Die APM Technica AG steht für höchste Kompetenz auf den Gebieten Klebe- und Oberflächentechnologie. Entstanden als Management Buyout aus dem Profit Center «Werkstoff- und Verfahrenstechnologie» der Leica Geosystems AG, kann das Unternehmen auf ein rasantes Wachstum zurückblicken. Am Hauptsitz in Heerbrugg, bei den Tochterfirmen Abatech in La Chaux-de-Fonds und Polyscience AG in Cham sowie in den Schwestergesellschaften in Deutschland und auf den Philippinen werden heute rund 135 Mitarbeitende beschäftigt. Ihr Know-how als System- und Entwicklungspartner ist gefragt, vor allem bei Kunden in den Bereichen Optik, Uhreninidustrie, Gerätebau, Kunststoffverarbeitung und Elektronik. Einen Namen hat man sich aber auch als Zulieferer der Automobil-Industrie und in der Medizinaltechnik gemacht. Dabei konzentriert sich das Schweizer Unternehmen auf die Entwicklung, Produktion und den Vertrieb von Komponenten und chemisch-technischen Produkte der Klebstoff- und Oberflächentechnologie. Ergänzt wird das Sortiment an Eigen- und Kundenfabrikaten sowie Handelsartikeln durch umfassende Dienstleistungen von der Beratung über Forschung bis zur Herstellung innovativer Lösungen.

Ausgangslage

Als im Jahr 2002 der Entschluss feststand, die APM Technica mittels Management Buyout aus dem Leica-Konzern herauszulösen, benötigte das neue Unternehmen dringend auch eine eigene ERP-Software. Aus dem früheren Konzernumfeld bestand die Möglichkeit, die vorhandene Lizenz für das ERP-System ABACUS zu übernehmen. Diese Gelegenheit wurde auch genutzt: Kurz nach dem Eintrag ins Handelsregister erfolgte die Vertragsunterzeichnung mit dem Softwarelieferanten. Da man die Lösung bereits gut kannte, hatte die junge Firma volles Vertrauen, damit auch ihr künftiges Wachstum erfolgreich zu bewältigen. Wenn auch die Zukunft noch ungewiss war, plante man doch bereits, ein Standbein auf den Philippinen zu eröffnen und dadurch im asiatischen Markt präsent zu sein. Zuerst hiess die Herausforderung aber, eine eigene Unternehmenslösung so in Betrieb zu nehmen, dass die damals noch 19 Mitarbeitenden damit auch arbeiten konnten.

Ziele

In erster Linie mussten bei der Gründung der APM Technica sämtliche Prozesse mittels Business Software effizient unterstützt werden können. Aktuelle Daten jederzeit am richtigen Ort zu haben, war und ist für den unternehmerischen Erfolg entscheidend. Die Fertigung komplexer Technologieprodukte verlangte ein flexibles, leistungsfähiges ERP-System. Als Hersteller von Produkten für Medizin und Automobilindustrie müssen hochstehende Qualitätsanforderungen erfüllt werden. Dazu gehört auch die nachweisbare Dokumentation von Produktdaten und Herstellprozessen. Trotz anspruchsvollen Voraussetzungen für das ERP-System sollten die Benutzer bis zu einem gewissen Grad selber in der Lage sein, die Software zu verwalten und anzupassen. Als Gesamtlösung für das ganze Unternehmen musste das ERP auch in der Lage sein, ausländische Gesellschaften zu bedienen. Auch wenn diese damals erst in den Köpfen existierten, plante man diese gedanklich schon voraus.

Vorgehen

Da die ERP-Lösung ABACUS Business Software bereits bekannt und vorhanden war, entfiel der Evaluationsprozess. Trotzdem musste die Lösung an die neuen Bedürfnisse angepasst werden. Dies erfolgte stets im Hinblick auf die mögliche künftige Entwicklung, wie Franco Larcher, Leiter Finanzen und Personal, zu berichten weiss. Bei den Vorbereitungen mussten Gegenwart und Zukunft realistisch miteinander verbunden werden. «Manchmal erscheint es mühsam, alle Datenfelder akribisch abzufüllen, wenn man den unmittelbaren Nutzen nicht sofort erkennt. Wir hatten ein solches Beispiel bei den Artikeldaten: Hier wurden sorgfältig alle relevanten Informationen für den Export hinterlegt. Früher brauchte man das nur in bescheidenem Mass, aber heute ist dies eine Voraussetzung für die elektronische Verzollung. Wenn da Angaben fehlen, geht gar nichts mehr». In Sachen Lösungsumfang und funktionale Möglichkeiten der Software kamen zwar die früheren Erfahrungen zu Gute, doch ohne fremde Hilfe durch IT-Spezialisten ging es nicht. Unterstützt wurde die APM Technica von einem ABACUS-Systempartner, welcher inzwischen als BDO-Mitarbeiter nach wie vor seinen Kunden betreut. Auch dies eine Verbindung, welche über viele Jahre gehalten hat. Inzwischen übernimmt der Kunde den 1st und 2nd-Level Support selber. «Nur, wenn es in die Tiefe des Systems geht, ziehen wir die Spezialisten von BDO hinzu. Die Software-Tools von ABACUS sind inzwischen einfach zu mächtig, um alles selber zu wissen», erklärt Franco Larcher bescheiden – trotz seiner inzwischen fast 25 Jahren Erfahrung mit ABACUS Business Software.

Lösung

Das ERP-System ABACUS Business Software wird von APM Technica unternehmensweit eingesetzt. Das darf man ruhig wörtlich nehmen, denn auch die Anwender in Deutschland und auf den Philippinen arbeiten mit der gleichen Lösung, sogar im Finanzbereich. Wurden die Gesellschaften im Ausland früher als Kostenstellen geführt, sind diese inzwischen eigenständige Mandanten. Entsprechend ihren nationalen Anforderungen wurden die Kontenpläne individuell angepasst. Auf diese Weise lassen sich Konsolidierungen und Mittelflussrechnungen konzernweit problemlos bewerkstelligen. Die Lösung von ABACUS hat aber auch den Vorteil, dass der Kunde keine Schnittstellen zu Drittsystemen benötigt. Eine einzige Ausnahme bildet die spezifische Applikation für Export/Verzollung, doch auch diese wird direkt mit den Daten aus dem ERP versorgt. Ansonsten dreht sich im Unternehmen alles um ABACUS. Von der Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft über die Produktion und Projektverwaltung bis hin zur Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, E-Banking, HR und Lohn ist alles vorhanden. Nur wenig genutzt – aber das hat eher mit der internen Organisation zu tun – wird das CRM-Modul. Und zum Lohnmodul muss ergänzt werden, dass dieses nur in der Schweiz vollumfänglich eingesetzt werden kann. Für die komplexen, nationalen Anforderungen im Ausland arbeitet man mit Treuhändern vor Ort zusammen, welche die Daten anschliessend konsolidiert ans Hauptsystem übergeben.

Ein besonderes Highlight ist sicherlich die immer stärkere Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei APM Technica. Hier versucht man, wo sinnvoll und möglich, den Weg zum papierlosen Unternehmen zu gehen. So hat man beispielsweise AbaScan eingeführt, mit welchem Belege elektronisch archiviert werden können. Zudem nutzt man die Business Process Engine von ABACUS. Damit lassen sich etwa Genehmigungsprozesse für Zahlungen steuern. Ein Nutzen, der in der internationalen Zusammenarbeit mit den anderen Gesellschaften wertvoll ist, welcher aber auch handfeste Vorteile bei der Archivierung bietet, so Franco Larcher: «Stellen Sie sich vor, welchen Raum ein 10-Jahres-Papierarchiv in einem Unternehmen unserer Grössenordnung einnimmt. Doch nicht nur das, heute suchen wir keine Dokumente mehr im Keller. Wir haben alles digital zur Hand».

Fazit

Business Software richtig anwenden, heisst für Franco Larcher auch, die Unternehmensentwicklung zu antizipieren: «Technologische Innovationen kann man nur schwer voraussehen, aber eine Vorstellung vom Betrieb in einigen Jahren zu haben, das gehört zu den Managementaufgaben». Für ihn ist klar: Stillstand ist Rückschritt. Dem technologischen Fortschritt kann man sich höchstens eine gewisse Zeit entziehen. Wichtig sei, dass Innovationen mit Verstand geprüft und diese, wenn man sich entschieden hat, mit viel Herz und Freude angepackt werden. Gerade deshalb sei er froh, dass er mit einem Softwarehersteller wie ABACUS und einem IT-Partner wie BDO eine Grundlage für sehr dauerhafte Verbindungen habe.

Das PDF zur Fallstudie: ITK_ERP-Gesamtlösung für dauerhafte Verbindungen