autorin:
Tanja Regli ist Mitinhaberin der passion4IT GmbH, einem Beratungsunternehmen für Digitale Strategien und Projekte. passion4IT begleitet Schweizer KMU in der erfolgreichen Umsetzung ihrer digitalen Vorhaben. Tanja Regli verfügt über langjährige Erfahrung im Schweizer IT-Markt und hat sich in verschiedenen Projekten erfolgreich als Digitalexpertin etabliert.