Der Einsatz moderner Technik spielt in der Medizin eine zentrale Rolle. Spitäler, Arztpraxen und Institute sind in hohem Mass auf eine zuverlässig funktionierende Infrastruktur angewiesen. Als verantwortungsbewusster Partner im Bereich Medizintechnik bietet die 1984 gegründete Leuag AG ihren Kunden ein breites Produktportfolio internationaler Hersteller, von Monitoring-Anlagen für die Patientenüberwachung über EKG-Geräte für die Kardiologie und Röntgengeräte für die Radiologie bis hin zu C-Bogen für die Chirurgie. Zu den Dienstleistungen des Schweizer Handelsunternehmens gehören jedoch nicht nur Beratung und Verkauf, sondern auch die Installation und Inbetriebnahme sowie Unterhalt und Reparaturen der Anlagen. Zusätzlich werden auch Services an medizinischen Geräten von Drittfirmen übernommen. Die Leuag beschäftigt heute an ihrem Hauptsitz in Alpnach Dorf OW sowie in der Niederlassung in Chexbres VD insgesamt 35 Mitarbeitende.

Ausgangslage

Das Unternehmen hat eine klare Mission: Hochwertige Produkte für die Medizin und Wissenschaft auf dem Schweizer Markt zu vertreiben und deren Verfügbarkeit und Werterhaltung durch eine fachlich kompetente und effiziente Dienstleistungsorganisation sicherzustellen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, setzt man bei der Leuag AG auf die Unterstützung durch Business Software. 2011 zeichnete es sich allerdings ab, dass das bestehende ERP den steigenden Anforderungen nicht mehr genügte und über kurz oder lang ersetzt werden musste. Auf weitere Updates der vorhandenen Lösung wurde deshalb bewusst verzichtet. Stattdessen machte man sich auf die Suche nach einem neuen System, welches insbesondere die Anforderungen der Serviceorganisation besser berücksichtigen sollte.

Zielsetzung

Die Objektverwaltung, das Vertragsmanagement sowie die Serviceauftragsbearbeitung sind zentrale Bereiche bei der Leuag AG. Oberstes Ziel war es deshalb, mit der neuen Lösung die Service- und Dienstleistungsprozesse nachhaltig zu unterstützen und die Effizienz zu erhöhen. Ein weiteres Anliegen war es, den Mitarbeitenden eine mobile Lösung zur Verfügung zu stellen, um die Serviceleistungen elektronisch direkt vor Ort beim Kunden zu erfassen. Gleichzeitig sollte auch die grosse Anzahl von Excel-Listen reduziert werden, welche aufgrund fehlender Möglichkeiten im alten System in den Abteilungen entstanden waren.

Vorgehen

Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurden verschiedene Softwareanbieter zu einer Präsentation eingeladen. Am Ende konnte BDO mit Abacus Business Software die Evaluation für sich entscheiden. «Nebst der verständlichsten Präsentation und dem besten Preis-/Leistungs-Verhältnis war Abacus das einzige Produkt, welches bereits eine mobile Lösung für Servicetechniker zeigen konnte», erinnert sich Hansjörg Aeberhard, Leiter Technik und Geschäftsleitungsmitglied der Leuag AG. Für die Umsetzung des Detailkonzepts wurde für jeden Hauptanwendungsbereich – Auftragsbearbeitung (ABEA), Servicemanagement (SVM) sowie Finanzbuchhaltung (FIB) – je ein verantwortlicher Mitarbeiter bestimmt. Gemeinsam mit den Abacus-Spezialisten von BDO bildeten sie das Projektteam. Während man bei der Implementierung der Module ABEA und FIBU zügig vorankam, dauerte die Einführung der Serviceapplikation etwas länger. Grund dafür war das Abwarten der neusten Version, mit welcher die Anforderungen an die iPad-Anbindung noch besser erfüllt werden konnten. Die Einführung der mobilen, auf iPad basierten Anwendung für die Servicetechniker erfolgte abteilungsweise in Intervallen von ca. 6 Wochen. Ein Vorgehen, welches sich laut Hansjörg Aeberhard bestens bewährt hat: «Dadurch konnten wir individuell auf die unterschiedliche Akzeptanz der Benutzer eingehen und anfängliche technische Probleme bei der Datenverbindung gezielt lösen.» Praktisch sämtliche Leistungen betreffend Programmierung und Parametrierung wurden durch BDO erbracht. Weniger komplexe Anpassungen übernahm die Leuag AG auch schon mal selber. Speziell viel zu tun gaben die internen Vorbereitungen für die Datenübernahme; der dafür benötigte Aufwand, so Hansjörg Aeberhard, sollte auf keinen Fall unterschätzt werden.

Lösungskonzept

Heute verfügt die Leuag AG über moderne Business Software, welche die anspruchsvollen Handels- und Dienstleistungsprozesse optimal unterstützt. Die Mitarbeitenden im Verkauf, Einkauf und Service profitieren an allen Standorten von einer einheitlichen Datenbasis und zahlreichen Funktionen, welche die Arbeit deutlich erleichtern. Im Finanzbereich kommt Abacus in der Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie im Lohn/HR zur Anwendung. Das Ziel, die Serviceorganisation mit moderner, mobiler Software auszurüsten, wurde klar erreicht. Während periodische Wartungsaufträge über entsprechende Verträge geregelt werden, gelangen Störungsmeldungen direkt auf das iPad des jeweiligen Technikers. Dieser kann autonom reagieren und sich direkt mit dem Kunden in Verbindung setzen. Die Informationen zum defekten Gerät sind auf seinem mobilen Device abrufbar. Mit diesem werden gleichzeitig auch die erbrachten Leistungen erfasst, welche der Kunde elektronisch unterzeichnen kann. Hansjörg Aeberhard sieht darin eine Win-Win-Situation für das Unternehmen und für die Kunden: «Der Einsatz mobiler Geräte vereinfacht und beschleunigt die Serviceaufträge von der Reparaturanfrage über die Rapporterstellung bis zur Fakturierung. Unsere Techniker können die History zu jedem Objekt bzw. Auftrag auf ihrem iPad abrufen. Nach getaner Arbeit erhalten die Kunden die jeweiligen Arbeitsrapporte sofort in digitaler Form. Mit der Einführung von Abacus Business Software konnte die Qualität und Effizienz der Serviceorganisation gesteigert werden – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Leuag AG.»

Fazit

Das Projekt sei anspruchsvoll gewesen und habe von allen Beteiligten einiges abverlangt, resümiert Hansjörg Aeberhard und fügt hinzu: «Der Aufwand hat sich aber bereits jetzt bezahlt gemacht, auch wenn wir das Potenzial der Software noch nicht voll ausgeschöpft haben.» Dank dem neuen ERP-System kann sich die Leuag AG auch in Zukunft erfolgreich als kompetente Dienstleistungsorganisation und zuverlässiges Handelsunternehmen für hochwertige Medizintechnik-Produkte positionieren. Unterstützt durch BDO wurden mit der Abacus Business Software moderne, digitale Grundlagen geschaffen, um die hohen Serviceansprüche der Kunden in Medizin und Wissenschaft optimal zu erfüllen. Bei der Umstellung vom alten auf das neue System stellte die professionelle Unterstützung durch BDO ein wichtiger Rückhalt für die Anwender dar. Das dadurch entstandene Vertrauen bildete nicht nur die Basis für das erfolgreiche Projekt, sondern gibt der Leuag AG die Gewissheit, für die digitale Zukunft bestens gewappnet zu sein.