Die Katholischen Kirchgemeinden Zug und Baar sind moderne Organisationen, die den Vergleich mit einem KMU nicht scheuen müssen. Zusammen mit den Kantonen Luzern, Schaffhausen und Thurgau gehören die Zuger Kirchgemeinden zum Bistum Basel. Die Katholische Kirchgemeinde Zug umfasst im ganzen Stadtgebiet vier Pfarreien – St. Michael, Gut Hirt, Bruder Klaus und St. Johannes d.T. – sowie eine Diakoniestelle. Sie sind zuständig für beinahe 14’000 Katholikinnen und Katholiken. Zu den Aufgaben der Kirchgemeinde gehören Verwaltungsaufgaben sowie das Personal- und das Bauwesen. Für Management und Administration sind der Kirchenrat und die Kirchenratskanzlei zuständig. Ähnlich sieht es aus bei der Katholischen Kirchgemeinde Baar. Die Gemeinde besteht aus den Katholischen Pfarreien St. Martin in Baar und St. Wendelin in Allenwinden.

Dank der detaillierten Budgetierung kann bei Bedarf bis auf die Belegebene budgetiert werden. Es besteht die Möglichkeit, Positionen und Notizen in die nächste Budgetrunde zu übernehmen.

Ausgangslage

Auf den ersten Blick mag die Verbindung von Finanzsoftware und Kirchgemeinden etwas gewöhnungsbedürftig sein, doch macht diese bei näherem Hinsehen absolut Sinn. Die meisten Kirchgemeinden sind professionell geführte Organisationen mit Angestellten, Abteilungsstrukturen und einer komplexen Rechnungslegung, für deren Management und Administration der Kirchenrat und die Kirchenratskanzlei zuständig sind. Auch wenn die Kirchgemeinden keine Unternehmen im eigentlichen Sinn sind, benötigen sie trotzdem in Sachen Finanzsoftware alles, was auch ein KMU braucht.

Transparenz im Finanzbereich ist für kommunale Organisationen von höchster Bedeutung. Daher setzen Kirchgemeinden wie auch vermehrt Gemeinden, Behörden, Verwaltungen und Institutionen auf das «Harmonisierte Rechnungsmodell 2» (HRM2). Dieses ist eine Fachempfehlung der Konferenz der Finanzdirektoren und beinhaltet Mindeststandards zur Rechnungslegung in öffentlichen Verwaltungen.

HRM2 ersetzt das aus den 1980er Jahren stammende erste Rechnungslegungsmodell. Dabei geht es weit mehr als nur um ein Facelifting, denn die erneuerte Version beinhaltet grundlegende Veränderungen. Dazu gehören beispielsweise ein neuer Kontenrahmen und ein Abschreibungssystem der Anlagegüter nach Lebensdauer. Der Finanzbereich wird um Anlagenbuchhaltung, Geldflussrechnung und eine detaillierte Jahresrechnung erweitert. Das dient keinem Selbstzweck, sondern entspricht dem Wunsch vieler Steuer- und Beitragszahlenden nach erhöhter Transparenz und besserer Vergleichbarkeit. HRM2 harmonisiert die Rechnungslegung von Bund, Kantonen und Gemeinden und lehnt sich dabei an internationale Standards wie International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) an. Das HRM2-Rechnungsmodell besteht aus den Elementen Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Eigenkapitalnachweis, Geldflussrechnung und einem erweiterten Bereich für die Offenlegung von Informationen zu den Rechnungslegungsgrundsätzen, dem Anlagevermögen und den Beteiligten.

Zielsetzung

Mit der Einführung von ABACUS als Finanzlösung auf der Basis des Rechnungslegungsmodells HRM2 wollten die Verantwortlichen bei den Katholischen Kirchgemeinden Zug und Baar einen echten Fortschritt gegenüber der früheren Lösung erreichen. Anstatt wie bisher den Kontenplan mit allen Nachteilen zu verbiegen, sollten die „Unternehmensstrukturen“ flexibel anhand von Kostenstellen abgebildet werden können. Dadurch sollte jeder Bereich – im Fall der Kirchgemeinde Zug sind das vier Pfarreien und eine Fachstelle – optimale Grundlagen für die Budgetierung und aktuelle Informationen über die laufende Finanzlage erhalten. Dies wiederum ermöglicht der gesamten Kirchgemeinde, die zur Verfügung stehenden Mittel zu planen, optimal einzusetzen und jederzeit Rechenschaft über deren Verwendung zu geben.

Vorgehen

«Die Kirchgemeinde der Stadt Zug lässt sich durchaus als KMU verstehen“, begründet Silvia Thalmann, Geschäftsstellenleiterin der Katholischen Kirchgemeinde Zug, das Bedürfnis ihrer Organisation nach einer professionellen Finanzlösung. Als sie ihre Stelle antrat, war noch eine alte Administrationssoftware im Einsatz. HRM2 als neues Rechnungslegungsmodell einzuführen, wäre mit der bestehenden Lösung undenkbar gewesen. Auf der Suche nach einem geeigneten IT-Anbieter stiess man auf das gesamtschweizerisch tätige Treuhandunternehmen und gleichzeitig auch erfahrenen ABACUS Partner BDO. Gemeinsam wurden die Bedürfnisse analysiert und ein massgeschneidertes Konzept erstellt. Es zeigte sich, dass aus finanzieller Sicht eine Kirchgemeinde gar nicht so viel anders als ein privatwirtschaftliches Unternehmen funktioniere, bestätigt Simone Roos, Leiterin Finanz-/Rechnungswesen der Katholischen Kirchgemeinde Zug. Ein Pfarramt sei wie ein „Cost Center“ mit mehreren Kostenstellen zu betrachten, berichtet die Expertin. Um Kosten kostenrechnerisch richtig umzulegen, muss laut Roos beispielsweise bei Kirchenmusikern erst geklärt werden, wie man diese anstellt oder entlohnt und wie deren Kosten umverteilt werden, da diese teilweise auch bei mehreren Pfarreien tätig sind. Die Zusammenarbeit zwischen den Kirchgemeinden und dem BDO-Team während der Einführung von ABACUS hat reibungslos funktioniert. Anliegen ihrer Kunden lösten die IT-Spezialisten nach dem Motto: Anruf genügt, Problem gelöst.

Lösungskonzept

BDO hat nicht nur die ABACUS Software eingerichtet, sondern die Institutionen auch in fachlicher Hinsicht, z.B. bei den Themen Steuern und Sozialversicherungen, beraten. Systemmässig hat man soweit wie möglich den Standardumfang der ABACUS Software genutzt. Dem Projekt zu Gute kam, dass sich ABACUS für ihre aktuelle Programmversion von Grund auf am HRM2-Modell orientiert hat. So konnte der Kontenrahmen präzis auf die Kundenanforderungen angepasst und die gewünschten Konten und Strukturen wunschgemäss eingerichtet werden. Für die Anwender stünden zwei Bereiche im Vordergrund, erklärt Simone Roos und ergänzt: „Auswertungs- und Budgetierungsmöglichkeiten sind für uns sehr wichtig. Diese können wir heute dank ABACUS auf unsere Anforderungen abgestimmt nutzen». Seelsorge, Kirchenmusik und Verwaltung sind beispielsweise Posten, die ein Pfarramt budgetieren muss. Der Budgetierungsprozess läuft in der Regel so ab, dass die einzelnen Pfarrämter ihre Angaben in Excel-Dateien einreichen. Diese Daten werden in ABACUS eingelesen, anschliessend erfolgen ein bis zwei Lesungen, bis das Budget verabschiedet wird. Während des Rechnungsjahrs können die Pfarrämter jederzeit sehen, wie sich die Budgetsituation präsentiert. Nebst einer detaillierten Budgetierung nutzt die Kirchgemeinde weitere ABACUS Module wie Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, Lohn und CRM inklusive Anbindung an Programme von NEST (Neue Software Technologie Gemeinden GmbH).

Fazit

Die Umstellung auf das HRM2-Modell und die gleichzeitige Einführung von ABACUS haben bei der Katholischen Kirchgemeinde

Zug in administrativer Hinsicht eine neue Ära eingeleitet. «Wir verfügen heute über eine sehr gute IT-Basis. Darauf aufbauend können wir unsere Prozesse sukzessive optimieren und uns auf unsere seelsorgerischen Tätigkeiten konzentrieren», beschreibt Silvia Thalmann den aktuellen Status. Für sie ist es wichtig, dass den fünf Abteilungen der Kirchgemeinde ein leistungsfähiges Finanzinstrument zur Verfügung steht, welches sie bei ihren Tätigkeiten unterstützt. Auch Simone Roos äussert sich als Finanzleiterin lobend über das Erreichte: «Mit ABACUS zu arbeiten, macht wirklich Freude. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit wir im Vergleich zu früher einsparen können. Das System ist so anwenderfreundlich aufgebaut, dass die meisten Benutzer intuitiv ohne grosse Schulung zurechtkommen». Beide sind sich einig: ABACUS und HRM2 sind als Führungsinstrument ein echter Gewinn für jede Kirchgemeinde.

Das PDF zur Fallstudie: ITK_Transparente Finanzlösung für Kirchgemeinden