Als zuverlässiger Partner zahlreicher Bildungsinstitutionen sorgt die mobil Werke AG mit ihren Produkten und Dienstleistungen für optimale, individuelle Lernumgebungen. Das Familienunternehmen mit Sitz in Berneck SG konzentriert sich dabei auf die Bereiche Schul- und Bildungseinrichtungen, interaktive Lerntechnologie und Innenausbau. Die Ursprünge des Produktionsunternehmens gehen bis auf das Jahr 1924 zurück. Heute werden über 60 Mitarbeitende beschäftigt, welche die mobil Werke zu den führenden Herstellern von Schuleinrichtungen in der Schweiz machen. Dank der flexiblen Eigenproduktion kann praktisch jeder Kundenwunsch erfüllt werden. Nebst dem klassischen Schulmobiliar gehören auch interaktive Lehr- und Lernsysteme zum Angebot. Ein weiteres wichtiges Standbein ist die mobil Kunststoffprofile AG mit weiteren 37 Mitarbeitenden und Produktionsstandorten in Berneck und Herisau. Hergestellt werden primär Kunststoffprofile und -dichtungen. Eine dritte Tochterfirma ist die mobil Services AG mit 8 Mitarbeitenden, welche hauptsächlich mit administrativen Aufgaben beschäftigt ist.

Ausgangslage

Veränderungen und ein ständiges Wachstum ziehen sich als roter Faden durch die langjährige Firmengeschichte der mobil Werke AG. Damit verbunden ist auch eine Zunahme der Komplexität von Organisation und Prozessen. Um diese Anforderungen zu bewältigen, wurden gezielt IT-Lösungen eingesetzt. Sukzessive entstand dadurch eine Softwarelandschaft, welche sich aus unterschiedlichen Lösungen wie ERP, CRM, Datenbanken usw. zusammensetzte. Die Heterogenität dieser Systemumgebung erschwerte zunehmend die Informationstransparenz und erhöhte gleichzeitig den Verwaltungsaufwand. Der Wunsch nach einer einzigen integrierten Unternehmenssoftware, welche die Geschäftsprozesse und -bereiche durchgängig unterstützen konnte, wurde immer stärker. «Viele Benutzer der bisherigen Systeme waren unzufrieden mit der mangelhaften Funktionalität. Es war höchste Zeit, den Schritt in die digitale Zukunft zu wagen und frischen Wind in Sachen IT ins Unternehmen zu bringen», erinnert sich Lukas Lang, Geschäftsführer der mobil Kunststoffprofile AG, an die damalige Situation.

Zielsetzung

Nicht zuletzt begünstigte auch der anstehende Generationenwechsel in der Unternehmensführung den Umstieg auf ein neues ERP-System. Die neue Lösung sollte die digitalen Grundlagen für die Zukunft und damit für ein weiteres erfolgreiches Bestehen der mobil-Firmengruppe legen. Gleichzeitig wollte man mit der Einführung auch die Unternehmensstrukturen besser, d.h. klarer abbilden und die bisherigen systembedingten Überschneidungen vermeiden. Künftig sollten die einzelnen Geschäftsbereiche als eigenständige Mandanten geführt werden. Gewünscht wurde zudem, dass man mit der neuen Software möglichst viele Prozesse bereits in der Standardversion abdecken konnte. Ein Wildwuchs an individuellen Zusätzen sollte unbedingt vermieden werden. Das war angesichts der hohen Lösungsanforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche alles andere als eine Kleinigkeit und wirkte sich direkt auf die Auswahl in Frage kommender Lösungen aus.

Vorgehen

Bei der Suche nach einem passenden Gesamtsystem wurde die mobil Werke AG durch das Beratungsunternehmen Heiner Ackermann Consulting unterstützt. Dieses erstellte in Zusammenarbeit mit dem Kunden das Lastenheft, übernahm die Ausschreibung an potenzielle Softwareanbieter und koordinierte die entsprechenden Präsentationen. In die Entscheidungsfindung wurden fast alle verantwortlichen Mitarbeitenden einbezogen, um einen möglichst breiten Konsens zu erreichen. Schlussendlich waren noch zwei Anbieter im Rennen, welches das Cloud-ERP myfactory für sich entschied. Ausschlaggebend, so Lukas Lang, waren die Flexibilität der Nutzerabonnements und die Bedienerfreundlichkeit der Lösung: «Die Standardversion deckt – wie von uns gewünscht – sehr viele Anforderungen ab. Die Übersichtlichkeit, Durchgängigkeit und Vernetzung ist im Gegensatz zur früheren Lösung gewährleistet. Das Abo-System erlaubt ein flexibles Anpassen der Benutzerzahlen». Dass man mit myfactory Software Schweiz AG einen IT-Partner fand, welcher sowohl als Hersteller als auch als Implementierungs-, Schulungs- und Supportpartner zur Verfügung stand, war ein weiterer, gewichtiger Vorteil. Nachdem der Entscheid gefallen war, starteten die mobil Werke mit myfactory in ein Vorprojekt. Per 1. Januar 2017 erfolgte nach einer rund sechsmonatigen Projektdauer das Go-live für das neue ERP.

Lösungskonzept

Im Rahmen dieses Vorprojekts wurde die Umsetzbarkeit des Lösungskonzepts anhand der Software überprüft und die konkreten Detailanforderungen verfeinert. Als komplett integriertes Gesamtsystem musste myfactory für alle drei Firmen und an allen Standorten einsetzbar sein. Dank des breiten Funktionsumfangs des ERP-Systems war dies kein Problem. Zum Einsatz kamen dabei die Module ERP, CRM, PPS, MIS, Finanz- und Lohnbuchhaltung, MIS, mobile Business und Produkt-Konfigurator. Auch der Umstand, dass sich mit der mobil Werke AG und der mobil Kunststoffprofile AG zwei unterschiedliche Unternehmen die gleiche Lösung teilen mussten, gelang ohne Weiteres. Beide werden als separate Mandanten geführt. Dies gilt auch für die neue Tochterfirma in der Westschweiz, welche ab Januar 2018 ebenfalls myfactory nutzen wird. En français, naturellement… Ein besonderes Highlight des Lösungskonzepts ist der Produkt-Konfigurator, welcher speziell bei der mobil Werke AG inzwischen unverzichtbar ist. Schulmöbel wie Stühle, Tische usw. verfügen über diverse Ausprägungen. Dazu gehören Farben, Höhen, Schrägstellungen, Ausführungen (z.B. Schubladen, Tablare, Tischblatt). Dank des integrierten myfactory Konfigurators lassen sich die gewünschten Aufträge gemäss Kundenvorgaben erstellen und individuell produzieren. Die Flexibilität des CRM von myfactory ermöglichte es, auch die alten Kundenkontaktdaten zu übernehmen. Vor der Datenübernahme wurden sämtliche Informationen in allen Bereichen durch das interne Projektteam aufbereitet. Gemeinsam mit den Spezialisten von myfactory wurde anschliessend die Schnittstellen definiert und die Daten übernommen. Zum Manufacturing Execution System (MES) der mobil Kunststoffprofile AG besteht zudem eine Schnittstelle, so dass Artikel- und Produktionsdaten direkt ausgetauscht werden können.

Fazit

«Unsere Erwartungen haben sich erfüllt. Wir haben uns zwar genügend Zeit gelassen für die Auswahl eines passenden Systems, dafür waren wir nachher bei der Einführung umso schneller», blickt Lukas Lang auf das ERP-Projekt zurück. Die Begeisterung für das Cloud-ERP myfactory ist ungebrochen. Vor allem ist man von den Auswertungsmöglichkeiten angetan, welche eine transparente Informationsübersicht ermöglichen. Alle Daten im gleichen System zu haben, erlaubt unter anderem auch eine zuverlässige Verkaufsanalyse, so Lukas Lang. Die Möglichkeiten der neuen Gesamtlösung sind längst noch nicht ausgeschöpft. Die Prozesseffizienz soll mit myfactory in absehbarer Zeit weiter gesteigert werden. Ein Erfolgskonzept, welches sich in der langen Geschichte der mobil Werke bestens bewährt hat.