Schönheit, Entspannung und Gesundheit – die Simon Keller AG setzt seit 1971 alles daran, dass sich ihre Kunden, insbesondere aber deren Klienten, wohlfühlen. Erlebbar wird dies im über 2000 Quadratmeter grossen Show-Room des Hauptgeschäfts in Burgdorf. Das ISO-zertifizierte Unternehmen beschäftigt hier und in den Filialen Echandens (Lausanne), Dübendorf sowie im Aussendienst rund 100 Mitarbeitende. Die Simon Keller AG ist spezialisiert auf die Fabrikation und den Handel mit Praxiseinrichtungen und Fachbedarf für Podologie, Fusspflege, Kosmetik, Massage, Wellness, SPA, Physiotherapie sowie die Aus- und Weiterbildung in diesen Bereichen. Das Sortiment umfasst rund 12’000 verschiedene Artikel. Zahlreiche Produkte wie zum Beispiel Sterilisatoren, Praxiseinrichtungen oder die beliebte Hornhautfeile aus Holz und Acrylstein werden in modernen Fabrikations- und Montageräumen selber hergestellt und in über 30 Länder exportiert. Abgerundet wird das Sortiment der Simon Keller AG durch die verschiedenen Aus- und Weiterbildungsangebote der firmeneigenen Swiss Wellness Academy.

Ausgangslage

Mit der laufenden Weiterentwicklung und dem stetigen Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an die Geschäftsprozesse. Bereits 1998 wurde daher nach einer geeigneten IT-Lösung gesucht. Fündig wurde man damals beim ERP-System tosca, welches die Anforderungen vollumfänglich erfüllte. Dazu gehören beispielsweise mehrstufige Stücklisten und Variantenstücklisten, die Verwaltung von Chargen- und Seriennummern sowie die internationale Beschaffung und der Vertrieb. Nach dem Projektstart im März 1999 wurde tosca bereits vier Monate später produktiv in Betrieb genommen. Seither ist man der ERP-Lösung tosca treu geblieben.  Mit regelmässigen Release-Updates wurde die Lösung erweitert und auf dem neuesten Stand gehalten.

Zielsetzung

Als die Software-Herstellerin dynasoft mit tosca 4 eine neue Ära ihrer Lösung ankündigte, wurde man hellhörig in Burgdorf. Das neue Release verfügte über Funktionen, auf die man bereits gewartet hatte, um die Lieferbereitschaft, die Kundennähe und die Prozesseffzienz weiter zu optimieren. Insbesondere in den Bereichen CRM und PIM sah die Simon Keller AG Handlungsbedarf. Die mehr als 20‘000 Kunden sollen künftig Zugang zu einem Webshop mit sämtlichen Produkten in allen Ausprägungen erhalten. Gleichzeitig wollte man die Zusammenarbeit zwischen Aussen- und Innendienst sowie den verschiedenen Standorten verbessern. Besonders die Möglichkeit des mobilen Zugriffs auf die Unternehmenslösung stiess auf grosses Interesse. Trotz aller Innovationen galt aber eines als gesetzt: Der aktuelle Betrieb durfte durch die Umstellung auf keinen Fall beeinträchtigt werden.

Vorgehen

Da die Simon Keller AG seit Jahren mit tosca sehr zufrieden war, sah man keinerlei Veranlassung zu einem Systemwechsel, um die Ziele hinsichtlich CRM, mobiler Nutzung und PIM zu erreichen. Umso erfreulicher war natürlich die Nachricht, dass die neue Version genau den gewünschten Anforderungen entsprach. Erstaunt hat dies aber nicht wirklich, da man den IT-Partner dynasoft schon immer als sehr kundennah und KMU-orientiert erlebt hat. Anfangs 2013 entschied sich die Simon Keller AG als Pilotkunde für den Umstieg auf Release 4. Die Umstellung, welche technologisch einen grossen Sprung darstellt, verlief problemlos. Das Go-live von tosca 4 erfolgte pünktlich am 1.6.2013.

Lösungskonzept

Die vielfältigen Anwendungsbereiche bei der Simon Keller AG erfordern den Einsatz des gesamten tosca Lösungsumfangs. Dazu gehören Stammdaten, Einkauf, Verkauf, CRM, Lagerverwaltung, Logistik, Produktionsplanung Finanzbuchhaltung, Management Accounting, Personal, PIM (Product Information System), Service/Reparaturen und Webshop. Besonderheiten dabei sind die individuelle Erweiterung des Kalkulationsmoduls sowie die «elektronische Kommissionierung». Dabei werden die zu kommissionierenden Aufträge in einem Pool zusammengefasst. Der grösste Teil davon wird im Lager gemäss Priorisierung des Auftrages via Tablet-PC kommissioniert. Ein Auftrag wird mit einem oder auch mehreren Logistikhilfsmitteln in Verbindung gebracht; der Kommissionierer scannt den Lagerplatz und kommissioniert die geforderte Menge. Via Rollenbahn gelangen die Logistikhilfsmittel in die Packerei. Der Packer scannt diese und prüft die bereitgestellte Ware, bevor der Auftrag abgeschlossen wird. Gleichzeitig mit dem Abschluss des Auftrages wird der Lieferschein oder die Rechnung gedruckt. Clever und völlig nahtlos integriert ist die Versandlösung der Swiss Post. Damit können Etiketten gedruckt, Track&Trace-Informationen direkt im Auftrag hinterlegt und der Verlauf der Lieferung jederzeit nachverfolgt werden. Die Track-andtrace-Informationen werden auch automatisch via E-Mail dem Kunden zur Verfügung gestellt, so dass sich der Kunde auch jederzeit über den Versandstatus orientieren kann. Nach wie vor wird von vielen Kunden der Simon Keller AG der grosse Produktekatalog Legende in gedruckter Form gewünscht. Hier kommt das Modul PIM von tosca zum Einsatz. Es verbindet Printkatalog und Online-Shop mit den Stammdaten und der tosca Warenwirtschaft. Eine enorme Herausforderung ist dabei die Bereitstellung der Daten mit den extrem vielen Ausprägungen wie Farbe, Grösse, Gewicht, Material, Leistung usw. Im Online-Shop werden dazu noch Kundenspezifika wie Kernsortimente oder Preisvereinbarungen aus tosca herangezogen.
Selbstverständlich profitieren auch die anderen Unternehmensbereiche täglich von den Vorteilen, welche tosca bietet. Die hauseigene Produktion etwa oder das Studio-Design für besondere Kundenwünsche können sich bei der Nutzung der Planungsfunktionen auf aktuelle Daten der Warenwirtschaft stützen und den Auftragsfortschritt laufend im System festhalten. Für den Bereich Service/Reparatur sind Informationen über Kunden- bzw. Leihgeräte sowie für die Einsatzplanung der Servicetechniker erforderlich. So weitreichend die Anwendung auch ist, eines wollte Heinz Kaufmann, Leiter Finanzen/IT/Administration bei Simon Keller AG, unbedingt vermeiden: «Wir wollen möglichst ohne Schnittstellen auskommen, da diese erfahrungsgemäss die meisten Probleme verursachen und den Unterhalt von mehreren Systemen erfordert. Zum Glück haben wir mit tosca eine voll integrierte Lösung mit flexiblem Aufbau und einem riesigen Funktionsumfang. Dadurch können wir auf  Drittsysteme – und damit auf Schnittstellen – weitgehend verzichten. Trotz unserer Vielfalt halten wir am Lösungsstandard fest.»

Fazit

Die hohe Benutzerakzeptanz von tosca bei der Simon Keller AG hat sehr viel mit der stabilen, langjährigen Nutzung der Lösung zu tun. Entscheidend dabei ist laut Heinz Kaufmann, dass der Software-Hersteller das Produkt am Leben erhält und laufend weiterentwickelt. Mit tosca 4 ist dem Hersteller dynasoft ein grosser Wurf gelungen, der den Bedürfnissen moderner, dynamischer Unternehmen stark entgegen kommt. Die Verschmelzung von ERP-Funktionen mit E-Commerce und mobiler Nutzung kommt bei Simon Keller AG voll zum Tragen und wird das Unternehmen auch weiterhin beflügeln. Der Wissens- und Erfahrungsaustausch mit dynasoft und anderen Anwendern ist von zentraler Bedeutung, zumal die Simon Keller AG selber über keine eigene IT-Abteilung verfügt. Umso wichtiger ist dabei die Verlässlichkeit auf den IT-Partner sowie die Qualität und Flexibilität der Lösung. Dies ist laut Heinz Kaufmann mit tosca von dynasoft gegeben. Eine Konstellation, in der
man sich seit Jahren wohlfühlt.

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