IMPAG AG ist eine unabhängige, international ausgerichtete Handels- und Dienstleistungsgruppe, die seit über 90 Jahren die produzierende Industrie mit Roh- und Wirkstoffen und Beratungsleistungen in den Bereichen Personal Care, Ernährung, Pharma, Metalle und Chemie beliefert. Das Schweizer Unternehmen beschäftigt 115 Mitarbeitende und ist in der Schweiz, in Deutschland, Frankreich, Österreich und Polen vertreten. Jährlich werden ca. 100‘000 Tonnen Rohstoffe umgeschlagen. Kooperationen mit Lieferanten aus der ganzen Welt ermöglichen es der IMPAG AG, ihren Kunden Lösungen aus einer Hand nach dem Motto «one source – one responsibility» anzubieten. Dabei übernimmt die IMPAG die wissenschaftliche Beratung, technische Unterstützung sowie Anpassung des Angebots für den europäischen Markt unter Berücksichtigung der nationalen Vorschriften und kundenspezifischen Anforderungen.

Ausgangslage

An ihrem Hauptsitz in Zürich setzt IMPAG bereits seit 2006 auf die ERP-Gesamtlösung tosca. Als der vorherige IT-Anbieter ankündigte, dass seine Lösung nicht mehr weiterentwickelt wird, musste die international tätige IMPAG-Gruppe nach einem neuen System Ausschau halten. Fündig wurde man nach einer sorgfältigen Evaluation beim Schweizer Softwarehersteller dynasoft AG mit dem ERP-System tosca. Ausschlaggebend für den Entscheid war dabei nicht nur das Topresultat, welches tosca in der Nutzwertanalyse erreicht hatte, sondern auch, dass man den Softwareanbieter dynasoft in den zuvor geführten Gesprächen als partnerschaftlich operierendes Unternehmen wahrgenommen hatte. Matthias Zoss, Head IT bei IMPAG AG, war es wichtig, dass die Kundenbedürfnisse nicht einfach über Service Level Agreements abgehandelt werden, sondern über einen lösungsorientierten gesamtheitlichen Ansatz. Dass es ein guter Entscheid war, zeigt die inzwischen langjährige Zusammenarbeit: Seit 2006 ist die IMPAG AG ein zufriedener tosca-Kunde. So zufrieden, dass man in Zusammenhang mit der Harmonisierung der Geschäftsprozesse innerhalb des Gesamtunternehmens sich dazu entschloss, tosca als zentrales ERP-System unternehmensweit einzuführen.

Zielsetzung

Eines der wichtigsten Anliegen war dabei das optimale Zusammenspiel der verschiedensten Bereiche Verkauf, Einkauf, Logistik, Rechnungswesen und Marketing über alle Niederlassungen hinweg. Trotz gleichem Geschäftsmodell waren die jeweiligen Firmenkulturen, nicht nur aus sprachlicher Hinsicht, in den Länderniederlassungen teilweise recht unterschiedlich. Mit der Einführung einer gemeinsamen Lösung wurde das Ziel verfolgt, die  Unternehmensprozesse zu vereinheitlichen und die Vorgaben des Mutterhauses unter Berücksichtigung individueller Eigenschaften in der ganzen Gruppe zu etablieren. Als Implementierungspartner musste dynasoft in der Lage sein, zwischen allen Beteiligten zu vermitteln und das Optimum für die ganze Gruppe herauszuarbeiten. War tosca bisher nur in der Schweiz im Einsatz, mussten nun auch die speziellen Anforderungen der unterschiedlichen EU-Länder berücksichtigt werden, insbesondere auch die einschlägigen Regulatorien für Chemie, Pharma und Nahrungsmittel. Daneben waren natürlich auch sprachabhängige Hürden zu überwinden wie zum Beispiel die Darstellung von französischen und polnischen Sonderzeichen in der gleichen Instanz oder der Belegdruck für polnische Kunden.

Vorgehen

Gestartet wurde mit dem Roll-out von tosca in den Niederlassungen im Frühling 2014. Auf der Basis der bestehenden tosca Installation wurde ein Testsystem eingerichtet, welches sukzessive den Kundenanforderungen angepasst wurde. Ab Oktober wurde aus Gründen der  Datenharmonisierung bereits mit dem tosca Artikelstamm gearbeitet. Da die Datenbestände unterschiedliche Strukturen auswiesen und aus verschiedenen Systemen stammten, mussten diese für die Datenübernahme mit viel Aufwand angeglichen werden. Das Matching der jeweiligen Artikelstammdaten wurde zentral am Hauptsitz gemacht. Das Projekt kam zügig voran, so dass bereits im Dezember des gleichen Jahres das neue ERP-System in den Echtbetrieb überführt werden konnte, dies nicht zuletzt auch dank der wertvollen Unterstützung der Key-User. Auch die Schulung in den Niederlassungen übernahmen die Key-User aus Zürich, welche tosca ja bereits bestens kannten. In den ersten Wochen nach dem Go-live wurde die IMPAG AG durch den dynasoft Projektleiter weiter begleitet, welcher schon während der Einführung dabei war.

Lösungskonzept

Mit tosca nutzt die IMPAG AG heute eine Gesamtlösung, welche die unternehmensweiten Geschäftsprozesse in allen Niederlassungen durchgängig unterstützt. Mit Ausnahme weniger Module wird dabei der gesamte Funktionsumfang genutzt. Dazu gehören Stammdaten, Logistik, Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, CRM, Finanzbuchhaltung und Auswertungen. Zusätzlich wurde tosca für die IMPAG AG mit einer speziellen Devisenverwaltung (IMPAGinterne Bank) ergänzt. Die Flexibilität von tosca kam auch den besonderen Anforderungen beim Rohstoffandel, z.B. beim Einkauf von Metallen mit einem befristeten Zeithorizont, sehr entgegen. Die Lösung konnte problemlos an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst werden. Grossen Wert legte man bei der IMPAG AG auch auf eine sehr tiefe, umfassende Auftragskalkulation. Innerhalb eines Auftrages wird jede Position mit mehreren Kalkulationselementen unter Einbezug von Fremdwährungen vorkalkuliert. Die Nachkalkulation erfolgt anhand der IST-Werte. Der Abgleich von Vor- und Nachkalkulation bis
zu den einzelnen Kalkulationselementen führt zu einer hohen Transparenz. Die finanziellen Spielräume werden dadurch in jedem Auftrag aufgezeigt, wodurch das Verständnis der Mitarbeitenden beim Kalkulieren der Preise verbessert wird.

Als internationale Firmengruppe ist die IMPAG AG auf die Abdeckung aller Intercompany-Prozesse angewiesen. Diese umfasst nicht nur die Abwicklung von Aufträgen, Lieferungen und Rechnungen zwischen den einzelnen Gesellschaften, sondern auch den Datenzugriff auf Lagerbestände, Adressen und Kontakte. Die gesamte Firmengruppe verwendet den gleichen Artikelstamm (mit umfangreichen Zusatzinformationen zu den gehandelten chemischen Produkten z.B. GHS Informationen), alle anderen Datenbereiche wie Kunden, Lieferanten usw. sind getrennt. Die Erfassung von neuen Artikeln unterliegt einem speziellen Prozess mit den Schritten Erfassen, Prüfen und Freigeben.

Der Einkauf für alle Firmen der IMPAG-Gruppe erfolgt gemeinsam, die Lieferung wird jedoch individuell abgewickelt. Eine weitere Anforderung für Firmen mit Sitz in der EU sind die sogenannten Intrastat-Meldungen, welche für sämtliche Warenlieferungen zwischen den Mitgliedstaaten erfasst und ausgewiesen werden müssen. Aufgrund der unterschiedlichen lokalen Anforderungen sind die Lohnbuchhaltungen vor Ort nicht in tosca integriert. Die Daten der lokalen Programme werden ausserhalb von tosca konsolidiert und anschliessend in die Konzernrechnung von tosca übernommen.

Für mehr Effzienz in der Dokumentenverwaltung wurde per 1.1.2015 gruppenweit Docuware eingeführt mit direkter Anbindung an das ERP. Dadurch werden unter anderem der Belegfluss und die Dokumentenabfrage zwischen den einzelnen Ländern deutlich vereinfacht. Etwa ein halbes Jahr vor dem Go-live des ERP-Systems tosca wurde die Office-Umgebung harmonisiert und in der ganzen Unternehmensgruppe auf Offce365 umgestellt. Das IT-Herz der IMPAG AG schlägt am Hauptsitz in Zürich, wo sich der grösste Teil der Serverinfrastruktur befindet. Hier steht auch der tosca Datenbankserver mit einer Instanz für die Schweiz und einer für die übrigen Niederlassungen. Support erhalten die Anwender in erster Linie von der IT-Abteilung in Zürich, teilweise aber auch vor Ort wie z.B. in Deutschland.

Fazit

Nachdem man in der Schweiz mit tosca sehr gute Erfahrungen gemacht hat, steht das ERP-System nun seit Anfang 2015 an allen Standorten der Firmengruppe zur Verfügung. Besonderes Augenmerk wurde bei der Implementierung auf die Konsolidierung eines gemeinsamen, hochgranulierten Artikelstamms über alle Länder gelegt. Damit wurde die Grundlage geschaffen für die medienbruchfreie Auftragsabwicklung zwischen den Ländern und dem Hauptsitz in Zürich sowie die gemeinsame Nutzung des Dokumentenmanagementsystems. Matthias Zoss, Head IT der IMPAG AG, sieht den Hauptnutzen von tosca in der vollen Integrität der Datenhaltung: «Alle Daten werden nur einmal erfasst und können so umfassend dargestellt und ausgewertet werden. Die weitreichenden Möglichkeiten, tosca
als Standardapplikation an unsere vielfältigen Bedürfnisse anzupassen, begeistern. Durch die Einführung von tosca konnten wir andere Datenbanken und Karteien auflösen, was uns Mehraufwand und Kosten spart.»

Die Fallstudie als PDF: Internationale Firmengruppe setzt auf zentrales ERP